Hướng dẫn cách hạch toán mua tài sản cố định doanh nghiệp

Hạch toán mua tài sản cố định là quá trình ghi nhận và quản lý tài sản cố định mà doanh nghiệp mua sắm. Trong quá trình kinh doanh, việc hạch toán mua TSCĐ chính xác và minh bạch giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật. Cùng GSOFT tìm hiểu chi tiết quy trình này để doanh nghiệp có thể áp dụng thực tiễn và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của mình.

Tài sản cố định là gì?

Trước khi hạch toán mua tài sản cố định, bạn cần biết tài sản cố định là gì. Tài sản cố định không có một quy định chung, nhưng theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, tài sản cố định là những tài sản có thời gian sử dụng và khấu hao định kỳ theo thời gian. Mỗi loại tài sản cố định đều có định nghĩa cụ thể như sau:

Tài sản cố định hữu hình

Tài sản cố định hữu hình là những tư liệu lao động có hình thái vật chất cụ thể, bao gồm nhà cửa, công trình kiến trúc, máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải. Chúng  tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh mà vẫn giữ nguyên hình dạng vật chất ban đầu. Điều kiện ghi nhận tài sản cố định hữu hình được quy định tại Mục 6 Chuẩn mực số 03 Ban hành, được ban hành theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC.

Tài sản cố định vô hình

Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng có thể được định giá và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho thuê. Chúng bao gồm các chi phí liên quan đến đất sử dụng, chi phí về quyền phát hành, bằng sáng chế, bản quyền tác giả, và các tài sản vô hình khác. Điều kiện ghi nhận tài sản cố định vô hình được quy định tại Mục 6 Chuẩn mực số 04, được ban hành theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC.

Cách hạch toán mua tài sản cố định trên bảng kế toán

Quy trình hạch toán mua tài sản cố định giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, nâng cao hiệu suất kinh doanh và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Có nhiều phương pháp hạch toán mua các tài sản cố định, bao gồm:

Hạch toán mua tài sản cố định không cần phải chạy thử

Nếu mua tài sản cố định mà không cần lắp đặt, chạy thử hoặc đầu tư thêm (không phát sinh chi phí khác), và có thể sử dụng ngay thì ghi nhận:

• Nợ TK 211: Nguyên giá không bao gồm thuế GTGT
• Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 1121 / TK 331

Trường hợp mua tài sản cố định hữu hình kèm theo thiết bị phụ tùng thay thế, ghi:

• Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình
• Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ (1534) (thiết bị, phụ tùng thay thế)
• Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
• Có các TK 111, 112, 331…

Trường hợp mua tài sản cố định hữu hình theo phương thức trả chậm, trả góp và đưa vào sử dụng ngay cho sản xuất kinh doanh, ghi:

• Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá – ghi theo giá mua trả tiền ngay)
• Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (1332) (nếu có)
• Nợ TK 242: Chi phí trả trước [(Phần lãi trả chậm là số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ giá mua trả tiền ngay và thuế GTGT (nếu có)]
• Có các TK 111, 112, 331

Định kỳ, khi thanh toán tiền cho người bán, ghi:

• Nợ TK 331: Phải trả cho người bán
• Có các TK 111, 112: Số phải trả định kỳ bao gồm cả giá gốc và lãi trả chậm, trả góp phải trả định kỳ

Định kỳ, tính vào chi phí theo số lãi trả chậm, trả góp phải trả của từng kỳ, ghi:

• Nợ TK 635: Chi phí tài chính
• Có TK 242: Chi phí trả trước

Trường hợp được tài trợ, biếu, tặng tài sản cố định hữu hình đưa vào sử dụng ngay cho sản xuất kinh doanh, ghi:

• Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình
• Có TK 711: Thu nhập khác

Các chi phí khác liên quan trực tiếp đến tài sản cố định hữu hình được tài trợ, biếu, tặng tính vào nguyên giá, ghi:

• Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình
• Có các TK 111, 112, 331…

Trường hợp mua tài sản cố định hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi:

• Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá – chi tiết nhà cửa, vật kiến trúc)
• Nợ TK 213: Tài sản cố định vô hình (nguyên giá – chi tiết quyền sử dụng đất)
• Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có các TK 111, 112, 331…

Hạch toán mua tài sản cố định phải chạy thử

Khi mua tài sản cố định cần qua quá trình lắp đặt, chạy thử hoặc trang bị thêm trước khi đưa vào sử dụng (không sử dụng được ngay), hạch toán như sau:

• Nợ TK 241: Chi phí mua sắm tài sản cố định
• Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 112, 331

Sau khi hoàn tất biên bản bàn giao và nghiệm thu, ghi nhận:

• Nợ TK 211: Tài sản cố định
• Có TK 241

Hạch toán khi nhận vốn góp bằng tài sản cố định

Khi nhận vốn góp hoặc nhận vốn cấp bằng tài sản cố định, hạch toán như sau:

• Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình
• Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh

Chú ý: Việc trích hoặc thôi trích khấu hao tài sản cố định được thực hiện từ ngày mà tài sản cố định tăng hoặc giảm, theo quy định kế toán hiện hành.

Như vậy:

• Ngày ghi tăng tài sản cố định cũng là ngày bắt đầu trích khấu hao tài sản cố định (tức là ngày hạch toán vào TK 211).
• Ngày ghi giảm tài sản cố định cũng là ngày thôi trích khấu hao tài sản cố định.

Hạch toán trích khấu hao tài sản cố định

Vào cuối mỗi kỳ (tháng), bộ phận kế toán sẽ ghi nhận chi phí khấu hao của tài sản cố định theo từng bộ phận sử dụng và thực hiện các bước hạch toán như sau:

• Nợ TK 154: Bộ phận Sản xuất (theo TT 133)
• Nợ TK 6421: Bộ phận Bán hàng (theo TT 133)
• Nợ TK 6422: Bộ phận Quản lý (theo TT 133)
• Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công (theo TT 200)
• Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung (theo TT 200)
• Nợ TK 641: Chi phí bán hàng (theo TT 200)
• Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (theo TT 200)
• Có TK 2141: Hao mòn Tài sản cố định Hữu hình
• Có TK 2142, 2143, 2147: Tùy thuộc vào loại tài sản cố định

Lưu ý: Chỉ tiến hành hạch toán trích khấu hao đến khi giá trị khấu hao bằng nguyên giá (đối với tài khoản 211).

Trên đây là các phương pháp hạch toán mua tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định trên bảng kế toán. Quy trình hạch toán chi tiết và tuân thủ pháp luật là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. GSOFT đề xuất sử dụng phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp gAMSPro 4.0 để hỗ trợ kế toán tổng hợp và kế toán trưởng quản lý hóa đơn nhanh chóng và chính xác.