Giải pháp tối ưu hóa quy trình quản lý nhà cung cấp bằng công nghệ 4.0

Tác giảadmin

Thời gian 23-07-2020

Kiểm soát tốt quy trình quản lý nhà cung cấp bằng công nghệ 4.0 không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo tính chính xác cao cũng như đánh giá được chất lượng của nhà cung cấp theo tiêu chuẩn riêng của mỗi doanh nghiệp.

Mục lục

Vì sao doanh nghiệp cần phải quản lý nhà cung cấp?

vi-sao-can-quan-ly-nha-cung-cap

Vì sao doanh nghiệp cần phải quan tâm đến quản lý nhà cung cấp?

Quản lý nhà cung cấp là gì?

Nhà cung cấp là đơn vị cung cấp tài sản, công cụ, dụng cụ, thiết bị,… cho doanh nghiệp.

Quản lý nhà cung cấp trong doanh nghiệp là quá trình kiểm soát chi phí, giảm rủi ro tiềm ẩn, đảm bảo chất lượng sản phẩm và thu được giá trị lâu dài từ nhà cung cấp. Lựa chọn và quản lý tốt nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được công năng sử dụng cũng như kéo dài tuổi thọ của tài sản, góp phần tạo ra chỉnh thể thống nhất trong công ty.

Muốn quản lý nhà cung cấp đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần phải đảm bảo các hoạt động sau:

Thiết lập chính sách và các tiêu chí để chọn lựa và quản lý nhà cung cấp phù hợp.
Đàm phán và thỏa thuận hợp đồng pháp lý với nhà cung cấp.
Quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp cũng như hiệu suất tổng thể của nhà cung cấp.
Lưu trữ, tổng hợp và đưa ra những tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng đúng các nhu cầu của doanh nghiệp.

Để làm được điều đó, đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ phải có một bộ máy quản lý chất lượng mà còn cần phải chính xác để tối ưu hiệu quả quản lý nhà cung cấp là cao nhất.

Quy trình quản lý nhà cung cấp

quy-trinh-quan-ly-nha-cung-cap

Quy trình quản lý nhà cung cấp cơ bản

Lợi ích của việc quản lý nhà cung cấp

Mục tiêu của một hệ thống quản lý nhà cung cấp là mang lại giá trị cao nhất với chi phí tiết kiệm nhất. Nếu doanh nghiệp quản lý nhà cung cấp đúng cách thì sẽ mang lại nhiều lợi ích đáng kể.

Có được sự lựa chọn tốt hơn

Bằng cách triển khai các buổi đấu thầu, doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ cuộc chiến về giá giữa các nhà cung cấp để có nhiều sự lựa chọn. Và cuối cùng, doanh nghiệp sẽ có được chi phí tốt hơn.

Quản lý thông tin tốt hơn

Sở hữu hệ thống quản lý nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình trạng hiện tại của tất cả các hợp đồng và thông tin về nhà cung cấp, hỗ trợ cho việc ra quyết định tốt hơn và tiết kiệm thời gian nhiều hơn khi không phải thu thập lại thông tin đã có.

Quản lý hiệu suất tốt hơn

Doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát được hiệu suất cũng như chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp thông qua các thông tin được lưu lại trong tập tin quản lý chất lượng nhà cung cấp.

Đơn giản hóa quá trình lựa chọn nhà cung cấp chất lượng

Không bao giờ dễ dàng để quản lý nhiều nhà cung cấp cùng một lúc. Bằng cách ghi nhận tất cả thông tin liên quan đến nhà cung cấp, nhà quản trị sẽ xây dựng những tiêu chí đánh giá riêng sao cho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

Bí quyết giúp doanh nghiệp quản lý nhà cung cấp hiệu quả hơn

Để tối ưu hiệu quả từ việc quản lý nhà cung cấp mang lại, doanh nghiệp cần lưu ý một số bí quyết sau:

