Quản lý toàn diện số lượng và giá trị tài sản thông qua từng đợt kiểm kê, tập trung dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, đảm bảo việc quản lý tài sản minh bạch, sử dụng đúng mục đích, tối ưu nguồn lực và chi phí.

Kiểm kê tài sản là việc rà soát và ghi nhận thực trạng tài sản để phục vụ quản lý và sử dụng hiệu quả

Kiểm kê tài sản là gì?

Kiểm kê tài sản là quá trình kiểm tra, đối chiếu và ghi nhận hiện trạng tài sản mà một tổ chức hoặc cá nhân đang sở hữu. Mục tiêu là đảm bảo tất cả tài sản đều được ghi chép chính xác, đúng giá trị, đúng vị trí và đang sử dụng đúng mục đích.
Thường hoạt động này bao gồm:

Liệt kê tài sản như máy móc, thiết bị, phương tiện, nhà xưởng, nguyên vật liệu,...

Đối chiếu với sổ sách kế toán hoặc hệ thống quản lý để phát hiện chênh lệch (thiếu, thừa, hư hỏng, mất mát,...).

Đánh giá tình trạng sử dụng tài sản còn tốt, cần sửa chữa hay thanh lý.

Việc kiểm kê tài sản thường diễn ra định kỳ, đặc biệt vào cuối năm tài chính hoặc trước khi có sự thay đổi lớn (như sáp nhập, giải thể,...). Qua đó, doanh nghiệp vừa có thể quản lý tài sản hiệu quả hơn, vừa đảm bảo minh bạch trong công tác tài chính và quản trị.

Khó khăn trong công tác kiểm kê tài sản của doanh nghiệp

Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động và quy mô, mỗi doanh nghiệp sẽ có tần suất kiểm kê theo tháng, quý hoặc định kỳ cuối năm. Tuy nhiên, phương pháp kiểm kê truyền thống vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất định:

Bất đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban

Tài sản của các doanh nghiệp, tập đoàn lớn thường phân tán tại nhiều chi nhánh, địa điểm khác nhau. Do đó, việc kiểm tra, đối chiếu thực trạng sử dụng tài sản giữa các bộ phận tiêu tốn nhiều thời gian và dễ dẫn đến sai sót. Nếu không kiểm kê hiệu quả, doanh nghiệp có thể đang lãng phí tài chính và nguồn lực.

Bất đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban

Thiếu trung thực khi khai báo tình trạng tài sản

Việc kiểm kê không minh bạch có thể dẫn đến các hành vi như khai thiếu số lượng, làm sai lệch “giá trị thực” của tài sản hoặc các hành động gây bất lợi đến cho doanh nghiệp. Đây là những rủi ro thường gặp khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp truyền thống, kiểm kê thủ công.

Thiếu trung thực khi khai báo tình trạng tài sản

Quy trình kiểm kê tài sản

Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, doanh nghiệp cần xây dựng và tuân thủ chặt chẽ một quy trình kiểm kê tài sản chuyên nghiệp. Thông thường, quy trình này bao gồm các bước cụ thể như sau:

Ban hành công bố quyết định kiểm kê tài sản

Thành lập hội đồng kiểm kê tài sản

Tiến hành kiểm kê tài sản tại các đơn vị

Tổng hợp số liệu và đối chiếu, lập biểu mẫu kiểm kê

Xử lý số liệu, lập báo cáo kết quả kiểm kê tài sản

Định danh tài sản bằng công nghệ QR Code đảm bảo cho việc thực hiện kiểm kê chính xác, nâng cao ROA (Return On Assets), hiệu quả vận hành cho doanh nghiệp.

Phần mềm kiểm kê tài sản là gì?

Phần mềm kiểm kê tài sản là hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin được thiết kế nhằm hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp theo dõi, quản lý và kiểm soát toàn bộ vòng đời của tài sản — từ khi hình thành, sử dụng, di chuyển, bảo trì đến khi thanh lý. Nói cách khác, nó là “trợ lý số” trong công tác quản trị tài sản, giúp tăng tính minh bạch, giảm rủi ro thất thoát và tối ưu nguồn lực.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm kiểm kê tài sản gAMSPro 4.0 của GSOFT

Tình trạng, hiệu suất, hiệu quả sử dụng tài sản, quản lý tài sản hiệu quả, khoa học,… đó chính là điều mà doanh nghiệp luôn quan tâm. Sử dụng phần mềm kiểm kê tài sản gAMSPro 4.0 mang đến những tính năng tiện ích sau:

Quản lý toàn bộ thông tin, dữ liệu về TSCĐ/CCDC

Mỗi tài sản được định danh bằng công nghệ mã vạch hiện đại, đảm bảo tính đồng nhất thông tin, dữ liệu về tài sản khi đưa tài sản vào trong vận hành doanh nghiệp.

Các nghiệp vụ như thêm mới, cập nhật, điều chuyển, sửa chữa, thu hồi, thanh lý tài sản đều được thực hiện trực tiếp bên trong phần mềm.

Với CCDC, doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát chu kỳ phân bổ và ghi nhận chi phí phân bổ CCDC qua từng kỳ.

Với TSCĐ, doanh nghiệp có thể quản lý, kiểm soát chặt chẽ nguyên giá, thời gian khấu hao và giá trị còn lại của tài sản trong suốt vòng đời sử dụng và các chu kỳ kinh doanh.

