Thúc đẩy mua sắm tập trung – Giải pháp tối ưu chi phí và quản lý tài sản cho doanh nghiệp

17-07-2020

Ngoài việc giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chính là tiết kiệm chi phí, việc quản lý tốt quá trình mua sắm tập trung còn giúp nâng cao chất lượng nhà cung cấp, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát tốt rủi ro trong chu trình tìm nguồn cung ứng.

mua-sam-tap-trung

Muốn quản lý ngân sách và kiểm soát chi phí tốt, đòi hỏi CFO cần có phương án quản lý mua sắm tập trung hiệu quả!

Thực trạng quản lý mua sắm của các doanh nghiệp Việt Nam

Quản lý mua sắm tác động trực tiếp đến dòng tiền, chi phí tồn kho và tính sẵn có của sản phẩm. Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp hiện nay đều tập trung vào hàng tồn kho mà bỏ quên việc kiểm soát quá trình mua sắm dẫn đến tình trạng thất thoát, lãng phí và tốn kém ngân sách đầu tư.

Theo khảo sát Pulse of Procurement 2018 với hơn 400 nhà lãnh đạo tài chính: “Có 54% chuyên gia công nhận việc tiết kiệm chi phí chính là yếu tố then chốt trong quá trình mua sắm”.

mua-sam-tap-trung

Hiệu suất doanh thu hàng tồn kho bị ảnh hưởng bởi hai yếu tố: quản lý/kiểm soát chất lượng đầu vào và yếu tố tiếp thị/bán hàng

Ví dụ

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, hằng năm sẽ có từ 1 – 2 lần tổng hợp các nhu cầu và tiến hành mua sắm cho doanh nghiệp. Theo đó, bộ phận phụ trách sẽ tổng hợp nhu cầu mua sắm từ các đơn vị và lên kế hoạch dự thảo lựa chọn nhà thầu phù hợp.

quy-trinh-mua-sam

Quy trình mua sắm cơ bản trong doanh nghiệp

Có thể thấy, đây chính là giai đoạn gây mất thời gian và dễ phát sinh nhiều vấn đề tiêu cực nhất trong quá trình quản lý mua sắm, bởi:

  • Mất thời gian từ giai đoạn tổng hợp, xử lý các yêu cầu mua mới cũng như lựa chọn nhà đầu tư phù hợp, cụ thể: mất khoảng 10 ngày để nhận các nhu cầu mua sắm từ các đơn vị, thời gian để trình Ban Giám đốc phê duyệt và xác nhận, 5-7 ngày để đấu thầu và lựa chọn nhà thầu phù hợp,… 
  • Nhu cầu mua sắm tại các đơn vị là không giống nhau.
  • Không kiểm soát được tình trạng tiêu cực xảy ra: nhà thầu “đi cửa sau”, một số cá nhân trục lợi,…
  • Có nhiều thành phần tham gia vào quá trình mua sắm: phòng ban phụ trách, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển,… nên việc phối hợp sao cho hiệu quả là điều vô cùng khó khăn.

Thực trạng quản lý mua sắm của doanh nghiệp hiện nay

Trong bối cảnh nền kinh tế đang gặp nhiều biến động giai đoạn đầu năm 2020, hầu hết doanh nghiệp đều đang hướng đến việc tiết kiệm chi tiêu và tập trung đầu tư để tạo ra nhiều lợi nhuận. Tuy nhiên, tiết kiệm chi tiêu như thế nào mới hiệu quả thì không phải doanh nghiệp nào cũng giải quyết được.

Theo đánh giá của PwC (tên viết tắt của PricewaterhouseCoopers) – công ty kiểm toán hàng đầu thế giới: Chỉ tiết kiệm chi tiêu thôi chưa đủ, các doanh nghiệp muốn thành công thì cần phải có phương án cắt giảm chi tiêu một cách hiệu quả và thiết thực mà vẫn đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

giai-phap-toi-uu-quan-ly-mua-sam

Câu hỏi được đặt ra ở đây chính là: Đâu mới là phương án tối ưu nhất để quản lý mua sắm và tiết kiệm chi tiêu cho doanh nghiệp?

