Tại sao doanh nghiệp SME phải đầu tư công nghệ trong quản lý nếu muốn “trưởng thành”?

Tác giảadmin

Thời gian 23-06-2020

Vấn đề khiến các các doanh nghiệp SME gặp trở ngại khi mở rộng quy mô phát triển xuất phát từ nguồn vốn, bộ máy và quy trình quản lý chưa thích hợp, đặc biệt là quy trình quản lý tài sản cố định.

Mục lục

Thực trạng quản lý tài sản cố định của các doanh nghiệp SME

Theo báo Dân Trí, có đến 62% doanh nghiệp SME cho rằng họ gặp khó khăn về nguồn vốn khi muốn mở rộng quy mô, nâng cấp chất lượng của tài sản cố định (TSCĐ), từng bước đưa công ty phát triển. Song, trên thực tế, các doanh nghiệp này lại chưa giải quyết tốt bài toán luân chuyển vốn đầu tư cho TSCĐ.

doanh-nghiep-sme — Tỷ trọng đầu tư cho các hạng mục trong doanh nghiệp SME

Ông Trần Khải Hoàn – Phó tổng Giám đốc Thường trực Nam Á Bank phát biểu về vấn đề đầu tư vốn của doanh nghiệp vừa và nhỏ: “Doanh nghiệp có chiến lược về sản phẩm, thị trường,… nhưng các phương án vay vốn, sử dụng nguồn vốn đúng mục đích thì chưa có. Hỏi doanh nghiệp vay vốn để làm gì, họ nói thấy miếng đất bên cạnh đẹp tính vay mua để chờ tăng giá, nhưng vay mua đất xong lại để đó nên không còn vốn cho sản xuất”. (Theo báo Người Lao Động).

Qua nhận định trên, chúng ta có thể thấy rằng cốt lõi của bài toán luân chuyển vốn đầu tư cho TSCĐ chính là các doanh nghiệp chưa có chính sách quản lý và khai thác TSCĐ đúng mục đích, mang lại hiệu quả cao. Nếu tình trạng này tiếp diễn, dù có huy động được nguồn vốn mạnh thì cũng chỉ như “gió vào nhà trống” mà thôi.

Tuy hiệu quả quản lý TSCĐ của doanh nghiệp vừa và nhỏ còn thấp nhưng không có nhiều doanh nghiệp nhận ra thực trạng này. Hầu hết các doanh nghiệp SME cho rằng mình đang quản lý hiệu quả TSCĐ nhưng thật ra cái mà các doanh nghiệp đánh giá được chỉ là số liệu thuần về số lượng và tình trạng còn/mất. Còn những yếu tố như hiệu suất sử dụng, hiệu quả đầu tư, mức độ khai thác,… của TSCĐ thì với các phương pháp quản lý hiện tại không thể đánh giá chính xác được. Trên thực tế, doanh nghiệp SME đang gặp khó khăn trong công tác quản lý khai thác và hiệu quả sử dụng TSCĐ.

Nguyên nhân nào khiến các doanh nghiệp SME gặp khó khăn khi quản lý tài sản cố định?

Phần lớn các doanh nghiệp SME đều đi lên từ bộ máy quản lý kiểu “gia đình”, tính chuyên nghiệp trong bộ máy quản lý chưa được đề cao. Khi ở quy mô vừa và nhỏ, bộ máy quản lý gọn nhẹ, linh hoạt mang lại những lợi thế cạnh tranh nhất định. Nhưng, khi các doanh nghiệp SME cần quản lý một số lượng tài sản lớn hơn, họ dần nhận ra những bất lợi của bộ máy “thủ công” này, tạo ra những khó khăn nhất định trong khâu quản lý. Những khó khăn này bao gồm:

