Giải pháp quản lý tài sản công đối với các tổ chức Nhà nước

Đối với các tổ chức Nhà nước thì tài sản công chính là nguồn lực quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành và công tác quản lý đất nước. Vì vậy, một phần mềm quản lý tài sản công chính là giải pháp hiệu quả nhất ngay lúc này để tránh lãng phí và ngăn chặn vấn nạn tham nhũng gây ảnh hưởng đến nguồn lực quốc gia.

Tài sản công là gì?

Luật Quản lý và Sử dụng tài sản công định nghĩa: Tài sản công là tài sản thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước đại diện chủ sở hữu và thống nhất quản lý.

Theo đó, tài sản công bao gồm:

• • Tài sản công phục vụ hoạt động quản lý, cung cấp dịch vụ công, bảo đảm quốc phòng, an ninh tại cơ quan, tổ chức, đơn vị.
  • Tài sản kết cấu hạ tầng phục vụ lợi ích quốc gia, lợi ích công cộng.
  • Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân; tài sản công tại doanh nghiệp.
  • Tiền thuộc ngân sách nhà nước, các quỹ tài chính nhà nước ngoài ngân sách, dự trữ ngoại hối Nhà nước.
  • Đất đai và các loại tài nguyên khác.

Quản lý tài sản công là việc quản lý tất cả tài sản theo quy định của pháp luật bằng các công cụ hỗ trợ và điều phối tài sản sao cho đạt được mục tiêu đã đề ra như kế hoạch. Theo đó, công tác quản lý tài sản này sẽ gồm các công việc sau:

• • Đảm bảo thực hiện theo nội dung của các văn bản quy phạm pháp luật về công tác quản lý và sử dụng tài sản công.
  • Quản lý các hoạt động của tài sản gồm: mua sắm, bàn giao, thu hồi, chuyển đổi công năng, thanh lý,…
  • Kiểm tra và giám sát: thanh tra, kiểm kê, báo cáo tình trạng tài sản, theo dõi quá trình sử dụng, xử lý các vi phạm, kiến nghị,…

Có thể thấy, công tác quản lý tài sản chung sẽ yêu cầu cao về tính minh bạch cũng như đòi hỏi tính chính xác cao trong công tác kê khai và khấu hao tài sản. Vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý tài sản chính là xu hướng phát triển tất yếu hiện nay không chỉ dành cho doanh nghiệp mà còn được cơ quan Nhà nước lựa chọn.

>> Xem thêm: Mua sắm tập trung – Bước tiến mới trong công tác quản lý tài sản công.

Vì sao các tổ chức Nhà nước cần phải trang bị phần mềm quản lý tài sản công?

• • Do phạm vi rộng nên công tác quản lý tài sản công thường được phân công cho nhiều người phụ trách. Mỗi nhà quản lý lại có một cách quản lý riêng, dẫn đến sự bất đồng bộ khi tổng hợp thông tin và kiểm kê tài sản.
  • Tính chủ động và tinh thần trách nhiệm trong việc quản lý và sử dụng kinh phí mua sắm tài sản của nhiều cá nhân còn chưa cao.
  • Đa số các cơ quan Nhà nước đều sử dụng phương pháp quản lý thủ công (quản lý bằng hồ sơ giấy hoặc cập nhật thủ công bằng file excel) nên ảnh hưởng phần nào đến tính chính xác, tốc độ kiểm kê cũng như khả năng lưu trữ tài sản.
  • Không có hệ thống chuẩn hóa đồng bộ nên quá trình bàn giao công tác quản lý cho người mới cũng mất nhiều thời gian hơn.
  • Bộ máy tổ chức và quản lý tài sản công chưa mạnh và cần có một giải pháp hỗ trợ quản lý để đảm bảo tính minh bạch và phục vụ công tác kiểm kê, thanh tra.

Phần mềm quản lý tài sản công mang lại những lợi ích gì?

Loại bỏ những sai sót của công tác quản lý truyền thống

Phần mềm theo dõi tài sản công sẽ hỗ trợ cập nhật tình trạng tài sản một cách chính xác và minh bạch nhất. Điều này giúp loại bỏ những sai sót và tiêu cực của hình thức quản lý theo phương pháp truyền thống.

Ví dụ: Một cá nhân phụ trách việc quản lý và kiểm kê tài sản của trường học đã tự ý thay đổi thông tin và khai báo thanh lý một máy tính của nhà trường để phục vụ mục đích cá nhân, trong khi máy hoàn toàn mới. Điều này được diễn ra trót lọt mà không hề có bất kỳ sự nghi ngờ nào từ ban quản lý nhà trường bởi từ trước tới giờ họ hoàn toàn không nắm được tình trạng tài sản. Bên cạnh đó, tất cả thông tin đều do người quản lý tài sản nắm giữ và kiểm soát nên việc kiểm tra cũng sẽ khó mà phát hiện được.

>> Một phần mềm quản lý tài sản sẽ giúp việc quản lý được diễn ra chuẩn xác và minh bạch, hạn chế những hành vi trục lợi cũng như hỗ trợ cấp trên kiểm soát được tình trạng tài sản vào bất cứ lúc nào.

Kiểm soát tài sản tồn kho tốt hơn

Quản lý hàng tồn kho có thể không phải là một nhiệm vụ khó khăn nhưng trên thực tế, nó rất phức tạp bởi phải luôn duy trì sự cân bằng của hàng tồn kho. Nhưng với phần mềm theo dõi tài sản, nhà quản trị có thể nhận được tất cả các báo cáo và thông tin chi tiết giúp giải quyết bài toán khó này một cách dễ dàng.