Khó khăn doanh nghiệp gặp phải trong quá trình quản lý mua sắm

Khó khăn lớn nhất mà các doanh nghiệp gặp phải trong việc quản lý mua sắm chính là sự bất đồng bộ nhu cầu của nhiều bộ phận, sự “ước lượng cầm chừng” của nhân viên mà không kiểm soát được đâu mới là thời điểm cần nên mua và mua những gì. Đặc biệt là đối với những tập đoàn lớn, việc tập hợp, đánh giá và phê duyệt những nhu cầu mua sắm từ các chi nhánh làm tốn kém không ít thời gian và chi phí.

Hầu hết các công ty Việt Nam đều bị cuốn theo lối mòn chạy đua doanh số mà bỏ quên những thất thoát “ngầm” đã và đang gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Điều này đến từ sự thiếu sót khi chưa được đầu tư đúng mức quá trình quản lý tài sản và quản lý mua sắm tập trung.

Mua sắm tập trung – Giải pháp hàng đầu tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Mua sắm tập trung là cách tổ chức đấu thầu rộng rãi để lựa chọn nhà thầu thông qua đơn vị mua sắm tập trung nhằm giảm chi phí, thời gian, đầu mối tổ chức đấu thầu, tăng cường tính chuyên nghiệp trong đấu thầu, góp phần tăng hiệu quả kinh tế (Theo Điều 44 Luật đầu tư).

Mua sắm tập trung được áp dụng đối với những đơn vị/tổ chức có nhu cầu mua sắm với số lượng lớn, thực hiện việc tổng hợp nhu cầu, lựa chọn và ký hợp đồng với nhà thầu.

Đây là mô hình mua sắm phù hợp với các doanh nghiệp và tập đoàn lớn, sở hữu nhiều chi nhánh và công ty nhỏ lẻ có phân bố địa lý rộng. Theo đó, quá trình mua sắm tập trung sẽ do bộ phận chuyên trách của “công ty mẹ” phụ trách, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, kiểm soát tốt chất lượng tài sản và đảm bảo tính minh bạch cao.

Không chỉ giúp Nhà nước tiết kiệm chi tiêu, việc áp dụng chính sách mua sắm tập trung còn là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong quá trình quản lý mua sắm.Mua sắm tập trung hiện đang được Nhà nước áp dụng để tiết kiệm chi phí mua sắm tài sản công mỗi năm. Năm 2016, ngân sách Nhà nước ghi nhận tiết kiệm đến 467 tỷ đồng nhờ áp dụng chính sách mua sắm tập trung trong 5 năm.

Theo nhận định của Ông Nguyễn Đăng Trương – Cục trưởng Cục Quản lý đấu thầu thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, tổ chức thực hiện mua sắm tập trung chính là “mũi tên trúng nhiều đích”, giúp quá trình mua sắm trở nên “trơn tru” hơn rất nhiều:

  • Kiểm soát tốt quá trình quản lý mua sắm bằng cách tập trung và đồng nhất danh sách những sản phẩm cần mua sao cho hợp lý và tối ưu chi phí.
  • Đảm bảo công khai, minh bạch và ngăn chặn tối đa thực trạng trục lợi cá nhân.
  • Đấu thầu mua sắm số lượng lớn giúp doanh nghiệp lựa chọn được đơn vị cung cấp chất lượng với chi phí tiết kiệm nhất.
  • Giải quyết được bài toán thất thoát chi phí thông qua việc số hóa quá trình quản lý mua sắm tập trung.
  • Đồng bộ các sản phẩm phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đưa ra được đánh giá khách quan nhất về chất lượng sản phẩm cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên.
  • Làm tăng tính cạnh tranh của các gói thầu. Từ đó gián tiếp thúc đẩy chất lượng sản phẩm các nhà thầu cung cấp được nâng lên.

