Giải pháp quản lý tài sản vật tư y tế tại bệnh viện

Quản lý tài sản y tế đóng vai trò then chốt trong việc duy trì chất lượng dịch vụ và đảm bảo hoạt động ổn định cho cả bệnh viện lẫn đội ngũ y tế. Một hệ thống quản lý hiệu quả không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn hạn chế thất thoát, nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản. Trong bài viết này, GSOFT sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và giải pháp tối ưu trong quản lý tài sản vật tư y tế tại bệnh viện.

Khái niệm về quản lý tài sản vật tư y tế​

Quản lý tài sản vật tư y tế là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát quá trình mua sắm, sử dụng, bảo dưỡng, cũng như thanh lý thiết bị, dụng cụ, vật tư y tế trong mỗi cơ sở y tế. Mục tiêu chính là đảm bảo các nguồn lực này được dùng đúng mục đích, hiệu quả, tiết kiệm và an toàn, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật, qua đó nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và bảo vệ an toàn cho cả bệnh nhân lẫn nhân viên y tế.

Quy định của Chính phủ về nguyên tắc quản lý vật tư y tế

Dựa trên Khoản 2 Điều 1 Nghị định 169/2018/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 36/2016/NĐ-CP. Chính phủ đã đặt ra 6 nguyên tắc để đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý tài sản vật tư y tế, cụ thể như sau:

• Quy tắc thứ 1: Trang thiết bị y tế phải được sử dụng đúng công năng, mục đích và chế độ, nhằm tiết kiệm và nâng cao hiệu quả vận hành.
• Quy tắc thứ 2: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời về đặc tính kỹ thuật, công dụng của trang thiết bị y tế, đồng thời cảnh báo nguy cơ có thể phát sinh khi sử dụng.
• Quy tắc thứ 3: Bảo đảm khả năng truy xuất nguồn gốc thông tin và dữ liệu liên quan đến trang thiết bị y tế.
• Quy tắc thứ 4: Việc quản lý tài sản y tế cần dựa trên phân loại rủi ro và tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc được công bố áp dụng.
• Quy tắc thứ 5: Trang thiết bị y tế là phương tiện đo, thiết bị bức xạ phải tuân thủ các quy định về đo lường, năng lượng nguyên tử; hóa chất, chế phẩm khử khuẩn trang thiết bị y tế chỉ có một mục đích sử dụng được quản lý theo quy định tại Nghị định này; với các loại hóa chất, chế phẩm khác, việc quản lý tuân theo quy định về hóa chất và chế phẩm diệt khuẩn trong gia dụng, y tế.
• Quy tắc thứ 6: Kinh doanh trang thiết bị y tế, bao gồm cả nguyên liệu sản xuất có chứa chất ma túy và tiền chất, cần tuân thủ Nghị định này cùng các quy định pháp luật về phòng, chống ma túy.

Quy định của Nhà nước về nguyên tắc quản lý trang thiết bị, vật tư y tế

Chính phủ Việt Nam đã ban hành các quy định chi tiết về quản lý tài sản vật tư y tế nhằm đảm bảo an toàn, hiệu quả và tuân thủ pháp luật trong lĩnh vực y tế. Dưới đây là một số nguyên tắc quản lý quan trọng:

• Phân loại trang thiết bị y tế: Trang thiết bị y tế được phân thành 4 loại dựa trên mức độ rủi ro tiềm ẩn: A (rủi ro thấp), B (rủi ro trung bình thấp), C (rủi ro trung bình cao) và D (rủi ro cao). Việc phân loại này giúp xác định các yêu cầu quản lý phù hợp cho từng loại thiết bị.
• Quản lý giá và niêm yết giá: Các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh trang thiết bị y tế phải thực hiện niêm yết giá tại địa điểm kinh doanh hoặc trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế. Thông tin niêm yết phải bao gồm tên, chủng loại, hãng sản xuất, đơn vị tính, cấu hình, tính năng kỹ thuật và giá của trang thiết bị y tế.
• Điều kiện lưu hành và sử dụng: Trang thiết bị y tế chỉ được lưu hành khi đáp ứng các điều kiện về an toàn, chất lượng và hiệu quả theo quy định. Việc sử dụng trang thiết bị y tế tại các cơ sở y tế phải tuân thủ hướng dẫn của nhà sản xuất và quy định của pháp luật.
• Quản lý xuất nhập khẩu: Việc xuất khẩu, nhập khẩu trang thiết bị y tế phải tuân theo các quy định về hồ sơ, thủ tục và điều kiện do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, nhằm đảm bảo chất lượng và nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm.

Những quy định này được nêu chi tiết trong Nghị định số 98/2021/NĐ-CP ngày 08/11/2021 và được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2023/NĐ-CP ngày 03/3/2023, nhằm hoàn thiện khung pháp lý cho việc quản lý trang thiết bị và vật tư y tế tại Việt Nam.

