Ứng dụng Hệ thống Phần mềm Quản trị đầu tư mua sắm và Quản lý tài sản gAMSPro 4.0 trong công tác kiểm kê tài sản bằng QR Code và RFID

Quản lý tài sản bằng mã vạch và mã QR giúp doanh nghiệp tự động hóa việc theo dõi, kiểm kê tài sản nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí. Giải pháp kết hợp phần mềm quản lý hiện đại cùng thiết bị quét thông minh mang đến hiệu quả vượt trội trong vận hành và kiểm soát tài sản. Khám phá chi tiết cách triển khai thực tế trong bài viết sau của GSOFT.

Mã vạch và QR code liệu có phải là mối quan hệ cạnh tranh?

Tìm hiểu về các loại mã vạch

Mã vạch là gì?

Mã vạch là một phương pháp biểu thị dữ liệu ở định dạng trực quan của thông tin và được đọc bằng máy quét mã vạch. Mỗi mã vạch sẽ chứa thông tin của một sản phẩm và chúng được phân biệt bằng cách thay đổi độ rộng và khoảng cách của các đường song song.

Ngày nay, mã vạch được sử dụng rộng rãi để phục vụ cho quá trình kiểm kê và quản lý sản phẩm.

Phân loại:

• Mã vạch 1D (mã vạch tuyến tính): Đây là loại mã vạch ra đời đầu tiên và được sử dụng để nhận diện sản phẩm. Điểm đặc trưng của mã vạch 1D là những đường kẻ sọc đứng cùng các con số hoặc ký tự và không lưu trữ nhiều thông tin. Một số loại mã vạch 1D được dùng phổ biến tại Việt Nam gồm: Mã vạch Code 128, mã vạch UPC, mã vạch code 39, interleaved 2-of-5 (ITF), mã vạch Codabar.

Mã vạch được nhiều doanh nghiệp áp dụng để quản lý tài sản và hàng hóa 

• Mã vạch 2D: Đây là mã vạch 2 chiều và có thể lưu trữ nhiều thông tin hơn mã vạch 1D. Đặc điểm nhận dạng của mã vạch này chính là có các điểm đánh dấu quang học và quét dữ liệu bằng cách scan bằng thiết bị thông minh thay vì sử dụng máy quét mã vạch như loại 1D truyền thống. Các loại mã vạch 2D gồm: QR code, ma trận dữ liệu, mã aztec,…

Mã vạch gồm 2 loại chính là 1D và 2D

>>> Đây là một phiên bản nâng cấp và cải tiến của việc lưu trữ và trích xuất thông tin tài sản trong doanh nghiệp.

QR code là gì?

Mô tả thông tin mã hóa của một mã QR (Viết tắt của “Quick Response”)

Mã QR được tạo bởi Toyota để theo dõi các bộ phận trong quá trình sản xuất xe. QR code là loại mã vạch 2D dạng ma trận đang được sử dụng phổ biến hiện nay cho các hoạt động quản lý và tiếp thị. Mã QR sử dụng bốn chế độ mã hóa chuẩn hóa là số, chữ và số, nhị phân và kanji và lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả. Dung lượng dữ liệu mã QR cho mã số tối đa là 7089 ký tự, trong khi mã chữ và số tối đa là 4296 ký tự .

Mã QR thường được sử dụng để lưu trữ thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc theo dõi hàng tồn kho, đăng ký bán hàng, quản lý chuỗi cung ứng, tiếp thị di động và hậu cần.

Lý do vì sao QR code được ưa chuộng?

• Lưu trữ dữ liệu lên đến hơn 100 lần so với quản lý bằng mã vạch.
• Linh hoạt góc độ khi quét QR code, dễ đọc và mã hóa thông tin.
• Có thể quét bằng nhiều thiết bị thông minh khác nhau (điện thoại di động, máy tính bảng,…).

Sự khác biệt lớn nhất khiến QR code được sử dụng nhiều hơn mã vạch chính là lượng thông tin lưu trữ lớn và đa dạng góc quét dữ liệu

>>> Mã QR code được xem là phiên bản mã vạch 2D được ưa chuộng nhất hiện nay!

Phân biệt mã vạch và QR code 

Với nhiều điểm khác biệt, mã vạch và QR code có những vai trò và chức năng riêng, là trợ thủ đắc lực cho việc quản lý và kiểm kê tài sản của doanh nghiệp.

RFID – Công nghệ định danh tài sản mới với tiềm năng phát triển vượt bậc

RFID là gì?

RFID (Radio Frequency Identification) là công nghệ sử dụng sóng vô tuyến để đọc và xử lý thông tin. Ưu điểm nổi trội của mã RFID so với mã vạch là:

• Sử dụng sóng vô tuyến nên quét dữ liệu không cần đường nhìn khi quét lấy dữ liệu.
• Máy quét RFID có tốc độ xử lý thẻ nhanh hơn.
• Có tính bảo mật cao hơn nhờ độ phức tạp của mã.
• Thẻ có thể dán ẩn để tránh những tác động từ bên ngoài.
• Thông tin được lưu trữ và xử lý tốt hơn.
• Áp dụng vào lĩnh vực quản lý mang lại hiệu quả cao hơn.

