Cách quản lý hàng hóa hiệu quả, giảm rủi ro, nâng cao hiệu suất

Quản lý hàng hóa khi thực hiện kế hoạch mua sắm theo cách truyền thống đã trở nên lạc hậu trong thời đại công nghệ hiện đại ngày nay. Sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa của gAMSPro giúp việc quản lý danh mục và phân loại hàng hóa khi mua sắm trở nên đơn giản hơn bao giờ hết!

1. Bạn kiểm tra và quản lý hàng hóa theo cách nào?

Quản lý hàng hóa và tài sản sao cho chuẩn xác và hiệu quả luôn là vấn đề cần được quan tâm bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ điển hình nhất chính là khi lượng hàng tồn kho quá nhiều nhưng không được quản lý hiệu quả sẽ dễ dẫn đến tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, thất lạc,… gây tổn thất lớn đến doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để kiểm tra và quản lý hàng hóa được hiệu quả hơn? Dưới đây là một số gợi ý nhằm giúp công việc quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng và tối ưu hơn.

Bố trí, sắp xếp hàng hóa ngăn nắp

Dù kho hàng lớn hay nhỏ thì yêu cầu đầu tiên để quản lý hàng hóa hiệu quả là phải luôn giữ không gian gọn gàng, sạch sẽ và bố trí khoa học.

Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê cũng như kiểm soát hàng hóa, tài sản được tốt hơn.

Gắn nhãn tên hàng hóa

Gắn nhãn với đầy đủ thông tin hàng hóa, tài sản để công việc kiểm kê và xử lý sự cố được hiệu quả.

Lưu ý: Mỗi nhãn tên cần ghi rõ ràng về ngày nhập, nguồn gốc, số lượng và ngày hết hạn. Việc này sẽ giúp quá trình kiểm tra hàng hóa dễ dàng và kịp thời phát hiện hàng sắp hết hạn sử dụng hoặc bị hư hỏng.

Thiết lập thẻ kho

Thẻ kho là loại thẻ dùng để kiểm soát việc xuất và nhập hàng tồn trong kho. Do đó, khi lấy hàng hoặc nhập hàng, thẻ kho sẽ giúp bạn theo dõi đầy đủ và chặt chẽ lượng hàng hóa trong kho.

Kiểm tra kho định kỳ

Thời gian kiểm tra kho sẽ tùy vào tính chất hàng hóa, tài sản. Hàng hóa dễ vỡ, dễ cháy nổ thì phải kiểm tra thường xuyên, có khi mỗi tuần một lần hoặc mỗi ngày. Còn hàng hóa có độ bền, ổn định thì có thể hàng tháng hoặc hàng quý.

Nhờ quá trình kiểm tra, bạn có thể so sánh và quản lý được số lượng hàng thực tế cũng như cập nhật thông tin vào sổ sách. Hơn nữa việc kiểm tra định kỳ này giúp kiểm soát chất lượng hàng hóa tốt hơn, sớm phát hiện và loại bỏ sản phẩm bị hỏng hoặc chất lượng thấp.

Lưu ý: Sau khi kiểm tra xong, bạn cần có biên bản kiểm kê hàng hóa để lưu trữ và theo dõi về sau.

Có thể thấy, những cách quản lý hàng hóa, tài sản trên tuy mang lại hiệu quả nhưng vẫn còn nhiều rủi ro bởi các yếu tố và tác nhân khác nhau. Vậy những rủi ro đó là gì?

2. Những rủi ro trong quản lý hàng hóa

Sắp xếp hàng hóa không hợp lý

Việc phân loại, bố trí khu vực của hàng hóa phụ thuộc vào kích thước, thời hạn sử dụng và điều kiện bảo quản. Nếu như người sắp xếp không nắm rõ và làm việc cẩu thả thì dễ dẫn đến những thiệt hại to lớn cho doanh nghiệp. Theo đó, các sản phẩm có thể hết hạn mà người quản lý không biết hoặc bảo quản không đúng cách có thể làm hàng loạt hàng hóa, tài sản bị hư hỏng.

Không nắm được số lượng tồn kho

Người quản lý cần xác định số lượng hàng hóa tồn kho một cách chính xác để đảm bảo quá trình kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi. Do đó, nếu quá trình quản lý hàng hóa có sai sót, lượng tồn kho quá ít hoặc quá nhiều sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Không những thế, khi lượng tồn kho quá nhiều nhưng vẫn nhập thêm hàng sẽ gây lãng phí không gian, tiền bạc và có nguy cơ hết hạn sử dụng, hỏng hóc khi chưa kịp sử dụng.

Kiểm tra kho hàng sơ sài, không thường xuyên

Nhiều doanh nghiệp vì một số lý do nên chậm trễ trong việc kiểm tra kho hàng. Hoặc nhiều người quản lý vì ngại số lượng hàng hóa quá lớn nên sơ sài trong khâu kiểm tra. Đây là một trong những sai lầm rất nghiêm trọng và gây hậu quả rất lớn cho doanh nghiệp sau này.

Nếu quá lâu mới kiểm tra hoặc kiểm tra sơ sài sẽ dẫn đến tình trạng hàng hóa có nguy cơ hết hạn, bị hỏng mà bạn không biết. Đến khi cần dùng lại không đáp ứng đủ số lượng hàng hoặc tệ hơn là hàng hóa hết hạn bị tung ra thị trường, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.