Thiết lập “KPI” để đo lường hiệu suất của nhà cung cấp: Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá và các chỉ số đo lường chất lượng của nhà cung cấp. Các tiêu chí này sẽ khác nhau đối với mỗi doanh nghiệp nhưng phải luôn đảm bảo hợp lý và thực tế để làm căn cứ đánh giá nhà cung cấp chuẩn xác nhất.
Phải luôn đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong quá trình hợp tác với nhà cung cấp. Liên tục theo dõi và đánh giá chất lượng nhà cung cấp dựa trên những tiêu chí đã có.
Thay đổi suy nghĩ “chọn nhà cung cấp nào cũng được, chỉ cần đảm bảo phù hợp với ngân sách là được”. Điều này chỉ đúng với những công ty vừa và nhỏ, chưa có nhiều chi nhánh. Nhưng đối với các tập đoàn lớn thì nhà quản trị cần thống nhất lựa chọn nhà cung cấp vừa chất lượng và tiết kiệm chi phí để đồng bộ toàn công ty, tiến tới việc xây dựng hình ảnh và văn hóa doanh nghiệp.
Nên phân biệt rõ “quản lý nhà cung cấp” và “quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp”: Quản lý nhà cung cấp bao gồm toàn bộ sự tham gia của doanh nghiệp với các nhà cung cấp; quản lý mối quan hệ nhà cung cấp là một phần của quản lý nhà cung cấp, tập trung vào “yếu tố con người” nhiều hơn.

Đã đến lúc số hóa quy trình để mang lại hiệu quả quản lý cao hơn và kiểm soát chất lượng nhà cung cấp được tốt hơn.

Việc quản lý nhà cung cấp bằng Excel đã trở nên quá lạc hậu!

>>> Đây cũng chính là lý do cần đến sự hỗ trợ của công nghệ 4.0 để đảm bảo tính chính xác và tối ưu hiệu quả cho khâu quản lý nhà cung cấp dành cho doanh nghiệp!

gAMSPro – Giải pháp quản lý và đánh giá chất lượng nhà cung cấp hiệu quả và chuyên nghiệp

phan-mem-quan-ly-nha-cung-cap

Tính năng ưu việt và giao diện dễ sử dụng chính là điểm nổi bật của gAMSPro

Nhà quản trị sẽ không còn đau đầu bởi những kế hoạch mua sắm rắc rối cũng như hàng loạt nhà cung cấp chào mời nhưng lại không biết cách lựa chọn sao cho tiết kiệm chi phí và mang lại hiệu quả cao nhất! Phân hệ quản lý mua sắm của gAMSPro sẽ giúp doanh nghiệp:

Quản lý danh sách nhà cung cấp hoàn toàn tự động hóa: Nhà quản trị sẽ không còn phải đau đầu với thông tin của nhà cung cấp bởi gAMSPro đã tổng hợp đầy đủ và chi tiết nhất.

phan-mem-quan-ly-nha-cung-cap

Thông tin nhà cung cấp chỉ cần cập nhật một lần duy nhất và sẽ được liên kết tự động để lưu trữ và trích xuất

Đánh giá nhà cung cấp: Điểm vượt trội của gAMSPro chính là giúp đánh giá được chất lượng nhà cung cấp thông qua những tiêu chí sẵn có (giao hàng, chất lượng sản phẩm, bảo hành, khiếu nại) hoặc bổ sung thêm những tiêu chí lựa chọn riêng để phù hợp với doanh nghiệp.

phan-mem-quan-ly-nha-cung-cap

Tính năng duyệt đánh giá sẽ giúp nhà quản trị đưa ra được quyết định dựa trên những kết quả đánh giá khách quan nhất!

Tạo kỳ đánh giá: Tính năng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá tổng quan chất lượng nhà cung cấp định kỳ. Từ đó đưa ra kế hoạch mua sắm mới phù hợp và chuẩn xác hơn.

phan-mem-quan-ly-nha-cung-cap

Tạo kỳ đánh giá là cơ sở giúp doanh nghiệp chọn lựa được nhà cung cấp chất lượng và phù hợp

Đối với gAMSPro, không chỉ giúp nhà quản trị quản lý tốt nhà cung cấp mà còn giúp doanh nghiệp có được giải pháp quản lý tài sản hiệu quả nói chung và tối ưu quy trình quản lý mua sắm nói riêng.

Doanh nghiệp đã biết những tính năng ưu việt của một phần mềm thuần Việt chưa?

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, ngay cả khi doanh làm việc với một nhà cung cấp duy nhất thì điều quan trọng vẫn là phải có công cụ quản lý nhà cung cấp hiệu quả. Bởi chỉ có quản lý đầu vào chất lượng thì mới giúp tiết kiệm chi phí khấu hao tài sản và mang lại hiệu suất kinh doanh cao cho doanh nghiệp.