Công nghệ RFID được dùng nhiều trong các ngành công nghiệp để thực hiện các nhiệm vụ như: Quản lý hàng tồn kho, theo dõi và kiểm kê tài sản, quản lý nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, phòng chống hàng giả,…

>>> Định danh tài sản bằng công nghệ RFID được đánh giá cao về hiệu quả và có tiềm năng phát triển trong tương lai!

Vì sao doanh nghiệp nên quản lý tài sản bằng mã vạch?

Quản lý tài sản bằng các loại mã vạch mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Có thể thấy, số lượng tài sản cố định cũng như lượng hàng tồn kho không chỉ dừng lại ở con số vài chục mà có thể tăng theo cấp số nhân nếu doanh nghiệp là tập đoàn lớn và có nhiều chi nhánh. 

Vì vậy mà việc quản lý và kiểm kê tài sản bằng cách ghi chép vào sổ sách thì sẽ tiêu tốn không ít thời gian và công sức của nhà quản trị khi muốn tra cứu và trích xuất dữ liệu. 

>>> Với xu hướng quản lý tài sản hiện nay thì định danh tài sản bằng mã vạch chính là phương thức kiểm kê tài sản và hàng tồn kho hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp!

Hiệu quả của giải pháp quản lý tài sản bằng mã vạch/QR code

Giải pháp quản lý tài sản bằng mã vạch/QR code không chỉ là bước tiến trong tự động hóa mà còn mang lại nhiều giá trị thực tế, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý, giảm chi phí và nâng cao độ chính xác trong kiểm kê tài sản. Dưới đây là những hiệu quả nổi bật mà doanh nghiệp có thể đạt được:

• Tăng cường độ chính xác và minh bạch: Hệ thống tự động hóa giúp giảm đến 95% sai sót so với kiểm kê thủ công. Thông tin tài sản được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy xuất, hạn chế thất thoát và sai lệch dữ liệu trong quá trình luân chuyển.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Quá trình kiểm kê và bảo trì diễn ra nhanh hơn tới 50%, giảm chi phí nhân công và nâng cao năng suất. Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi khấu hao, thanh lý và chi phí bảo dưỡng của từng tài sản.
• Nâng cao hiệu quả quản lý tổng thể: Dữ liệu được đồng bộ và cập nhật theo thời gian thực, giúp ra quyết định chính xác, theo dõi luân chuyển tài sản chặt chẽ, tối ưu kế hoạch thu mua và hạn chế gián đoạn hoạt động.

Quản lý tài sản bằng mã vạch/QR code đem lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Quy trình quản lý tài sản bằng mã vạch, mã QR hiệu quả cho doanh nghiệp

Giải pháp quản lý tài sản bằng mã vạch, mã QR được triển khai theo quy trình 6 bước khoa học, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm kê và tối ưu quản lý tài sản.

Bước 1: Định danh tài sản

Gán mã vạch hoặc mã QR duy nhất cho từng tài sản để hình thành cơ sở dữ liệu số hóa, chính xác và dễ truy xuất.

Bước 2: Khai báo phòng ban quản lý

Phân quyền quản lý cho từng phòng ban, giúp xác định rõ trách nhiệm và vị trí tài sản.

Bước 3: Cập nhật khi có luân chuyển

Khi tài sản di chuyển giữa các bộ phận, phần mềm tự động cập nhật để đảm bảo thông tin luôn chính xác.

Bước 4: Ghi nhận sửa chữa, bảo trì

Lưu trữ chi tiết lịch sử sửa chữa, bảo dưỡng, chi phí và tình trạng tài sản giúp quản lý vòng đời hiệu quả.

Bước 5: Kiểm kê tài sản định kỳ

Sử dụng thiết bị quét mã vạch hoặc QR để kiểm kê nhanh, đối chiếu dữ liệu thực tế và hệ thống.

Bước 6: Xuất báo cáo quản lý tổng hợp

Phần mềm tự động tạo báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng, luân chuyển và khấu hao tài sản, hỗ trợ ra quyết định chính xác.

Thành phần chính trong hệ thống quản lý tài sản bằng mã vạch, mã QR

Hệ thống quản lý tài sản bằng mã vạch, mã QR hoạt động hiệu quả nhờ sự kết hợp giữa phần mềm chuyên dụng và thiết bị phần cứng đồng bộ.

