Cách quản lý tài sản cố định trong công ty hiệu quả

07-05-2020

Hiểu đúng về quản lý tài sản cố định trong công ty  

Theo quy định của nhà nước, tài sản cố định (TSCĐ) trong công ty là những tài sản được dùng như tư liệu sản xuất, có giá trị lớn, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh với thời gian sử dụng trên 1 năm và công ty thu được lợi nhuận từ việc sử dụng tài sản đó. Nếu xây dựng được cách quản lý tài sản trong công ty hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng năng suất sử dụng TSCĐ.

Tài sản cố định chính là những tư liệu cho quá trình sản xuất

Tài sản cố định trong công ty gồm những gì?

Xét về mặt hình thức, tài sản cố định được chia ra làm 3 loại:

  • Tài sản cố định hữu hình: là những tư liệu, vật chất thỏa mãn điều kiện của một TSCĐ, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, sản xuất nhưng vẫn giữ được hình thái ban đầu.
  • Tài sản cố định vô hình: là tài sản không có hình thái vật chất mà chỉ có một lượng giá trị cụ thể, thỏa mãn điều kiện của TSCĐ. Tài sản này phải tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, kinh doanh. Chẳng hạn các loại chi phí liên quan đến đất sử dụng, bằng sáng chế, bản quyền tác giả,…
  • Tài sản cố định thuê tài chính: là TSCĐ mà công ty đi thuê lại của công ty cho thuê tài chính. Kết thúc thời hạn thuê, công ty có thể lựa chọn hoặc mua lại tài sản hoặc tiếp tục hợp đồng thuê.

Quản lý tài sản cố định gồm những công việc gì?

Tài sản cố định được xem là bộ phận giữ vai trò tư liệu lao động chủ yếu của quá trình sản xuất. Vì thế nếu quản lý và sử dụng hiệu quả TSCĐ sẽ giúp công ty nâng cao chất lượng, năng lực hoạt động. Hiểu được cách quản lý tài sản trong công ty còn giúp tiết kiệm chi phí và đưa ra các biện pháp giảm thiểu các tổn thất do việc hao mòn TSCĐ mang lại.

Quản lý tài sản cố định là tập hợp của nhiều tác vụ

Để quản lý được tài sản cố định trong công ty cần có một quy trình cụ thể và khoa học. Quy trình quản lý tài sản cố định bao gồm các hoạt động:

  • Quản lý đầu tư tài sản cố định: bao gồm quản lý các quyết định liên quan đến mua sắm, nâng cấp, sửa chữa để TSCĐ có thể hoạt động hiệu quả, phù hợp với yêu cầu về sản xuất. 
  • Quản lý sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản cố định: Bao gồm việc quản lý các hoạt động bảo dưỡng sửa chữa TSCĐ để đảm bảo năng suất của TSCĐ. Đây là biện pháp quan trọng để sử dụng TSCĐ hiệu quả
  • Quản lý khấu hao tài sản cố định: Theo thời gian sử dụng, các TSCĐ sẽ có mức độ khấu hao nhất định. Quản lý khấu hao tài sản cố định chặt chẽ giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu tăng giảm vốn cố định trong năm và khả năng tài chính để đáp ứng nhu cầu đó. Xem xét khấu hao là căn cứ để doanh nghiệp quyết định có đổi mới TSCĐ hay không.
  • Quản lý công tác kiểm kê, đánh giá tài sản cố định: Công tác kiểm kê, đánh giá TSCĐ vô cùng quan trọng đối với việc quản lý TSCĐ. Qua các lần kiểm kê, dựa trên việc đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách để xác định nguyên nhân của sự chênh lệch số liệu. Từ đó có cái nhìn chuẩn xác hơn về tình hình hao hụt, mất mát. Thông qua số liệu để đánh giá những phòng ban, cá nhân sử dụng hiệu quả và giữ gìn tốt TSCĐ. Tổng kết các thông tin thu được để kịp thời có những kiến nghị và giải pháp để bổ sung hoặc cắt giảm TSCĐ.
  • Thanh lý tài sản cố định: thông thường các TSCĐ hư hỏng không thể sửa chữa hoặc lỗi thời, hoạt động không hiệu quả có thể đem đi thanh lý.

Cách quản lý tài sản trong công ty hiệu quả

Xây dựng được cách quản lý tài sản trong công ty sao cho hiệu quả cũng là một thách thức lớn đối với nhiều công ty. Vì tài sản cố định là tài sản có giá trị lớn, được sử dụng lâu dài, đồng hành với doanh nghiệp trong việc tạo ra lợi ích kinh tế lâu dài. Nên nếu cách quản lý tài sản trong công ty không phù hợp với nhu cầu sản xuất thì không thể đạt được hiệu quả kinh doanh mong muốn.

