Cách giải quyết bất đồng bộ số liệu quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp

04-06-2020

Khi xây dựng quy trình quản lý tài sản cố định, doanh nghiệp luôn tìm giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý nhằm tiết kiệm thời gian và nhân lực. Để quản lý tài sản cố định hiệu quả, trước tiên các doanh nghiệp cần phải giải quyết vấn đề bất đồng bộ số liệu quản lý tài sản cố định. Việc tìm ra giải pháp đồng bộ số liệu sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, từ đó tác động tích cực đến việc phát triển hoạt động kinh doanh.

Thực trạng quản lý tài sản cố định trong các doanh nghiệp hiện nay

Chìa khóa cốt lõi cho việc hoạt động kinh doanh thành công trong doanh nghiệp chính là quyết định đầu tư đúng đắn vào các tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ phù hợp, kết hợp với sự quản lý và khai thác sử dụng chúng.

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hình thức theo dõi TSCĐ thủ công bằng file excel để quản lý tài sản cố định. Đây được xem là phương pháp truyền thống từ lâu đời, được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

File excel quản lý Tài sản cố định
Đa số các doanh nghiệp đều sử dụng file excel để quản lý TSCĐ

Nhưng theo tốc độ tăng trưởng kinh tế và sự phát triển của doanh nghiệp, hình thức quản lý thủ công này sớm thôi sẽ không thể bắt kịp nhịp độ tăng trưởng, dẫn đến việc quản lý tài sản dần kém hiệu quả. Dù vậy, trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng đầu tư đúng mức cho TSCĐ và đánh giá đúng tầm quan trọng của TSCĐ cũng như phương pháp quản lý TSCĐ hiệu quả.

Tại sao doanh nghiệp cần khắc phục bất đồng bộ số liệu quản lý tài sản cố định?

Tài sản cố định chiếm một phần lớn vốn đầu tư của doanh nghiệp nên việc sử dụng TSCĐ phải được giám sát và quản lý chặt chẽ. Hiệu quả quản lý TSCĐ của doanh nghiệp bạn được xem là thấp nếu có một trong các dấu hiệu sau đây:

  • Mất nhiều thời gian để quản lý số liệu và theo dõi TSCĐ.
  • Năng suất sử dụng TSCĐ thấp do không nắm được tình trạng cụ thể của TSCĐ để tiến hành bảo dưỡng kịp thời, làm tăng thời gian chết của thiết bị.
  • Bất đồng bộ số liệu trong các hồ sơ lưu trữ TSCĐ.
  • mất nhiều thời gian để ra quyết định đầu tư hoặc  bổ sung TSCĐ do việc cập nhật số liệu về TSCĐ không đầy đủ và chuẩn xác.
  • Xuất hiện các tài sản ma và thất lạc tài sản do gian lận gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

Tất cả các thách thức trên mà doanh nghiệp có nguy cơ gặp phải đều xuất phát từ nguyên nhân nổi cộm nhất chính là sự bất đồng bộ số liệu trong hồ sơ quản lý TSCĐ. Sự bất đồng bộ này đang dần trở thành vấn đề nan giải, gây nhức nhối trong việc quản lý TSCĐ cho doanh nghiệp. Vì thế, để quản lý TSCĐ hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải khắc phục được sự bất đồng bộ trong quản lý số liệu TSCĐ.

Những nguyên nhân chính gây bất đồng bộ số liệu quản lý tài sản cố định

Những nguyên nhân dẫn đến sự bất đồng bộ số liệu quản lý tài sản cố định thường liên quan đến rất nhiều phòng ban đồng thời quản lý tài sản cố định gồm: 

  • Bộ phận mua sắm: chịu trách nhiệm lập kế hoạch mua sắm hoặc thuê mướn TSCĐ.  
  • Bộ phận Tài chính kế toán: chịu trách nhiệm nhập xuất thông tin tài sản cố định, hỗ trợ kiểm kê, điều chuyển, thu hồi, thanh lý, tính khấu hao TSCĐ. 
  • Bộ phận Hành chính quản trị: có trách nhiệm quản lý và theo dõi sát sao tình trạng TSCĐ khi bàn giao cho các bộ phận sử dụng, nhằm kịp thời theo dõi, lên kế hoạch bảo trì bảo dưỡng,…
  • Bộ phận Quản lý cấp cao: Đây là bộ phận quản lý TSCĐ gián tiếp, thông qua báo cáo từ tất cả các phòng ban quản lý trực tiếp TSCĐ. Các số liệu báo cáo chính xác sẽ giúp Quản lý cấp cao có cái nhìn tổng quan và chuẩn xác nhất về tài sản cố định của doanh nghiệp mình trong một thời điểm bất kỳ.
Quy trình quản lý tài sản cố định
Tất cả tài sản cố định cần được quản lý theo quy trình