Phần mềm, trang thiết bị quản lý lạc hậu

Kho hàng là hậu phương của doanh nghiệp. Nếu quản lý hàng hóa không tốt sẽ gây thiệt hại và rủi ro vô cùng lớn. Nhiều doanh nghiệp phải lao đao vì hàng tồn kho không đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Hay có khi hàng nhập vào không được ghi chép, thiếu biên bản nhận hàng. Bên cạnh đó, hàng chưa được kiểm duyệt đã cho vào kho dẫn đến chất lượng không đảm bảo.

Những khó khăn nêu trên sẽ được giải quyết nhờ phần mềm quản lý hàng hóa. Thế nhưng, có nhiều phần mềm lạc hậu dẫn đến không đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp và thậm chí cản trở quá trình quản lý và làm chậm trễ tiến độ kiểm tra.

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa – kho hàng

Tiết kiệm nhân lực

Chi phí trả tiền công cho nhân viên hoặc thủ kho khá tốn kém vì cần nguồn nhân lực lớn để đảm bảo kiểm tra đầy đủ hàng hóa.

Phần mềm quản lý hàng hóa hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa lượng nhân công nhờ tính năng tự động cập nhật và lưu trữ thông tin hiệu quả hơn việc thực hiện kiểm kê thủ công.

Tối ưu hóa việc kiểm soát số lượng hàng tồn

Các chương trình quản lý hàng hóa đều có chức năng nhập thông tin mẫu mã, nguồn gốc, hạn sử dụng và số lượng tồn kho để phúc vụ cho công tác kiểm kê diễn ra thuận lợi và trơn tru. Qua đó, người quản lý có thể nắm được thông tin lượng hàng hóa trong kho một cách đầy đủ và chính xác nhất.

Theo dõi chặt chẽ thông tin chi tiết mặt hàng

Như đã nói, phần mềm quản lý hàng hóa yêu cầu người dùng phải nhập đầy đủ chi tiết sản phẩm, lượng hàng theo đơn vị (thùng, chai, lọ, kilogam,…). Điều này góp phần giảm thiểu tối đa vấn đề thất lạc tài sản và phòng ngừa tiêu cực thất thoát do trục lợi cá nhân.

Nhắc nhở, báo cáo kịp thời tình trạng hàng hóa

Khi mặt hàng sắp hết hạn sử dụng, tính năng nhắc nhở sẽ thông báo giúp người quản lý doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời và nhanh chóng. Nhờ đó mà tối ưu được công năng của hàng hóa, tài sản và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

4. Các chức năng của phần mềm quản lý hàng hóa

Nhập và tìm kiếm thông tin hàng hóa

Tên hàng, mã hàng, giá tiền, đơn vị tính, nguồn gốc và những thông tin cần thiết khác sẽ được thể hiện rõ bằngchức năng này.

Thống kê số liệu

Tất cả sản phẩm bao gồm hàng tồn và hàng xuất kho đều được phần mềm quản lý ghi nhận một cách chi tiết và chính xác. Khi cần thiết, bạn có thể sử dụng chức năng thống kê để thấy được trực quan, cụ thể tốc độ xuất kho, lượng hàng tồn,…thông qua các biểu mẫu sẵn có.

Phân quyền

Đây là một trong những tiện ích khá hữu dụng của phần mềm quản lý hàng hóa – kho hàng. Mỗi nhân viên sẽ có quyền truy cập và sử dụng khác nhau tùy vào chủ sở hữu cấp quyền. Điều này giúp doanh nghiệp có thể quản lý hoạt động yêu cầu xuất – nhập kho của từng bộ phận. Tránh được tình trạng tiêu cực chẳng hạn như khai báo sai thông tin và số lượng sản phẩm của người nhập hàng.

Tổng hợp và tính toán số liệu chuẩn xác và minh bạch

Phần mềm kế toán và phần mềm quản lý hàng hóa là một tổ hợp hoàn hảo giúp người quản lý có thể tính toán giá thành hàng hóa, tài sản và kiểm soát được chi tiết số lượng khi nhập và xuất kho một cách chính xác và minh bạch nhất.

Thông báo, nhắc nhở

Khi một mặt hàng trong kho còn quá ít, dưới ngưỡng quy định hoặc có hạn sử dụng sắp hết thì chức năng này sẽ cung cấp thông tin cho người dùng để kịp thời xử lý.

Kiểm kê bằng mã vạch

Quét mã vạch để kiểm tra thông tin sản phẩm là một trong những giải pháp nhanh gọn và hữu hiệu nhất khi lượng hàng hóa trong kho quá lớn. Tính năng này mang lại lợi ích to lớn cho nhà quản trị doanh nghiệp không chỉ về tốc độ trích xuất thông tin mà còn về tính bảo mật cao.

Kiểm soát hàng hóa từ xa

Ứng dụng công nghệ 4.0 để phục vụ cho công tác quản lý tài sản, hàng hóa từ xa ngày càng phổ biến. Phần mềm quản lý hàng hóa – gAMSPRo cũng đã tích hợp tính năng này góp phần mang lại hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp.

Một trong những vấn đề nhức nhối với doanh nghiệp và nhà đầu tư là kiểm soát hiệu quả hàng tồn kho. Nhưng giờ đây, bài toán này đã có lời giải. Những chức năng hữu ích của phần mềm quản lý hàng hóa – gAMSPRo chính là đáp án tốt nhất cho nhà quản trị!

Bạn còn chờ gì nữa, hãy liên hệ sớm với chúng tôi để nhận thông tin chi tiết và có cơ hội được trải nghiệm miễn phí phần mềm nhé! Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ qua Hotline: 0913.509.979