Quyền hạn và trách nhiệm của các cơ sở y tế trong việc quản lý và sử dụng trang thiết bị y tế

Theo quy định tại Điều 65 Nghị định 98/2021/NĐ-CP, các cơ sở y tế có quyền và trách nhiệm cụ thể trong việc quản lý và sử dụng trang thiết bị y tế. Sau đây là các quyền hạn và trách nhiệm cụ thể trong quản lý tài sản vật tư y tế:

• Quyền hạn của cơ sở y tế: Trong quá trình quản lý tài sản y tế, các cơ sở y tế được quyền yêu cầu chủ sở hữu số lưu hành hoặc đơn vị bảo hành đã được chứng nhận tiến hành bảo dưỡng trang thiết bị định kỳ trong thời gian bảo hành. Đồng thời, họ có thể đòi hỏi bên cung cấp cung cấp đầy đủ tài liệu kỹ thuật liên quan và tiếp nhận trang thiết bị y tế đã qua sử dụng cho mục đích nghiên cứu, hướng dẫn sử dụng hoặc sửa chữa.
• Trách nhiệm của cơ sở y tế: Cơ sở y tế phải tuân thủ hướng dẫn của nhà sản xuất trong việc vận hành, bảo dưỡng, kiểm định, hiệu chuẩn thiết bị y tế theo định kỳ hoặc theo quy định pháp luật. Họ cũng cần tham gia thử nghiệm, đánh giá chất lượng thiết bị khi được yêu cầu, cũng như báo cáo lỗi phát sinh và các thông tin khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Những khó khăn trong quản lý tài sản vật tư tại cơ sở y tế

Quản lý tài sản vật tư y tế tại các cơ sở y tế đang gặp nhiều thách thức, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và chất lượng dịch vụ y tế. Các bệnh viện, đặc biệt là tuyến tỉnh, phải quản lý hàng chục nghìn mã tài sản và vật tư y tế với đặc tính phức tạp, trong khi việc số hóa và chuẩn hóa dữ liệu chưa được thực hiện đồng bộ, gây khó khăn trong quá trình theo dõi và quản lý.

Bên cạnh đó, nhiều cơ sở y tế thiếu nhân viên chuyên trách trong lĩnh vực này, dẫn đến hạn chế trong bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời, làm giảm hiệu suất sử dụng thiết bị. Phần lớn bệnh viện vẫn áp dụng phương pháp quản lý thủ công, khiến việc theo dõi, kiểm kê tốn nhiều thời gian, nhân lực mà hiệu quả chưa cao. Ngoài ra, việc nắm bắt thông tin về khấu hao, tình trạng tài sản và quá trình tra cứu dữ liệu còn nhiều bất cập, ảnh hưởng đến công tác quản lý chung và hiệu suất làm việc của đội ngũ y tế.

Các lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản trong bệnh viện

Việc triển khai phần mềm quản lý tài sản vật tư y tế trong bệnh viện mang lại nhiều lợi ích quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ ngành y tế. Dưới đây là một số lợi ích chính:

Cập nhật và đồng bộ thông tin tài sản, vật tư y tế

Việc cập nhật và đồng bộ thông tin tài sản vật tư y tế giúp theo dõi chính xác số lượng, tình trạng và vị trí thiết bị, tối ưu hóa công năng của tài sản và có kế hoạch bảo trì hợp lý, đồng thời giảm thiểu lãng phí. Khi ứng dụng phần mềm quản lý tài sản trong Bệnh viện, quá trình này trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn, cung cấp cái nhìn tổng quan về tài sản, hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và lập kế hoạch mua sắm hiệu quả.

Truy cập và quản lý tài sản, vật tư y tế mọi lúc, mọi nơi

Ứng dụng công nghệ đám mây trong quản lý tài sản vật tư y tế giúp lưu trữ và đồng bộ dữ liệu tập trung, cho phép các bệnh viện dễ dàng theo dõi, cập nhật thông tin giữa các phòng ban một cách chính xác. Người dùng có thể truy cập hệ thống từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, hỗ trợ giám sát tài sản từ xa, giúp phản ứng kịp thời với các tình huống phát sinh.

Tăng cường hiệu quả quản lý tài sản

Phần mềm quản lý tài sản y tế giúp bệnh viện giám sát toàn diện tài sản và vật tư, tối ưu hóa quy trình theo dõi, giảm tải công việc so với phương pháp thủ công. Hệ thống tự động cập nhật kho vật tư, hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa, đảm bảo nguồn cung ổn định cho hoạt động khám chữa bệnh. Đồng thời, việc kiểm soát chặt chẽ vị trí, tình trạng và lịch sử sử dụng tài sản giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát, mất mát, góp phần nâng cao hiệu quả vận hành bệnh viện.

