Bí quyết tối ưu hiệu quả quản lý mua sắm trong doanh nghiệp

Tác giảadmin

Thời gian 06-08-2020

Với sự phát triển của công nghệ số, việc quản lý mua sắm thủ công dần trở nên lạc hậu và mang lại nhiều rủi ro hơn. Điều này đòi hỏi nhà quản trị cần phải tìm hướng đi mới để có thể tối ưu hóa việc quản lý quy trình mua sắm trong doanh nghiệp hiện nay!

can-giai-phap-quan-ly-mua-sam-hieu-qua-hon

Đã đến lúc doanh nghiệp cần “lột xác” để quản lý quy trình mua sắm được hiệu quả và chất lượng hơn!

Mục lục

Doanh nghiệp đã hiểu đúng về quản lý mua sắm?

Quản lý mua sắm có thể hiểu đơn giản là cách để quản lý và tối ưu hóa chi tiêu của doanh nghiệp sao cho hiệu quả nhất.

quan-ly-mua-sam-trong-doanh-nghiep-la-gi

Một kế hoạch mua sắm chi tiết và chỉnh chu sẽ giúp việc quản lý được dễ dàng hơn!

Mục tiêu của quản lý mua sắm

Để thực hiện tốt việc quản lý quy trình mua sắm trong doanh nghiệp, nhà quản trị cần đảm bảo tuân thủ theo những nguyên tắc 6 đúng sau:

Đúng nhu cầu mua sắm, ưu tiên những tài sản quan trọng và tạo ra lợi nhuận.
Đúng số lượng cần thiết để hạn chế tình trạng hàng tồn kho, gây khó khăn trong công tác quản lý chất lượng và thất thoát tài sản.
Đúng chất lượng nhằm nâng cao vòng đời tài sản, tiết kiệm chi phí bảo trì, bảo dưỡng.
Đúng giá như thỏa thuận với nhà phân phối trúng thầu.
Đúng thời gian như kế hoạch mua sắm đã có, xử lý nhanh chóng các trường hợp phát sinh ngoài kế hoạch.
Đúng thông tin về nhà phân phối, quá trình nhập liệu và theo dõi tài sản. Đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo và quản lý tài sản.

Quản lý mua sắm cho doanh nghiệp còn nhiều tồn tại đáng lo ngại

cach-quan-ly-mua-sam-thu-cong

Việc quản lý mua sắm gây tốn nhiều thời gian cho nhà quản trị khi phải tự thực hiện kế hoạch mua sắm mà không có sự hỗ trợ nào!

Tồn tại đáng nói nhất hiện nay trong khâu quản lý quy trình mua sắm chính là thời gian. Nhà quản trị sẽ gặp nhiều khó khăn và mất thời gian hơn trong việc quản lý cũng như đánh giá để lựa chọn thời điểm mua sắm thích hợp nếu cứ “cổ hủ” dựa vào cảm tính.

Ví dụ: Nhà quản trị của một tập đoàn lớn gồm nhiều chi nhánh, phụ trách quản lý việc mua sắm cho cả doanh nghiệp bằng file excel và cập nhật thông tin thủ công khi phát sinh vấn đề. Sẽ là bình thường nếu các chi nhánh đồng nhất nhu cầu mua sắm cũng như kiểm soát tốt việc quản lý tài sản cố định hiện có.

Tuy nhiên sau một thời gian dài hoạt động, các chi nhánh bắt đầu không còn kiểm soát tốt cũng như xác định tình trạng tài sản bằng cảm tính. Lúc này, trách nhiệm của nhà quản trị chính là phải kiểm soát tất cả tình trạng tài sản cũng như nhu cầu mua sắm của các chi nhánh sao cho đồng bộ, hợp lý và lựa chọn đúng thời điểm mua sắm thích hợp. Việc này làm tốn kém nhiều thời gian của nhà quản trị khi vừa phải rà soát lại tình trạng tài sản vừa phải tổng hợp và xử lý nhu cầu mua mới của từng chi nhánh sao cho chính xác nhất.

Vấn đề tiếp theo cần lưu ý đối với nhà quản trị khi quản lý quy trình mua sắm chính là không kiểm soát được số lượng yêu cầu mua mới. Trên thực tế, không phải chi nhánh nào cũng báo chính xác tình trạng tài sản và nhu cầu mua mới. Vì vậy, việc kiểm soát tình trạng này là bài toán khó cho hầu hết các doanh nghiệp lớn hiện nay.

Kế hoạch mua sắm cần dựa trên nhiều yếu tố như: tình trạng tài sản, vòng đời tài sản, nhu cầu cấp bách, cách chương trình tiếp thị, hàng tồn kho,… Cho nên, nếu chỉ quản lý những thông tin trên bằng thủ công thì chắc chắn sẽ phát sinh sai sót. Nguyên nhân là do nhà quản trị không thể một mình kiểm soát được hết một lượng lớn thông tin chỉ bằng tập tin lưu trữ trên máy tính.

>> Tối ưu hóa quản lý mua sắm, số hóa quy trình và minh bạch trong báo cáo là những gì doanh nghiệp cần có nhất trong lúc này!

Vì sao doanh nghiệp cần phải tối ưu hóa quản lý mua sắm?

Với việc quản lý mua sắm bằng các công cụ thủ công, doanh nghiệp sẽ gặp phải nhiều rủi ro như: chi phí xử lý cao, tài liệu không được cập nhật, bị mất hoặc thất lạc, chu kỳ phê duyệt chậm chạp và chi phí không được kiểm soát hiệu quả. Ngoài ra, các mối quan hệ với nhà cung cấp có thể bị ảnh hưởng do thanh toán trễ, quản lý nhà cung cấp kém, giải quyết tranh chấp không hiệu quả và còn nhiều vấn đề khác phát sinh từ việc quản lý không hiệu quả.

