Đặc trưng về khâu mua hàng trong doanh nghiệp
Mua hàng là khâu cơ bản nhất trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, là một trong những điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
Quản lý mua hàng là quy trình xuyên suốt từ hoạch định, lên kế hoạch chi tiết, tiến hành mua sắm đến thanh toán – tất cả đòi hỏi sự phối hợp đồng bộ và minh bạch giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Quản lý mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu sản xuất, kinh doanh đặt ra và xây dựng được các phương án hành động cụ thể để hiện thực hóa các mục tiêu đó.
Dự đoán biến động giá cả, thời gian giao hàng, tính ổn định của nhà cung cấp… để doanh nghiệp có thể ứng phó linh hoạt và kịp thời.
Khó khăn trong công tác quản lý mua hàng hóa
01.
Quản lý mua hàng theo cách truyền thống bằng Excel dẫn đến tình trạng có quá nhiều bảng tính, phân tán dữ liệu, khó kiểm soát và quản lý thông tin về nhà cung cấp, kế hoạch mua sắm, hợp đồng mua hàng…
02.
Mỗi phòng ban/đơn vị có cách nhập liệu khác nhau, dẫn đến thông tin, dữ liệu không đồng nhất, dễ thất lạc, gây khó khăn trong việc tổng hợp thông tin, quản lý và đánh giá hiệu quả của các kế hoạch mua hàng cũng như chất lượng nhà cung cấp.
03.
Dữ liệu và thông tin mua sắm thường được lưu trữ rải rác trên các thiết bị cá nhân hoặc tài khoản riêng lẻ, dẫn đến việc tìm kiếm, phê duyệt và theo dõi tiến độ mua hàng mất nhiều thời gian, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
04.
Ban lãnh đạo doanh nghiệp thường không kiểm tra, rà soát, nắm rõ quy trình thu mua và tình trạng cụ thể, sự điều chuyển hàng hóa trong kho, khiến việc ra quyết định và xây dựng kế hoạch mua hàng thiếu chính xác và kém linh hoạt.
Phần mềm quản lý mua sắm tập trung là gì?
Phần mềm quản lý mua sắm tập trung là nền tảng số hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước điều phối toàn bộ hoạt động mua sắm từ một trung tâm duy nhất thay vì để từng bộ phận hoặc chi nhánh tự thực hiện. Mục tiêu chính là tăng tính minh bạch, kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu quả và giảm lãng phí. Về cơ bản, phần mềm này có thể giúp:
- Tổng hợp và phân tích dữ liệu nhu cầu mua sắm, đơn hàng, nhà cung cấp từ nhiều phòng ban và đơn vị trực thuộc.
- Chuẩn hóa quy trình mua hàng trên toàn hệ thống: Từ khâu đề xuất, phê duyệt, chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng, theo dõi tiến độ giao hàng, hóa đơn đến thanh toán.
- Phân tích dữ liệu để tối ưu ngân sách và ra quyết định chiến lược.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý mua hàng gAMSPro 4.0 cho doanh nghiệp
Việc sử dụng phần mềm quản lý mua hàng gAMSPro 4.0 giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn bộ quy trình nghiệp vụ mua sắm. Người dùng có thể kiểm soát hoàn toàn kế hoạch mua hàng, thông tin nhà cung cấp, danh mục và số lượng hàng hóa, quy trình thu mua cũng như tiến trình thanh toán. Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng gAMSPro 4.0 bao gồm:
Quản lý hồ sơ thầu
Đối với các hoạt động mua sắm hàng hóa, thiết bị… với số lượng và giá trị lớn, doanh nghiệp có thể thông qua hồ sơ đấu thầu để tìm được nhà cung cấp phù hợp nhất.
Phần mềm quản lý mua hàng gAMSPro 4.0 giúp người dùng lưu trữ, cập nhật đầy đủ thông tin về nhà thầu (tên đơn vị tham gia, giá chào thầu, hình thức bảo lãnh,…).
Dựa vào thông tin nhà thầu, doanh nghiệp sẽ chọn hình thức đấu thầu phù hợp như đấu thầu rộng rãi hoặc chỉ định thầu.
Đối với các nhà cung cấp đã từng cung ứng hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp, phần mềm quản lý mua hàng gAMSPro 4.0 cho phép người dùng đánh giá nhà cung cấp qua các kỳ định kỳ dựa trên các tiêu chí cụ thể như: thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm, chế độ bảo hành và tỷ lệ phát sinh khiếu nại, nhằm đảo bảo tính ổn định và nâng cao hiệu quả hợp tác với nhà cung cấp trong dài hạn.
