Đánh giá nhà cung cấp: Phòng bệnh trước khi chữa bệnh

17-09-2020

Đề cập đến vấn đề đánh giá nhà cung cấp, ông Joanne Spencer, Giám đốc phân tích cấp cao của Công ty tư vấn và nghiên cứu toàn cầu Gartner (Mỹ) nhận định: “Mối quan hệ với các nhà cung cấp chiến lược ngày càng quan trọng đối với hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi công tác quản lý không tốt thì sẽ dẫn đến tình trạng các nhà cung cấp chiến lược lớn trở nên tự mãn và hoạt động kém hiệu quả hơn”.  

quan-ly-nha-cung-cap

Tại sao cần phải đánh giá nhà cung cấp?

Doanh nghiệp cần đánh giá nhà cung cấp để làm gì?

Đánh giá nhà cung cấp là việc xem xét có kế hoạch và có hệ thống về tất cả các khía cạnh liên quan đến hoạt động và mối quan hệ của doanh nghiệp với một hoặc nhiều nhà cung cấp chiến lược. Hoạt động đánh giá nhà cung cấp có thể diễn ra thường xuyên, không thường xuyên hoặc đột xuất tùy thuộc và quy trình quản lý của mỗi doanh nghiệp. 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp có thói quen duy trì hợp đồng với những nhà cung cấp cũ bởi ngại thay đổi hoặc một số lý do tiêu cực tác động. Đây không hẳn là thói quen xấu nhưng lại khiến doanh nghiệp có thể chịu rủi ro lớn khi nhà cung cấp gặp vấn đề (sản phẩm lỗi, giá cao hơn các nhà cung cấp khác,…) vì không được đánh giá trước đó để lường trước các nguy cơ.

Đánh giá nhà cung cấp để có cái nhìn khách quan hơn, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và tạo nền tảng cho mối quan hệ hợp tác bền chặt hơn. Ngoài ra, đây còn là dấu hiệu cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp cần phải xem xét lại mối quan hệ và tìm kiếm một nhà cung cấp mới.

nha-cung-cap

Tiếp tục gia hạn hợp đồng mà không đánh giá lại nhà cung cấp là thói quen mang lại nhiều rủi ro cho doanh nghiệp trong tương lai

Ở một góc độ khác, nhờ có quá trình đánh giá nhà cung cấp mà nhà quản trị sẽ nhận thấy rằng các nhà cung cấp hiện tại đang hoạt động kém hiệu quả. Lúc này, nhà quản trị có thể lựa chọn chỉnh sửa lại hợp đồng để cải tiến dịch vụ hoặc chọn nhà cung cấp mới chất lượng và hiệu quả hơn.

>>> Vì vậy, đánh giá nhà cung cấp là công việc cần thiết giúp doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp chất lượng và phù hợp nhất.

Lợi ích của việc đánh giá nhà cung cấp

Đánh giá thường xuyên về hoạt động của nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp:

  • Giám sát việc tuân thủ các chỉ số đánh giá và cam kết đã thỏa thuận của nhà cung cấp.
  • Xác định được những lỗ hổng và điểm thiếu sót mà các nhà cung cấp chưa đáp ứng được như kỳ vọng. 
  • Xử lý trước các vấn đề dẫn đến việc nhà cung cấp hoạt động kém hiệu quả.
  • Thỏa thuận với nhà cung cấp để đưa ra các phương án đối phó với những sự cố phát sinh.
  • Đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp cùng lĩnh vực để đưa ra sự lựa chọn chính xác và hiệu quả nhất.
  • Thúc đẩy nhà cung cấp cải thiện chất lượng sản phẩm và năng lực cung cấp.
  • Ngăn chặn sự tự mãn, đặc biệt là trong các thỏa thuận dài hạn.
  • Yêu cầu các nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm về việc vi phạm các điều khoản đã thỏa thuận.

can-phai-danh-gia-nha-cung-cap

Phải đánh giá nhà cung cấp thì nhà quản trị mới có thể nhìn thấy được những ưu điểm tuyệt vời từ công việc này!

>>> Ở góc độ quản lý, đánh giá nhà cung cấp tốt sẽ hỗ trợ công tác quản lý nhà cung cấp được chuẩn xác và chặt chẽ hơn.

Những câu hỏi cần đặt ra trước khi thực hiện việc đánh giá nhà cung cấp

  • Nên đánh giá nhà cung cấp lúc nào?

Doanh nghiệp nên thực hiện đánh giá hiệu suất nhà cung cấp hàng quý, hai năm hoặc hàng năm. Tần suất phải phụ thuộc vào sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà cung cấp và rủi ro tiềm ẩn đối với doanh nghiệp.

Đánh giá hiệu suất ban đầu thường diễn ra khoảng ba tháng sau khi ký hợp đồng. Trước khi đánh giá, nhà quản trị nên theo dõi xem nhà cung cấp có đang thực hiện đúng mong muốn của doanh nghiệp hay không và ghi lại bất kỳ lỗi hoặc sự cố nào xảy ra. Điều này có thể giúp nhà quản trị tạo một kế hoạch đánh giá chuẩn xác hơn. 

Thông thường, thực hiện đánh giá hiệu suất khoảng sáu tháng trước khi gia hạn hợp đồng với nhà cung cấp. Điều này tạo cơ hội để xác định các lỗ hổng về hiệu suất và giải quyết các vấn đề với nhà cung cấp trước khi đồng ý với hợp đồng mới.