Quản lý toàn bộ thông tin, dữ liệu về TSCĐ/CCDC

Tư vấn giải pháp

Quản lý, đánh giá nhà cung cấp

Phần mềm cho phép người dùng quản lý danh sách và đánh giá nhà cung cấp qua nhiều tiêu chí như: thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ bảo hành, khiếu nại,…

Thông qua các đợt đánh giá nhà cung cấp định kỳ được tích hợp trong phần mềm, doanh nghiệp dễ dàng tìm được đơn vị cung cấp phù hợp cho các kế hoạch mua sắm, sửa chữa, xây dựng hoặc đầu tư tài sản.

Tư vấn giải pháp

Tính năng kiểm kê tài sản

Xác định chính xác số lượng, giá trị tài sản đang được sử dụng qua từng đợt kiểm kê, giúp doanh nghiệp sử dụng tài sản đúng mục đích và tránh lãng phí.

Phần mềm ghi nhận chi tiết tài sản thừa so với sao kê và nguyên nhân, giúp minh bạch hóa quá trình kiểm kê và xử lý chênh lệch.

Phiên bản ứng dụng trên thiết bị di động (iOS/Android) cho phép trực tiếp quét mã, kiểm kê nhanh, tra cứu thông tin, truy xuất dữ liệu và xem báo cáo.

Tư vấn giải pháp

Bảo mật cao, tính năng phân quyền rõ ràng, cụ thể

Tính năng phân quyền cụ thể, rõ ràng, phân quyền người nào được quyền truy cập, chỉnh sửa, phê duyệt phiếu đề xuất, báo cáo,… hoặc chỉ được theo dõi dữ liệu, xem thông tin.

Phân quyền giúp cho nhân viên ở các phòng ban liên kết, cộng tác với nhau hiệu quả, khoa học đồng thời giúp cho bảo mật dữ liệu nội bộ quan trọng của công ty.

Bảo mật cao, tính năng phân quyền rõ ràng, cụ thể

Tư vấn giải pháp

Trích xuất dữ liệu, báo cáo nhanh chóng

Phần mềm hoạt động trực tuyến nên người dùng thực hiện trích xuất báo cáo nhanh chóng mọi lúc mọi nơi, tránh trường hợp dữ liệu phụ thuộc vào một vài cá nhân nhất định.

Các mẫu báo cáo trong phần mềm kiểm kê tài sản gAMSPro 4.0 đều đạt chuẩn GAAP và có thể customize các báo cáo theo nhu cầu riêng biệt.

Từ các báo cáo, doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định xử lý tài sản phù hợp: sửa chữa, mua mới, điều chuyển, thanh lý,… giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian làm việc.

Tư vấn giải pháp

Tại sao nên sử dụng phần mềm kiểm kê tài sản gAMSPro 4.0?

Kiểm soát toàn bộ tài sản trên một hệ thống duy nhất

Đơn giản hóa toàn bộ quy trình kiểm kê tài sản, kiểm soát chặt chẽ toàn bộ số lượng, giá trị, tài sản, phân tích hiệu năng sử dụng, hiệu quả đầu tư vào tài sản chỉ trên một hệ thống duy nhất.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, là giải pháp công nghệ hàng đầu

Ứng dụng công nghệ của GSOFT vào trong quy trình kiểm kê, quản lý tài sản giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, tối đa hóa lợi nhuận trong vận hành của doanh nghiệp.

Phần mềm đã được triển khai & tin tưởng bởi các đối tác lớn

GSOFT đã triển khai thành công nhiều dự án phần mềm và được tin dùng bởi các doanh nghiệp, tập đoàn lớn như: Sacombank, AB Bank, Tập đoàn CMC, Viettel,…

Đăng ký dùng thử miễn phí gAMSPro.gov

Mở ra kỷ nguyên quản trị thông minh và toàn năng chỉ gói gọn trong một hệ thống phần mềm duy nhất.

hotline

0913 509 979

contact@gsoft.com.vn

ZALO OA GSOFT

Một số FAQs về phần mềm kiểm kê tài sản gAMSPro 4.0 của GSOFT

Có. Đây là một thành phần trong hệ sinh thái phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản gAMSPro 4.0. Chức năng lập kế hoạch mua sắm cũng được tích hợp như một module trong hệ thống. Trường hợp Quý khách có nhu cầu triển khai, GSOFT sẵn sàng hỗ trợ giải pháp phù hợp.

Hoàn toàn có thể! Phần mềm kiểm kê tài sản gAMSPro 4.0 cho phép trích xuất các báo cáo kiểm kê tài sản theo nhiều định dạng khác nhau (PDF, Excel...), đáp ứng chuẩn kế toán GAAP và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp.

Phần mềm kiểm kê tài sản gAMSPro 4.0 hoạt động tốt trên nền tảng web và hỗ trợ ứng dụng di động cho cả iOS lẫn Android, giúp người dùng dễ dàng kiểm kê tại hiện trường, quét mã nhanh chóng, tra cứu, và truy xuất báo cáo mọi lúc, mọi nơi.

Phần mềm kiểm kê tài sản gAMSPro 4.0 phù hợp doanh nghiệp lớn, sở hữu nhiều tài sản, các tổ chức có nhiều chi nhánh, tài sản phân tán hoặc nhu cầu kiểm kê định kỳ cao như ngân hàng, tập đoàn công nghiệp, xây dựng, y tế, giáo dục,... Nhờ tính tùy biến cao, phần mềm có thể đáp ứng linh hoạt theo đặc thù từng lĩnh vực.