Quản lý kế hoạch mua hàng
Xây dựng kế hoạch mua hàng bài bản giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, chủ động nguồn cung và tạo tiền đề cho các hoạt động sản xuất – kinh doanh.
Phòng ban, đơn vị thực hiện kế hoạch mua hàng trong kỳ trên phần mềm quản lý mua hàng gAMSPro 4.0 theo hai hình thức:
- Mua hàng theo dạng hợp đồng thầu: Được áp dụng với việc mua hàng với số lượng lớn, có giá trị cao. Người dùng sẽ tiến hành tạo dự án, hồ sơ thầu, đấu thầu, ghi nhận thông tin trúng thầu, đi đến ký hợp đồng và thực hiện thanh toán.
- Mua hàng theo dạng hợp đồng mua lẻ (PO): Được áp dụng với việc mua hàng thông thường, người dùng chỉ cần tạo phiếu gọi hàng (PO – Puchasing Order).
Sau khi có kế hoạch mua hàng cụ thể, đơn vị quản lý tổng thể sẽ phê duyệt kế hoạch mua hàng.
Phần mềm quản lý mua hàng gAMSPro 4.0 cho phép người dùng xây dựng và quản lý kế hoạch dự trù mua hàng, theo dõi tiến độ thực hiện theo từng ngày, tháng, quý hoặc năm. Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát nhu cầu mua sắm, tiết kiệm thời gian lập kế hoạch và hạn chế tối đa tình trạng lãng phí ngân sách.
Quản lý hợp đồng mua hàng
Đối với các giao dịch mua sắm có giá trị lớn, phần mềm cho phép cập nhật chi tiết hợp đồng kinh tế tương ứng với từng gói thầu đã được thiết lập.
Dựa trên các dữ liệu đầu vào, phần mềm sẽ tự động tính toán và cập nhật giá trị thực hiện của từng gói thầu mua sắm.
Sau khi thông tin về nhà thầu và sản phẩm được nhập đầy đủ, người dùng có thể quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến hợp đồng ngay trên phần mềm.
Các thông tin liên quan đến hợp đồng như mã hồ sơ, số hợp đồng, đơn vị nhà thầu, điều kiện bảo lãnh hợp đồng, bảo hành, danh mục và số lượng hàng hóa, tiến độ thanh toán… – tất cả đều được lưu trữ tập trung trong phần mềm, rất dễ tra cứu và kiểm soát.
Quản lý kho hàng, tính năng kiểm kê, xem và xuất báo cáo
Kiểm soát danh mục, số lượng hàng tồn kho là tiền đề để doanh nghiệp hạn chế phát sinh đơn hàng vượt ngoài kế hoạch đã phê duyệt hằng năm.
Tính năng kiểm kê giúp người dùng dễ dàng đối chiếu hàng hóa giữa số liệu thực tế và dữ liệu xuất-nhập được ghi nhận trên giấy tờ và hệ thống.
Hệ thống báo cáo được quản lý chi tiết và chặt chẽ trong phần mềm, cho phép người dùng nhanh chóng truy cập, theo dõi và xuất báo cáo theo thời gian thực.
Phần mềm quản lý mua hàng gAMSPro 4.0 cho phép trích xuất báo cáo nhanh chóng, theo yêu cầu, theo các mẫu báo cáo đạt chuẩn GAAP – nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung hoặc là những báo cáo chuyên sâu khác.
Tối ưu hóa quá trình quản lý mua hàng với phần mềm gAMSPro 4.0 ngay hôm nay!
- Nhằm đáp ứng đa dạng nhu cầu từ cá nhân, doanh nghiệp đến các tổng công ty và tập đoàn, GSOFT cung cấp hai giải pháp linh hoạt: gAMSPro 4.0 – phần mềm triển khai tại chỗ và gAMSCloud – phiên bản điện toán đám mây.
- Phần mềm gAMSCloud phù hợp với các doanh nghiệp chưa có cơ sở hạ tầng lưu trữ riêng biệt, hoặc muốn trải nghiệm trước khi chuyển sang phiên bản triển khai toàn diện hơn là gAMSPro 4.0. Cả hai phần mềm đều đã được nhiều tổ chức, doanh nghiệp tin dùng và đánh giá tích cực.
Sự hài lòng của khách hàng chính là thành công lớn nhất của chúng tôi
Đăng ký dùng thử miễn phí gAMSPro.gov
Mở ra kỷ nguyên quản trị thông minh và toàn năng chỉ gói gọn trong một hệ thống phần mềm duy nhất.
FAQs: Hãy để GSOFT giúp bạn giải đáp các thắc mắc!