Mục đích kinh doanh cuối cùng của hầu hết các doanh nghiệp đều hướng tới việc sử dụng nguồn tài nguyên sẵn có để tạo ra lợi nhuận. Để đạt được kết quả này, nhà quản trị cần phải đảm bảo hiệu quả ngay từ lúc mua sắm tài nguyên. Tinh chỉnh chính xác quá trình mua sắm và phối hợp với các chiến lược kinh doanh hiện có sẽ đem lại hiệu quả kinh doanh cao hơn, từ đó tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.

ly-do-can-quan-ly-mua-sam-trong-doanh-nhiep

4 lý do để doanh nghiệp phải ngừng việc thực hiện kế hoạch mua sắm theo quy trình cũ

>> Đã đến lúc nhà quản trị cần phải tối ưu quá trình mua sắm cho doanh nghiệp của mình!

Tối ưu hóa quản lý mua sắm sẽ thể hiện qua việc tiết kiệm được chi phí, thời gian cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Hơn thế nữa, tối ưu hóa mua sắm giúp nhà quản trị tận dụng được lợi thế đấu thầu để tiết kiệm ngân sách cũng như có được đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp chất lượng nhất.

Quản lý quy trình mua sắm tốt sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tối ưu hóa được giá trị đồng tiền. Để làm được điều đó, nhà quản trị cần có một công cụ mua sắm phù hợp và chuẩn xác hơn để cải thiện quy trình mua sắm hiện tại trong doanh nghiệp.

Tự động hóa quản lý mua sắm là sự phát triển tất yếu

so-hoa-quan-ly-mua-sam-trong-doanh-nghiep

Số hóa quá trình mua sắm giúp cải thiện nhiều chỉ số kinh doanh cho doanh nghiệp

Có thể thấy, việc tự động hóa quá trình mua sắm sẽ giúp loại bỏ việc “tắc nghẽn” thông tin, tăng sức mua, tiết kiệm thời gian xử lý, cải thiện quản lý hàng tồn kho và giảm các khoản chi tiêu ngoài kế hoạch. Theo nghiên cứu của Tập đoàn Aberdeen, lợi ích của việc số hóa quản lý mua sắm trong doanh nghiệp được minh chứng qua những con số:

Tự động hóa quản lý mua sắm là sự phát triển tất yếu

Giảm 64% các khoản chi tiêu ngoài kế hoạch nhờ kiểm soát tốt vòng đời tài sản.
Tiết kiệm 7,3% chi phí mua sắm thông qua việc đấu thầu và quản lý nhà cung cấp.
Giảm 66% chu kỳ yêu cầu đặt hàng nhờ hệ thống phân tích và nhắc nhở thời gian mua sắm thích hợp nhất.
Giảm 58% chi phí đặt hàng và hạn chế “trục lợi” với phần mềm quản lý mua sắm minh bạch và chuẩn xác.
Tổng ngân sách chi tiêu được tăng lên 20% nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý mua sắm.

Đây là lúc doanh nghiệp cần đến một phần mềm quản lý mua sắm chuẩn xác và hiệu quả để kiểm soát chi tiêu hiệu quả cũng như cải thiện tỷ suất lợi nhuận!

gAMSPro – Ví dụ điển hình về một phần mềm quản lý mua sắm hiệu quả

cach-quan-ly-mua-sam

Nhà quản trị đã biết cách để lựa chọn phần mềm hỗ trợ quản lý mua sắm phù hợp nhất chưa?

Phần mềm gAMSPro ra đời để tối ưu hóa quá trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp. Có thể nói, gAMSPro chính là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý chi tiêu từ A đến Z chuẩn xác nhất hiện nay!

Với gAMSPro, nhà quản trị có thể dễ dàng kiểm soát tốt dòng đời tài sản, tổng hợp nhu cầu mua sắm một cách nhanh chóng và đánh giá được nhà cung cấp phù hợp một cách minh bạch nhất.

Ưu điểm nổi bật của gAMSPro là nền tảng đơn giản và đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Vậy, gAMSPro đã hỗ trợ nhà quản trị như thế nào?

Giải quyết bài toán khó: Nên mua gì và mua bao nhiêu.
Xác định chính xác thời điểm mua sắm thích hợp nhất.
Là công cụ tuyệt vời giúp nhà quản trị dễ dàng lập kế hoạch mua sắm cũng như quản lý nhà cung cấp.
Đánh giá và so sánh nhà cung cấp cũ và mới dựa trên những tiêu chí doanh nghiệp đưa ra.
Quản lý kế hoạch mua sắm tổng thể gồm: Thời gian thực hiện, tên sản phẩm, đơn giá, số lượng và kinh phí một cách chuẩn xác và minh bạch.
Hỗ trợ quản lý thanh lý tài sản và quản lý kế hoạch xây dựng cơ bản.
Thông tin lưu trữ luôn được cập nhật và xử lý theo đúng quy định của pháp luật.

Có thể thấy, gAMSPro đã và đang được nhiều nhà quản trị đánh giá cao về khả năng thích ứng với nhiều loại hình kinh doanh có quy mô lớn. Để biết thêm thông tin chi tiết về cách gAMSPro tối đa hóa hiệu quả quản lý mua sắm như thế nào, vui lòng liên hệ hotline: 0913.509.979 để được tư vấn và hỗ trợ demo miễn phí!