Quá phụ thuộc vào những nhân sự chủ chốt lâu năm: Với những doanh nghiệp SME, việc một vài nhân sự kiêm nhiệm nhiều việc, dần đóng vai trò chủ chốt trong doanh nghiệp là tình huống vô cùng phổ biến. Đây cũng là những người sở hữu nhiều cơ sở dữ liệu quan trọng của công ty. Vì thế nếu những nhân sự này rời khỏi công ty, việc hoạt động kinh doanh sản xuất có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Sự liên kết giữa các trong mô hình quản lý của doanh nghiệp còn đơn giản, chưa khai thác và áp dụng công nghệ, các kết quả nghiên cứu và quy trình quản lý chuẩn để đáp ứng tốc độ phát triển kinh tế thị trường.
Đa số lãnh đạo các doanh nghiệp SME đã nhận thức được tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ trong quản lý doanh nghiệp nói chung và TSCĐ nói riêng. Song, việc ứng dụng công nghệ số này vào công cuộc quản lý tài sản vẫn chưa được các doanh nghiệp đầu tư hoặc có đầu tư nhưng chưa thật sự hiệu quả.

Theo lời ông Yason Yeo (Giám đốc khối Số hóa & Kênh dịch vụ ngân hàng – Ngân hàng UOB Việt Nam): “Công nghệ cũng chính là một vấn đề nan giải với các DNVVN. Nguyên nhân có thể xuất phát từ quan điểm sai lầm phổ biến: Công nghệ khá tốn kém và chỉ dành cho những công ty có quy mô nhất định.”

Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ cần ứng dụng công nghệ vào quản lý TSCĐ?

Tuy mô hình và bộ máy nhân sự của doanh nghiệp SME vừa gọn nhẹ vừa linh hoạt, nhưng để chuyển đổi thành doanh nghiệp vừa và lớn thì phương diện này sẽ trở thành điểm yếu khi năng lực quản lý được đòi hỏi ở cấp độ cao, mang tính tổng quát và đồng nhất hơn. Bộ máy quản lý kiểu thủ công sẽ dần lỗi thời, không đáp ứng nhịp độ phát triển chung của kinh tế thị trường.

Nhất là đối với các doanh nghiệp SME sản xuất, chi phí đào tạo và tuyển dụng nhân sự sẽ trở thành một gánh nặng không nhỏ cho doanh nghiệp khi hầu hết dòng vốn đều đổ vào tư liệu sản xuất. Đặc biệt, một bộ máy quản lý cấp cao chưa chắc sẽ là nhân tố chính giúp thúc đẩy sự nâng tầm của quy mô doanh nghiệp. Trong khi mức lương để chi trả cho đội ngũ quản lý cấp cao có thể cao vượt mức định biên mà doanh nghiệp đã đưa ra mà hiệu quả mang lại có thể không như mong đợi.

Đối với doanh nghiệp SME nói chung và SME sản xuất nói riêng, những lý do sau chính là điểm mấu chốt để đưa công nghệ vào bộ máy quản lý trong doanh nghiệp:

Những gì doanh nghiệp sản xuất SME cần đó là tối đa được dây chuyền sản xuất được mở rộng tối đa và bộ máy nhân sự tinh gọn nhất có thể. Vì thế việc đưa công nghệ vào quản lý chính là nhân tố góp phần hiện đại hóa và tinh gọn bộ máy quản lý và tránh lãng phí nguồn nhân lực cấp cao.
Việc chủ động thay đổi phương pháp quản lý khi bộ máy quản lý không còn đáp ứng được bằng cách ứng dụng công nghệ mới như lưu trữ cơ sở dữ liệu trên điện toán đám mây, sử dụng phần mềm quản lý tài sản cố định,… Tất cả công nghệ nhằm đẩy mạnh sự phát triển, tăng doanh số và giảm thiểu những khó khăn về lãng phí nguồn vốn, thời gian,… khắc phục sự thiếu chính xác, không minh bạch trong việc quản lý TSCĐ doanh nghiệp
Đổi mới, sáng tạo, cải tiến để trở thành doanh nghiệp “tiên phong” trong cùng phân khúc hay ngành hàng được xem là một hướng đi mang tính lâu dài, giúp các doanh nghiệp SME tạo ra lợi thế cạnh tranh và cải thiện khó khăn trong đầu tư kinh doanh sản xuất.
Sử dụng công nghệ không chỉ có vai trò hỗ trợ kinh doanh sản xuất mà công nghệ phần mềm còn tạo ra những cơ hội mới, hỗ trợ ra quyết định và chiến lược mới. Đây còn là lời giải cho bài toán khó của doanh nghiệp SME.

