Phần mềm quản lý

ĐẤU THẦU - MUA SẮM gPMS

Khi thực hiện mua sắm tài sản, doanh nghiệp cần theo dõi việc mua sắm này dựa trên những dự án trong năm.

Ví dụ: Doanh nghiệp lập kế hoạch mua sắm thiết bị cho hệ thống CNTT, trong đó có dự án mở rộng phòng Kỹ thuật, khi đó người dùng cần tạo dự án là “mở rộng phòng Kỹ thuật”.

Phần mềm còn hỗ trợ cập nhật thông tin dự án có liên quan đến gói mua sắm. Mục đích của chức năng này cho phép người dùng có thể thống kê các chi phí, tình trạng của một dự án.

Các thông tin về tên dự án, số hợp đồng, ngân sách cho dự án, thời gian ký hợp đồng, tình trạng của dự án,…

Phần mềm cũng giúp doanh nghiệp lưu trữ, cập nhật thông tin về lịch thanh toán theo hợp đồng, lịch thanh toán thực tế, tiến độ thi công thực tế, thông tin bảo lãnh cũng như file thông tin đính kèm.

Việc mua sắm tài sản của doanh nghiệp với số lượng nhiều thường có giá trị rất lớn, thực hiện thông qua hồ sơ thầu giúp tìm nhà cung cấp tốt nhất cho doanh nghiệp.

Các thông tin cơ bản về nhà thầu được cập nhật, lưu trữ trong phần mềm như: số hồ sơ thầu, hạng mục thầu, ngày mở thầu, hình thức đấu thầu,…

Hồ sơ thầu giúp theo dõi quản lý, lưu trữ thông tin về các nhà thầu từ đó doanh nghiệp có thể chọn hình thức thầu phù hợp (đấu thầu/chỉ định thầu) cho công ty.

Căn cứ gói thầu đã thiết lập, phần mềm cho phép cập nhật thông tin hợp đồng kinh tế đối với từng gói thầu. Dựa trên các phiếu gọi hàng phần mềm sẽ tự động cập nhật giá trị thực hiện của từng gói thầu.

Sau khi đã có được các nhà thầu cho gói sản phẩm, phần mềm hỗ trợ người dùng cập nhật các thông tin liên quan đến hợp đồng.

Lưu ý: Phần mềm cho phép nhập thông tin liên quan đến bảo lãnh hợp đồng, thông tin bảo lãnh bảo hành. Việc theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, các văn bản pháp lý của hợp đồng, trách nhiệm đơn vị thực hiện hợp đồng, và quy trình xét duyệt khác không nằm trong phạm vi phần mềm này.

Quản lý phiếu gọi hàng cho biết chi tiết về hàng hóa cũng như lịch thanh toán.

Căn cứ vào kế hoạch và hợp đồng đã ký kết, phần mềm cho phép thiết lập từng phiếu gọi hàng riêng lẻ, mỗi phiếu gọi hàng phải tham chiếu đến một hợp đồng và kế hoạch đã lập của từng đơn vị.

Đối với các đơn hàng mua lẻ không nằm trong hợp đồng, phần mềm cho phép các đơn vị tạo phiếu gọi hàng (PO). Tuy nhiên, các phiếu gọi hàng này cũng phải tham chiếu đến kế hoạch đã lập trước đó của từng đơn vị.

Phần mềm cho phép cập nhật quá trình thanh toán, tiến độ giao hàng, tình trạng hóa đơn cho mỗi đơn hàng.

Phần mềm không khống chế số lượng, cũng như số tiền khi gọi hàng vượt kế hoạch, mà chỉ hiển thị cảnh báo cho người dùng. Các phiếu gọi hàng vượt kế hoạch hoặc không theo kế hoạch sẽ được phần mềm cập nhật theo tình trạng mua sắm là “ngoài kế hoạch” và sẽ được thực hiện báo cáo thống kê cho những phiếu gọi hàng này.