Đối với mục quản lý đầu tư TSCĐ

  • Lập ngân sách mua sắm, đầu tư TSCĐ dựa trên dữ liệu chính xác

Để đầu tư đúng đắn vào TSCĐ, công ty cần cân nhắc về nguồn vốn công ty phải bỏ ra trước mắt và lợi ích thu được trong tương lai. Trước khi quyết định đầu tư vào TSCĐ (máy móc, cơ sở hạ tầng,…), doanh nghiệp cần tính toán một số chỉ tiêu cần thiết để xem xét tình hình thực tế sử dụng TSCĐ của công ty. Sau đó tiến hành phân tích nhu cầu cần thiết đối với từng loại TSCĐ phục vụ cho sản xuất của công ty. Tổng hợp lại tất cả các dữ liệu chính xác ở trên để lên kế hoạch đầu tư TSCĐ cho chuẩn xác.

  • Theo dõi kỹ càng các tài sản được mua vào công ty bằng phần mềm quản lý TSCĐ chuyên nghiệp

Muốn quản lý hiệu quả TSCĐ thì bước đầu chính là cần theo dõi, nắm bắt sao sát các TSCĐ được mua vào công ty. Mỗi công ty nên có một phần mềm chuyên dụng để lưu trữ/ nhập liệu các tài sản cố định ngay từ khi TSCĐ được đưa vào hệ thống quản lý. Sử dụng các phần mềm quản lý tài sản cố định chuyên dụng sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên quản lý và theo dõi sát sao các TSCĐ.

Đối với quản lý sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản cố định

  • Mỗi TSCĐ cần có một tập hồ sơ riêng biệt

Ngoài việc nhập dữ liệu và theo dõi TSCĐ, mỗi TSCĐ cần có một tập hồ sơ đầy đủ và riêng biệt, bao gồm các loại giấy tờ:

  • Hợp đồng chính thức mua bán TSCĐ.
  • Hóa đơn mua TSCĐ.
  • Biên bản giao nhận TSCĐ.
  • Các giấy tờ liên quan khác

Có đầy đủ các giấy tờ liên quan đến TSCĐ giúp người quản lý nắm bắt sao sát hơn trong tiến trình sử dụng và bảo dưỡng TSCĐ. Người quản lý có thể dễ dàng lên kế hoạch bảo dưỡng và sửa chữa TSCĐ định kỳ dựa trên các loại giấy tờ liên quan.

Quản lý khấu hao tài sản cố định

  • Các TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá

Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, các TSCĐ cần được phân loại, đánh số và có cách quản lý riêng trong sổ theo dõi hoặc phần mềm quản lý tài sản cố định chuyên nghiệp. Để quản lý TSCĐ được sát sao, TSCĐ cần quản lý theo nguyên giá, số hao mòn lũy kế cùng với giá trị trên sổ sách kế toán.

Quản lý chặt chẽ TSCĐ giúp tăng năng suất sử dụng TSCĐ

Quản lý công tác kiểm kê, đánh giá tài sản cố định

  • Loại bỏ các tài sản cố định ảo

Các tài sản được xem là “ảo” ở đây có nghĩa là những tài sản cố định đã bị mất cắp hoặc hư hỏng, nhưng vẫn nằm trong danh sách TSCĐ. Việc để tồn tại các TSCĐ ảo gây sai lệch đến các số liệu, ảnh hưởng đến công tác quản lý tài sản cố định nói chung. Cách tốt nhất để tránh tồn tại tài sản cố định ảo, đó là giám sát chặt chẽ, kiểm kê để cập nhật trạng thái tài sản định kỳ. Công ty có nhiều tài sản cố định nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp, với các tài sản được quản lý theo phân loại, thẻ sản phẩm. Với cách thức quản lý bằng phần mềm, thời gian quản lý sẽ được rút gọn rất nhiều.

  • Xác định tài sản chiến lược của công ty

Với những doanh nghiệp lớn, kinh doanh đa ngành nghề hay hoạt động với quy mô lớn, số lượng và chủng loại TSCĐ thường rất lớn. Tuy nhiên việc quản lý thường chỉ nên tập trung chủ yếu vào các TSCĐ chiến lược, có giá trị lớn, mang lại lợi nhuận trên thực tế cho công ty.

Kết lại

Có rất nhiều cách quản lý tài sản trong công ty hiệu quả. Tùy theo mỗi loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực hoạt động khác nhau để chọn lựa và áp dụng. Nếu khối lượng tài sản cố định đủ lớn, công ty hoàn toàn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý tài sản cố định chuyên nghiệp. Với những yêu cầu chặt chẽ khi sử dụng phần mềm, buộc các bộ phận phụ trách phải theo dõi tài sản chi tiết từ kí hiệu, nơi sản xuất, năm sử dụng, nguyên giá,…Nhờ vào đó chúng ta mới có được hệ thống quản lý tài sản khoa học và hiệu quả.

 

Có thể bạn quan tâm

KHÁCH HÀNG CỦA GSOFT

Gọi cho chúng tôi