• Phần mềm quản lý tài sản: Trung tâm điều khiển của toàn hệ thống, nơi lưu trữ, xử lý và xuất báo cáo dữ liệu tài sản.
• Thiết bị quét mã vạch/mã QR: Cầu nối giữa tài sản thực tế và hệ thống phần mềm, giúp cập nhật dữ liệu nhanh, chính xác khi kiểm kê.
• Máy in tem nhãn mã vạch/mã QR: Công cụ tạo mã định danh cho từng tài sản, hỗ trợ in tem nhãn rõ nét, bền và dễ quét.
• Vật tư in ấn tem nhãn: Bao gồm giấy in, mực in mã vạch có độ bền cao, đảm bảo tem nhãn sử dụng lâu dài trong mọi điều kiện.

Quy trình kiểm kê và quản lý tài sản bằng mã vạch của gAMSPro

Với phần mềm quản lý tài sản gAMSPro, quy trình kiểm kê và quản lý tài sản bằng mã vạch sẽ gồm các bước:

• Nhập thông tin tài sản và hàng tồn kho vào cơ sở dữ liệu (tên tài sản, ngày mua/nhập kho, giá, bảo hành, nhà sản xuất,…), hệ thống sẽ mã hóa mỗi tài sản sẽ có một mã vạch/QR code tương ứng.
• Tiến hành in và dán nhãn lên tài sản tương ứng. Lưu ý: Nên lựa chọn loại giấy in có chất liệu chống thấm và khó bong tróc để đảm bảo độ bền của nhãn dán.
• Sử dụng máy quét mã vạch hoặc thiết bị di động thông minh để kiểm kê tài sản đã dán nhãn.
• gAMSPro sẽ tự động cập nhật và thống kê dữ liệu từ máy quét để lưu trữ vào hệ thống quản lý. 

>>> Công việc của nhà quản trị lúc này chỉ cần truy cập và trích xuất thông tin tài sản khi cần thiết! 

Các câu hỏi thường gặp về quản lý tài sản bằng mã vạch/mã QR

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp giúp bạn hiểu rõ hơn về giải pháp này:

Có thể sử dụng điện thoại thông minh để quét mã vạch tài sản không?

Hoàn toàn có thể. Doanh nghiệp có thể dùng điện thoại thông minh tích hợp camera cùng ứng dụng quản lý tài sản hoặc phần mềm quét mã QR/mã vạch để nhận diện, kiểm kê tài sản. Cách này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc khi cần kiểm kê nhanh tại hiện trường mà không cần đầu tư thiết bị chuyên dụng.

Sự khác biệt giữa quản lý tài sản bằng mã vạch và RFID là gì?

• Mã vạch/mã QR cần quét trực tiếp bằng thiết bị hoặc điện thoại, chi phí thấp, dễ triển khai, phù hợp với đa số doanh nghiệp.
• RFID (Radio Frequency Identification) sử dụng sóng radio để nhận diện từ xa, không cần quét trực tiếp, tốc độ nhanh hơn nhưng chi phí đầu tư cao hơn và phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc yêu cầu kiểm kê tự động hóa cao.

Dữ liệu tài sản được bảo mật như thế nào trong hệ thống?

Toàn bộ dữ liệu tài sản được lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý có phân quyền truy cập rõ ràng, chỉ những người được ủy quyền mới có thể xem, chỉnh sửa hoặc xuất báo cáo. Dữ liệu được mã hóa và sao lưu định kỳ, đảm bảo an toàn, tránh rò rỉ hay mất mát trong quá trình vận hành.

Quản lý tài sản bằng mã vạch có phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp không?

Giải pháp quản lý tài sản bằng mã vạch phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp. Doanh nghiệp nhỏ có thể triển khai tiết kiệm với phần mềm và điện thoại, trong khi doanh nghiệp lớn dễ dàng mở rộng, tích hợp hệ thống ERP để tối ưu quản lý toàn diện.

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, quản lý tài sản bằng mã vạch trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả tài sản, giảm thất thoát và tiết kiệm chi phí vận hành. Tuy nhiên, để khai thác tối đa giá trị của công nghệ này, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý toàn diện và đồng bộ.

gAMSPro 4.0, phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản tập trung do GSOFT phát triển, chính là lựa chọn hàng đầu. Với khả năng quản lý trọn vòng đời tài sản, tích hợp phân tích hiệu năng và mở rộng linh hoạt theo nhu cầu, gAMSPro 4.0 giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị và ra quyết định đầu tư chính xác hơn.

Liên hệ với GSOFT để được tư vấn chi tiết về giải pháp quản lý tài sản thông minh gAMSPro 4.0.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: Tòa nhà GSOFT, 163/14/12 Tô Hiến Thành, Phường Hòa Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Số điện thoại: 08 999 09179
• Hotline: 0913 509 979
• Email: contact@gsoft.com.vn

Xem thêm:

• Cách giải quyết bất đồng bộ số liệu quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp
• Tinh giản bộ máy quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp với công nghệ số hóa