Tài sản cố định hữu hình được đưa vào sử dụng trong doanh nghiệp theo quy trình quản lý TSCĐ căn bản. Các bộ phận tham gia quản lý có nhiệm vụ đảm bảo TSCĐ được khai thác sử dụng, kiểm kê, bảo trì,…theo đúng quy trình. Tuy đã có quy trình quản lý TSCĐ chuyên nghiệp nhưng việc duy trì quản lý trên file excel riêng của từng bộ phận (Mua sắm, Hành chính, Kế toán) vẫn chưa thật sự đáp ứng được yêu cầu về sự chuẩn chỉnh và chính xác của quy trình. Việc sử dụng file excel riêng biệt cho từng bộ phận quản lý dẫn đến 2 nguyên nhân chính gây bất đồng bộ số liệu quản lý tài sản cố định:

1. Không đồng bộ được cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý TSCĐ

Cơ sở dữ liệu của một doanh nghiệp được tạo ra như “cánh tay phải” phục vụ đắc lực cho việc quản lý và khai thác sử dụng TSCĐ. Với phương pháp quản lý thông qua file excel dễ xảy ra sai phạm trong quá trình quản lý TSCĐ vì ở đây chúng ta có nhiều hơn 1 cơ sở dữ liệu cho cùng một số lượng TSCĐ. Khi số liệu không được đồng bộ để tổng hợp thông tin về một cơ sở dữ liệu duy nhất sẽ xảy ra những tình huống sau:

  • Việc ghi chép về đầu vào TSCĐ có sự sai lệch ở từng bộ phận quản lý.
  • Bộ phận Hành chính quản trị không ghi chép kịp thời các chi phí bảo trì, sửa chữa, tình trạng còn/mất của TSCĐ dẫn đến hạch toán sai cơ sở.
  • Bộ phận Kế toán không nắm bắt được số lượng thực tế TSCĐ cần thanh lý, không xóa bỏ các TSCĐ đã được thanh toán,…
  • Nếu cơ sở dữ liệu sai sót và không thống nhất giữa các bộ phận sẽ gây khó khăn cho việc kiểm kê và tính khấu hao định kỳ, thậm chí xảy ra tình trạng mất TSCĐ.
  • Việc quản lý không đồng nhất mà chia nhỏ ở từng bộ phận dễ xảy ra các tình huống lạm dụng TSCĐ, tham ô TSCĐ, sử dụng TSCĐ không đúng công suất,…

2. Thông tin truyền tải giữa các bộ phận quản lý trực tiếp bị “tam sao thất bản”

Với phương pháp quản lý thủ công thông qua giấy tờ và file excel, các bộ phận dễ xảy ra tình trạng “tam sao thất bản”. Quản lý thủ công đồng nghĩa với việc các TSCĐ được nhập liệu thủ công, việc này chắc chắn không thể đảm bảo sự chính xác 100% cho cơ sở dữ liệu.

Với cách quản lý thủ công này, mỗi bộ phận lại có các nhân viên phụ trách với cách làm việc và tiêu chuẩn quản lý khác nhau. Chính vì sự khác biệt đó mà việc truyền tải và cập nhật số liệu TSCĐ (số lượng, tình trạng, khấu hao,…) giữa các bộ phận dễ xảy ra sai lệch hơn. Vấn đề “tam sao thất bản” trong quản lý dữ liệu không chỉ xảy ra ở mỗi bộ phận mà còn là giữa các bộ phận với nhau.

Giải pháp giúp đồng bộ số liệu quản lý tài sản cố định

Nguyên nhân lớn nhất dẫn đến việc bất đồng bộ số liệu quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp chủ yếu nằm ở khâu quản lý. Vì vậy, doanh nghiệp bắt buộc phải có một chiến lược quản lý tài sản cố định lâu dài để tinh gọn bộ máy hoạt động và cải thiện năng suất sử dụng TSCĐ trong kinh doanh.

Việc ứng dụng công nghệ số vào quản lý tài sản cố định sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý TSCĐ, nâng cao hiệu suất công việc và vượt qua những thách thức trong cách mạng công nghiệp 4.0.

Tất cả những công đoạn trong quy trình quản lý TSCĐ sẽ được tinh gọn bằng cách sử dụng phần mềm tài sản cố định cung cấp số liệu thực tế giúp đội ngũ quản lý cập nhật kịp thời để tiến hành các kế hoạch mua sắm, bảo trì, khai thác sử dụng và thanh lý TSCĐ trong doanh nghiệp. 

Nắm bắt nhu cầu cấp thiết đó, đội ngũ Gsoft đã cho ra mắt phần mềm quản lý tài sản gAMSPro với các tính năng đa dạng, hỗ trợ quản lý toàn diện trong doanh nghiệp.