Hơn nữa, một số phần mềm cho phép thiết lập mức tồn kho. Có nghĩa là, khi lượng hàng tồn kho giảm hoặc tăng tới hạn mức nhất định thì hệ thống sẽ thông báo cho người phụ trách để đưa ra biện pháp xử lý kịp thời (thanh lý hoặc mua mới).

Tránh thất lạc tài sản

Tài sản bị đánh cắp, mất mát và thất lạc là một trong số những lý do quan trọng khiến các tổ chức cần đến sự hỗ trợ của phần mềm quản lý tài sản công. Khi thiết bị không được tìm thấy thì thời gian của nhân viên sẽ bị lãng phí và ảnh hưởng đến năng suất làm việc.

Phần mềm theo dõi tài sản sẽ theo dõi tình trạng tài sản ở từng thời điểm, giúp người quản lý kiểm soát tài sản được tốt hơn và hạn chế thất lạc đến mức tối thiểu. Hơn nữa, phần mềm còn giúp làm tăng khả năng hiển thị tài sản và giảm nguy cơ trộm cắp tài sản công.

Phân bổ tài sản hợp lý

Phần mềm quản lý tài sản giúp đảm bảo không có sự trùng lặp dữ liệu nào xảy ra, phục vụ cho công tác điều chuyển tài sản diễn ra thuận lợi và chính xác nhất. Một lý do nữa chính là tổ chức có thể kiểm soát được những đơn vị nào đang thừa hoặc thiếu tài sản để có thể đưa ra phương án điều phối nhanh và hiệu quả nhất.

Lên lịch bảo trì tài sản

Ví dụ như khi nhân viên phụ trách quên lần bảo trì cuối cùng được thực hiện là khi nào, dẫn đến việc bảo trì tài sản bị trì trệ, gây ảnh hưởng đến tuổi thọ và công năng của tài sản.

Khi có phần mềm theo dõi tài sản, hệ thống sẽ tự động thông báo về lịch bảo trì theo tháng, quý hoặc năm để người quản lý dễ dàng đưa ra kế hoạch bảo trì hợp chuẩn xác nhất.

Nâng cao hiệu quả quản lý tài sản công tại các trường học và cơ sở giáo dục

Các trường học lớn với lượng tài sản công khủng sẽ rất cần đến một phần mềm quản lý tài sản chất lượng!

Đối với những cơ sở giáo dục và trường học (gọi chung là đơn vị sự nghiệp giáo dục đào tạo công lập) thì sẽ tự chịu trách nhiệm về công tác quản lý và sử dụng tài sản công theo đúng quy định của pháp luật, dưới sự giám sát và theo dõi chặt chẽ từ cơ quan chuyên trách. Theo đó, các đơn vị này sẽ được toàn quyền trong việc đề xuất mua mới, sử dụng và điều chuyển tài sản sao cho đảm bảo tính minh bạch và tiết kiệm ngân sách nhất. Điều này đòi hỏi nhà quản trị cần phải thật chuẩn xác trong việc quản lý và theo dõi tài sản bởi chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến nhiều hệ lụy không đáng có.

Phần mềm quản lý tài sản rất hữu ích trong việc đảm bảo tính minh bạch trong công tác quản lý và đảm bảo tuân thủ đúng các quy tắc và quy định pháp luật. Đây chính là giải pháp tối ưu nhất giúp các đơn vị sự nghiệp giáo dụng đào tạo công gỡ rối trong công tác quản lý và kiểm kê tài sản.

Quản lý tài sản chuẩn xác và minh bạch hơn với sự trợ giúp của gAMSPro

Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm hỗ trợ công tác quản lý tài sản công. Tuy nhiên, đối với những tổ chức trực thuộc Nhà nước thì sẽ yêu cầu cao hơn về tính chính xác cũng như tính minh bạch trong khấu hao và kiểm kê tài sản.

Với kinh nghiệm hợp tác và hỗ trợ các doanh nghiệp lớn, cũng như là đối tác của nhiều trường đại học hàng đầu tại Việt Nam, gAMSPro tự hào là công ty cung cấp phần mềm quản lý tài sản uy tín và chất lượng nhất trên thị trường hiện nay.

Không chỉ đảm bảo hiệu quả quản lý tài sản, gAMSPro còn hỗ trợ các tổ chức, cơ quan Nhà nước tối ưu hóa công tác đánh giá, kiểm kê, quản lý mua sắm, mua sắm tập trung,… Từ đó giảm tải được khối lượng công việc cũng như giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thuê nhân sự phụ trách.

Liên hệ ngay Hotline 0913 509 979 để được tư vấn và đặt lịch demo phần mềm HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ!

Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu GSOFT

Địa chỉ:

• • Tầng 6 – 7 – 8, 235 Lý Thường Kiệt, Phường 6, Quận Tân Bình, Tp. HCM.
  • Tòa nhà GSOFT, 177B Trần Văn Đang, Phường 11, Quận 3, Tp.HCM.
  • Tầng 7 tòa nhà Việt Á, Số 9 phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.

Hotline: 0913 509 979

Email: contact@gsoft.com.vn
Fanpage: GSOFT – Công ty Phần Mềm Hoàn Cầu
Youtube: GSOFT – Công ty Phần Mềm Hoàn Cầu

Xem thêm

• • Đầu tư vào hệ thống kiểm kê tài sản: Nâng cấp để thành công
  • Đánh giá nhà cung cấp: Phòng bệnh trước khi chữa bệnh