  • Nhà cung cấp có uy tín không? 

Độ uy tín của một đơn vị cung cấp chất lượng thể hiện ở chất lượng sản phẩm cung cấp, đánh giá từ những khách hàng trước đó và số năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyên môn,…

thang-diem-danh-gia-nha-cung-cap

Gợi ý thang điểm đánh giá nhà cung cấp

  • Dựa vào đâu để đánh giá nhà cung cấp?

Đánh giá nhà cung cấp sẽ thực hiện dựa trên các tiêu chí cơ bản như: Độ bền sản phẩm, giá cả cạnh tranh, thời hạn hợp đồng, chế độ bảo hành, bảo trì, dựa vào trải nghiệm của nhân viên,…

Ví dụ: Nhà quản trị có thể tạo một cuộc khảo sát yêu cầu nhân viên trả lời các câu hỏi và đánh giá dựa vào trải nghiệm thực tế. Sau đó tổng hợp lại những phản hồi về tình trạng sử dụng tài sản và thống kê lại số lượng tài sản hư hỏng hoặc còn tồn kho. Từ đó thống kê được hiệu suất sử dụng tài sản cũng như quyết định được có nên tiếp tục gia hạn hợp đồng hay lựa chọn nhà cung cấp mới.

  • Đánh giá nhà cung cấp như thế nào mới chuẩn xác và hiệu quả?

Nhà quản trị có thể sử dụng phần mềm quản lý nhà cung cấp để tạo biểu mẫu đánh giá cho các nhà cung cấp khác nhau hoặc tạo biểu mẫu dành riêng cho doanh nghiệp của mình.

Các tiêu chí đánh giá đánh giá nhà cung cấp của phần mềm thông thường sẽ bao gồm: Hiệu suất và chất lượng sản phẩm, sự cố phát sinh, các điều khoản thanh toán,…

Quy trình đánh giá nhà cung cấp

Để quá trình đánh giá được diễn ra thuận lợi, nhà quản trị cần thu thập tất cả các dữ liệu liên quan để hỗ trợ cho việc đánh giá nhà cung cấp được hiệu quả và đem lại kết quả tốt. Một kế hoạch đánh giá nhà cung cấp với thông tin chi tiết và đầy đủ các bước là điều cần thiết ngay lúc này. 

quy-trinh-danh-gia-nha-cung-cap

Quy trình đánh giá nhà cung cấp

Đơn giản hóa quy trình đánh giá nhà cung cấp bằng gAMSPro

Sẽ mất rất nhiều thời gian và thiếu tính minh bạch nếu việc đánh giá các nhà cung cấp chỉ được thực hiện thủ công bởi nhà quản trị. Vì vậy, một phần mềm hỗ trợ xử lý thông tin với công nghệ hiện đại và thông minh sẽ là giải pháp tốt nhất ngay lúc này để: 

  • Dự báo và phản ứng nhanh chóng với những thay đổi về nhu cầu lựa chọn nhà cung cấp.
  • Nâng cao hiệu quả hoạt động và thông tin chính xác về tình trạng tài sản.
  • Lập kế hoạch hoặc hệ thống dự báo hàng tồn kho – sử dụng hồ sơ hàng tồn kho để đánh giá hiệu suất hoạt động của tài sản.
  • Phân tích tự động toàn bộ lịch sử sử dụng tài sản trong quá khứ và so sánh với các nhà cung cấp khác nhau.
  • Tạo kỳ đánh giá tự động và giảm tải bớt quy trình nhờ có sự hỗ trợ của công nghệ 4.0.

>>> Với gAMSPro, nhà quản trị sẽ được giảm tải những thao tác dư thừa trong công tác đánh giá và quản lý nhà cung cấp.

phan-mem-danh-gia-nha-cung-cap

gAMSPro – Hơn cả sự mong đợi từ một phần mềm quản lý nhà cung cấp!

Đánh giá nhà cung cấp không chỉ giúp doanh nghiệp có cái nhìn khách quan hơn về chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà còn là cơ sở để các nhà cung cấp ngày càng hoàn thiện năng lực kinh doanh hơn. Tuy không phải là bước quan trọng trong công tác quản lý nhà cung cấp nhưng việc đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động thuận lợi và trơn tru hơn.

Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu GSOFT

Địa chỉ:

  • Tầng 6 – 7 – 8, 235 Lý Thường Kiệt, Phường 6, Quận Tân Bình, Tp. HCM
  • Tòa nhà GSOFT, 177B Trần Văn Đang, Phường 11, Quận 3, Tp.HCM
  • Tầng 7 tòa nhà Việt Á, Số 9 phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0913 509 979

Email: contact@gsoft.com.vn

Fanpage: GSOFT – Công ty Phần Mềm Hoàn Cầu

Youtube: GSOFT – Công ty Phần Mềm Hoàn Cầu

Xem thêm

Nhận tư vấn chi tiết &
báo giá phần mềm!

 

Vui lòng check để đảm bảo thông tin ở trên là chính xác.

Có thể bạn quan tâm

Sự hài lòng của khách hàng chính là thành công lớn nhất của chúng tôi

Gọi cho chúng tôi