Bảo mật tài sản và thông tin quan trọng

Phần mềm quản lý tài sản vật tư y tế được trang bị hệ thống bảo mật cao, áp dụng mã hóa dữ liệu và kiểm soát truy cập chặt chẽ, ngăn chặn nguy cơ rò rỉ thông tin. Mọi dữ liệu quan trọng, từ tài sản bệnh viện đến thông tin bệnh nhân, đều được bảo vệ trước các truy cập trái phép. Hệ thống phân quyền linh hoạt, đảm bảo chỉ nhân viên có thẩm quyền mới tiếp cận được dữ liệu nhạy cảm, giúp duy trì tính toàn vẹn và bảo mật thông tin, đồng thời giảm thiểu rủi ro thất thoát hay đánh cắp dữ liệu.

Tiết kiệm chi phí bảo trì và mua sắm tài sản mới

Nhờ tích hợp tính năng theo dõi tình trạng và lịch sử bảo trì, phần mềm quản lý tài sản y tế giúp lập kế hoạch bảo trì định kỳ, hạn chế hỏng hóc nghiêm trọng và giảm chi phí sửa chữa phát sinh. Hệ thống cung cấp dữ liệu chính xác về số lượng, hiệu suất và tình trạng thiết bị, hỗ trợ ban quản lý đưa ra quyết định mua sắm hợp lý, tránh lãng phí ngân sách do dư thừa hoặc thiếu hụt tài sản. Việc kiểm kê chính xác và giám sát chặt chẽ cũng giúp giảm thiểu thất thoát, tối ưu hóa nguồn lực và tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư.

Tăng cường hiệu quả quản lý tài sản, trang thiết bị y tế với phần mềm gAMSPro 4.0

Phần mềm gAMSPro 4.0, được phát triển bởi GSOFT, là giải pháp toàn diện hỗ trợ bệnh viện trong việc lập kế hoạch, mua sắm, quản lý và theo dõi vòng đời tài sản, trang thiết bị y tế. Với 24 phân hệ chuyên sâu, phần mềm đáp ứng nhu cầu từ kiểm soát hợp đồng, quy trình giao nhận, thanh toán, đến hạch toán kế toán, phân bổ ngân sách và các hoạt động liên quan đến quản lý tài sản.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm gAMSPro 4.0 trong lĩnh vực y tế:

• Kiểm soát tình trạng, giá trị và số lượng tài sản: Tích hợp thông tin, số lượng và trạng thái sử dụng của các thiết bị y tế, vật tư tiêu hao, tòa nhà và cơ sở hạ tầng. Phần mềm còn hỗ trợ giám sát chặt chẽ quá trình nhập kho, xuất sử dụng, bảo trì, khấu hao và thanh lý nhằm tối ưu hóa hiệu suất sử dụng tài sản.
• Quản lý đội xe cấp cứu: Quản lý hiệu quả và tối ưu hóa hoạt động của đội xe cấp cứu, đảm bảo bảo dưỡng định kỳ và sẵn sàng sử dụng khi cần.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu: Cung cấp các báo cáo thống kê chi tiết về hoạt động quản lý tài sản, hỗ trợ quyết định chiến lược của ban lãnh đạo.
• Minh bạch và hạn chế thất thoát: Kiểm soát chặt chẽ quá trình mua sắm, điều chuyển, sử dụng và kiểm kê tài sản, phát hiện kịp thời các sai phạm.

Lợi ích khi ứng dụng phần mềm gAMSPro 4.0:

• Nâng cao hiệu quả làm việc: Giảm thiểu các công tác làm việc qua giấy tờ, rút ngắn quy trình đầu tư, mua sắm và quản lý tài sản vật tư y tế trong bệnh viện. Đồng thời với khả năng tự động hóa và phê duyệt linh hoạt, phần mềm giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu chi phí trong quản lý tài sản y tế.
• Tối ưu quy trình quản lý: Rút ngắn quy trình nội bộ, tăng cường tính minh bạch, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Số hóa quy trình: Cập nhật thông tin trên phần mềm, giảm thiểu việc lưu trữ giấy tờ và tăng tốc độ tra cứu.
• Dự báo nhu cầu: Tính năng báo cáo trực quan cung cấp dữ liệu chính xác về tình trạng tài sản, ngân sách còn lại và biến động tài sản theo thời gian. Qua đó giúp nhà quản lý nắm bắt chính xác tồn kho và lập kế hoạch mua sắm phù hợp.

Bài viết đã làm rõ vai trò, lợi ích và các quy định quan trọng trong quản lý tài sản vật tư y tế, giúp bệnh viện tối ưu vận hành và kiểm soát hiệu quả nguồn lực. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp công nghệ hiện đại thì phần mềm gAMSPro 4.0 của GSOFT là lựa chọn không thể bỏ qua, giúp tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và tiết kiệm chi phí. Liên hệ ngay với GSOFT để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm những lợi ích vượt trội trong quản lý tài sản vật tư y tế.