Khi các doanh nghiệp vẫn chưa “trưởng thành” chính là lúc nên sử dụng nguồn vốn hợp lý để xây nên nền móng vững chắc cho doanh nghiệp chứ chưa phải lúc để dùng tiền trang trí căn nhà. Một quy trình quản lý chuẩn được ứng dụng khoa học công nghệ mang tính tự động hóa cao chính là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp có được cơ sở vững chắc để “trưởng thành” về sau.

Giải pháp công nghệ trong quản lý TSCĐ tốt nhất cho doanh nghiệp SME

Không phải doanh nghiệp vừa và nhỏ cứ áp dụng công nghệ là vấn đề khủng hoảng trong bộ máy quản lý sẽ được giải quyết. Bí quyết áp dụng hiệu quả công nghệ ở đây nằm ở việc hiểu được điểm yếu thực sự của doanh nghiệp vừa và nhỏ đang mắc phải để lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô kinh doanh. Sẽ hiệu quả hơn nếu có sự tư vấn của các công ty cung cấp dịch vụ quản lý TSCĐ đưa ra giải pháp toàn diện và có chọn lọc, phù hợp với nhu cầu quản lý hiệu quả và mô hình hoạt động của doanh nghiệp (ví dụ: phần mềm quản lý TSCĐ với nhiều phân hệ quản lý khác nhau – gAMSPro). Mấu chốt của việc đầu tư là phải đúng và đủ.

Khi đã xác định được điểm yếu trong bộ máy quản lý và lựa chọn được phương án phần mềm, doanh nghiệp sẽ xác định được tầm quan trọng của việc sử dụng phần mềm quản lý TSCĐ. Phần mềm quản lý tài sản cố định mà doanh nghiệp lựa chọn nên tập trung thỏa mãn được những điểm mấu chốt sau đây:

Thứ nhất, cơ sở dữ liệu quản lý được hệ thống thông tin thống nhất toàn bộ công ty cho tất cả bộ phận, giúp cung cấp thông tin nhất quán, kịp thời cho ban lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định.
Thứ hai, tính tự động hóa cao, tích hợp quy trình quản lý, và đánh giá các nhà cung cấp. Việc này cho phép đội ngũ quản lý tính toán nhanh các chi phí và chọn lựa nhà cung cấp khi có dự án mới,
Thứ ba, phần mềm quản lý linh hoạt khả năng mở cao, thích ứng tuyệt đối với sự mở rộng và phát triển không ngừng của doanh nghiệp. Tính chất này cực kỳ thích hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang trong thời kỳ phát triển và mở rộng không ngừng quy mô.
Thứ tư, tốc độ xử lý và nhập dữ liệu nhanh, dữ liệu được lưu trữ hỗ trợ công tác quản lý, kiểm soát tài sản cố định hiệu quả.

Phần mềm quản lý tài sản cố định gAMSPro do Gsoft sáng lập và phát triển với 14 phân hệ quản lý khác nhau, nhằm tối ưu hóa bộ máy quản lý Tài sản cố định trong doanh nghiệp.

Xem thêm về phần mềm gAMSPro tại đây.

Được thiết kế dựa trên sự thấu hiểu cặn kẽ tính chất và quy trình quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp, gAMSPro là phần mềm chuyên sâu và chuyên nghiệp trong quản lý TSCĐ nhưng vẫn được thiết kế chuyên biệt theo quy mô và tính chất từng doanh nghiệp.

14 phân hệ tương ứng với nhiều bộ phận và chức năng quản lý khác nhau, có thể linh hoạt kết hợp tương ứng với từng bộ máy quản lý khác nhau của doanh nghiệp.
Mang lại giải pháp tối ưu khi doanh nghiệp SME muốn chuyển đổi kỹ thuật số.
Sở hữu đầy đủ sự ưu việt của một phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam.
Xây dựng mô hình quản lý TSCĐ chuyên nghiệp ngay từ bước đầu, dễ dàng mở rộng theo quy mô phát triển không ngừng của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn là một SME đang muốn vươn mình “trưởng thành”, giải pháp công nghệ trong quản lý tài sản cố định chính là một bước tất yếu cần bổ sung trong tiến trình đó. Liên hệ ngay với Gsoft để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.