Để giúp bộ phận mua sắm kiểm soát tốt quy trình và cải thiện việc quản lý nhà cung cấp, gAMSPro sẽ mang đến cho doanh nghiệp giải pháp tự động hóa các hoạt động mua sắm một cách chính xác – hiệu quả – tiết kiệm nhất!

Quản lý tài sản và mua sắm tập trung hiệu quả hơn với gAMSPro

phan-mem-quan-ly-mua-sam

gAMSPro – Giải pháp quản lý mua sắm tập trung tiết kiệm và tối ưu hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh thúc đẩy mua sắm tập trung để thắt chặt quản lý mua sắm đang là sự lựa chọn của các lãnh đạo tài chính thì sự ra đời của những phần mềm tiện ích chính là điểm sáng cần được chú ý bởi những ưu điểm vượt trội. Trong đó, phải kể đến những tính năng hữu ích của hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản tập trung gAMSPro:

  • Cung cấp quy trình quản lý mua sắm tổng thể và thống nhất, giúp nhà quản lý kiểm soát quá trình mua sắm tập trung một cách dễ dàng.
  • Số hóa toàn bộ quá trình mua sắm tập trung từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến quản lý tài sản, góp phần giảm thiểu sai sót đến mức thấp nhất trong suất quá trình quản lý hàng hóa.
  • Có chức năng hỗ trợ tổng hợp và đánh giá nhà cung cấp chất lượng dựa trên những tiêu chí mà doanh nghiệp đưa ra.
  • Quản lý hàng nhập kho, thống kê chi tiết để đánh giá chất lượng của hàng hóa, hỗ trợ nhà quản trị quản lý tốt dòng đời sản phẩm.

Mục đích của phân hệ quản lý mua sắm trong gAMSPro chính là hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra, theo dõi, giám sát hoạt động mua hàng, giảm thiểu được sai sót, tránh lãng phí và thất thoát tài sản. Đây được xem là giải pháp tối ưu nhất dành cho các doanh nghiệp lớn hiện nay bởi nguyên tắc “5 đúng” từ gAMSPro: Đúng sản phẩm – Đúng số lượng và chất lượng – Đúng thời gian – Đúng giá – Đúng thông tin.

Kết

Khi đã kiểm soát tốt quá trình mua sắm và quản lý hàng hóa thông qua ứng dụng phần mềm hỗ trợ quản lý mua sắm, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đưa ra những kế hoạch chính xác và phù hợp cho mục tiêu kinh doanh hơn. Có thể thấy, để hạn chế rủi ro, tiêu cực nội bộ và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp thì mua sắm tập trung chính là sự lựa chọn an toàn và tối ưu nhất hiện nay!

Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu GSOFT

Địa chỉ: Tầng 6 – 7 – 8, 235 Lý Thường Kiệt, Phường 6, Quận Tân Bình, Tp. HCM

              Tòa nhà GSOFT, 177B Trần Văn Đang, Phường 11, Quận 3, Tp.HCM

             Tầng 7 tòa nhà Việt Á, Số 9 phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0913 509 979

Email: contact@gsoft.com.vn

Fanpage: GSOFT – Công ty Phần Mềm Hoàn Cầu

Youtube: GSOFT – Công ty Phần Mềm Hoàn Cầu

Xem thêm:

Tại sao doanh nghiệp SME cần phải đầu tư công nghệ nếu muốn “trưởng thành”?

Phần mềm quản lý tài sản gAMSPro hỗ trợ các phòng ban như thế nào?

Nhận tư vấn chi tiết &
báo giá phần mềm!

 

Vui lòng check để đảm bảo thông tin ở trên là chính xác.

Có thể bạn quan tâm

Sự hài lòng của khách hàng chính là thành công lớn nhất của chúng tôi

Gọi cho chúng tôi