Xem thêm về phần mềm quản lý tài sản cố định gAMSPro tại đây.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản trong doanh nghiệp?

Các doanh nghiệp từ nhỏ, vừa đến lớn đều cần một phần mềm quản lý TSCĐ giúp giải quyết bất đồng bộ số liệu quản lý tài sản cố định, đồng thời cung cấp giải pháp quản lý phù hợp với từng doanh nghiệp. Bởi vì một phần mềm quản lý chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu cốt lõi khi quản lý TSCĐ nhằm tạo ra những lợi ích thực tế trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Những mục tiêu mà mỗi doanh nghiệp đều hướng đến đó là:

  • Năng suất hoạt động cao

Sử dụng phần mềm quản lý tài sản cố định giúp nắm bắt sâu sát tình trạng sử dụng của TSCĐ và công cụ dụng cụ, giúp doanh nghiệp có thể khai thác tối đa năng suất sử dụng của từng TSCĐ và công cụ dụng cụ. Đồng thời việc thống nhất quy trình bằng phần mềm quản lý TSCĐ như gASMPro sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho đội ngũ nhân viên quản lý để tối ưu năng suất làm việc của con người.

  • Chính xác

Tất cả tài sản cố định đều được theo dõi bởi một mã định danh riêng biệt trên phần mềm quản lý tài sản để giảm thiểu yếu tố thủ công trong quy trình quản lý. Vì thế độ chính xác trong quy trình quản lý sẽ được tối ưu đến mức cao nhất.

  • Đồng nhất hóa

Khác biệt có giá trị nhất giữa việc dùng phương pháp thủ công trong quản lý TSCĐ và sử dụng phần mềm đó là sự đồng nhất hóa ở khâu quản lý. Các vấn đề như “tam sao thất bản” hay bất đồng bộ cơ sở dữ liệu sẽ được giải quyết khi sử dụng phần mềm quản lý TSCĐ.

  • Quy chuẩn hóa

Trong chu trình quản lý TSCĐ bằng phần mềm, tất cả công đoạn đều được đi theo một trình tự đã được chuẩn hóa. Sự quy chuẩn này còn góp phần tái cơ cấu, tinh gọn bộ máy quản lý TSCĐ. Việc sai lệch số liệu do cách làm việc khác nhau của từng bộ phận sẽ được khắc phục nhờ khả năng quy chuẩn hóa quy trình quản lý TSCĐ của phần mềm.

Cách lưu trữ dữ liệu về tài sản cố định
Dữ liệu về tài sản cố định của doanh nghiệp được lưu trữ trên hệ thống riêng

Lợi ích khi đồng bộ và thống nhất số liệu quản lý tài sản cố định

Khắc phục được sự bất đồng bộ số liệu trong quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp cũng chính là điều cốt lõi để quản lý tài sản cố định hiệu quả. Việc quản lý hiệu quả tài sản cố định bằng phần mềm quản lý mang đến những lợi ích vô cùng to lớn và thiết thực cho doanh nghiệp:

  • Đảm bảo duy trì tốt năng lực sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.
  • Tiết kiệm các chi phí nhân lực, vật lực trong quá trình giám sát, kiểm kê, bảo trì,…tài sản cố định.
  • Sử dụng hiệu quả, tận dụng tối đa năng suất của TSCĐ để mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp.
  • Đồng bộ số liệu quản lý tài sản cố định tạo nên cơ sở dữ liệu chính xác, chính là công cụ đắc lực để quản lý TSCĐ hiệu quả.

Nhìn chung, bất đồng bộ số liệu quản lý tài sản cố định là vấn đề “nóng” mà mỗi doanh nghiệp đều đang tìm hướng giải quyết cho riêng mình. Tùy theo mỗi doanh nghiệp mà giải pháp sẽ nằm ở hướng tái cơ cấu nhân lực hay thay đổi phương pháp quản lý. Cách đơn giản nhất để thay đổi chính là hiện đại hóa bộ máy quản lý với công nghệ số, ứng dụng phần mềm quản lý tài sản cố định là giải pháp hàng đầu mà các doanh nghiệp cần quan tâm.

Phương pháp quản lý TSCĐ được thay đổi phù hợp với tốc độ phát triển của doanh nghiệp cũng góp phần giảm tải và tinh gọn bộ máy nhân sự quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp. Phần mềm quản lý TSCĐ không chỉ là giải pháp tạm thời, mà còn là chiến lược phát triển bền vững, lâu dài, đồng hành với mỗi doanh nghiệp trong tiến trình phát triển từ nhỏ lên vừa, từ vừa lên doanh nghiệp lớn!

Có thể bạn quan tâm

KHÁCH HÀNG CỦA GSOFT

Gọi cho chúng tôi