Khi nào thì nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản thay cho Exel

01-10-2018

Excel là một phần mềm tính toán hữu dụng. Các phiên bản Excel hiện nay đã nâng cấp khả năng lưu trữ lên khá cao. Cụ thể trong một sheet bạn có thể nhập được hơn 1 triệu dòng dữ liệu và hỗ trợ rất nhiều hàm công thức để thao tác.

Excel là phần mềm không thể thiếu trong việc quản lý tài sản của doanh nghiệp. Nhưng đến một lúc nào đó khi dữ liệu càng ngày càng phồng to, nhu cầu tìm kiếm, trích xuất dữ liệu báo cáo càng tăng thì việc tiếp tục sử dụng Excel sẽ trở thành rào cản cho công ty của bạn.

1. Nhập liệu mệt mỏi

Việc quản lý tài sản đòi hỏi rất nhiều thông tin. Nhưng nên nhập những thông tin nào, liệu khi nhập xong xuôi rồi, bạn mới phát hiện rằng đã nhập thiếu và giờ phải lục lại để nhập bổ sung?

Phần mềm quản lý tài sản được tạo ra để đáp ứng theo quy trình nghiệp vụ. Các trường thông tin yêu cầu trong phần mềm đã đủ để bạn quản lý.

Các danh mục sản phẩm đã được tạo sẵn từ trước, có trang bị chức năng kiểm soát tự động, phòng tránh việc sai sót khi nhập liệu. Khâu nhập liệu sẽ diễn ra nhanh chóng, và không trở thành gánh nặng cho nhân viên.

–> Phần mềm thân thiện với người sử dụng

Phần mềm quản lý tài sản

2. Kiểm kê tài sản quá tốn thời gian

Việc kiểm kê tài sản luôn là giai đoạn mệt mỏi của bộ phận kế toán, đặc biệt là khi phải kiểm kê định kỳ cuối năm, bởi lúc này còn phải làm rất nhiều việc khác như rà soát chứng từ, đối chiếu công nợ, chuẩn bị báo cáo tài chính…

Với việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản ngay từ đầu, sẽ giúp cho mọi tài sản đều được số hoá. Vòng đời của tài sản sẽ được kiểm soát chặt chẽ từ khâu mua vào, nhập kho đến xuất sử dụng, sửa chữa, thanh lý…Được phân rõ đến từng chi nhánh, phòng ban, người sử dụng.

Nhờ đó, khi đến kỳ kiểm kê, người thực hiện chỉ cần tạo đợt mới một đợt kiểm kê, chọn bộ phận cần kiểm kê, sẽ biết được những tài sản nào đơn vị đó đang sử dụng. Từ đó dễ dàng đối chiếu tình hình tài sản trong thực tế và trên phần mềm.

Bên cạnh đó, nếu được sử dụng chung với hệ thống kiểm tra mã vạch barcode hoặc QRcode, thì việc kiểm kê tài sản sẽ còn thuận tiện hơn nữa.

–> Sử dụng phần mềm quản lý tài sản giúp giảm thời gian kiểm kê tài sản

3. Quản lý tài sản rời rạc

Với một công ty lớn, tập đoàn… quản lý tài sản là công việc của nhiều bộ phận. Từ phòng hành chính, phòng thu mua cho tới kế toán, quản lý đội xe, quản lý xây dựng.

Công ty lớn được chia thành nhiều chi nhánh nhỏ, đơn vị con.

Nếu chỉ dừng lại ở mức quản lý trên file Excel thì thông tin sẽ nằm rời rạc, mỗi bộ phận quản lý theo cách riêng của mình.

Do đó người lãnh đạo cấp cao chỉ có thể nắm thông tin ở từng bộ phận mà khó có được bức tranh tổng quát về tình hình sử dụng tài sản ở công ty.

–> Sử dụng phần mềm quản lý tài sản cho phép quản lý tài sản một cách tập trung, nhất quán.

4. Chờ đợi lâu để xem được báo cáo tài sản

Với cách làm truyền thống, người quản lý hay lãnh đạo khi cần xem báo cáo sẽ phải chờ từng bộ phận tổng hợp thông tin, tính toán và xuất báo cáo.

Nhưng với phần mềm, báo cáo có thể xem ngay tức thì, và xuất ra file excel, file pdf một cách dễ dàng.

Bên cạnh đó các báo cáo của phần mềm không bị cứng nhắc như file giấy, mà có thể linh động xem theo nhiều tiêu chí như:

  • Thời gian: theo năm, theo ngày.
  • Cấp độ đơn vị: rất phù hợp với công ty có nhiều chi nhánh.
  • Tình trạng tài sản
  • Loại tài sản
  • …..

–> Xem báo cáo trong thời gian thực. Muốn có báo cáo gì liên quan đến tài sản, phần mềm đều có thể đáp ứng được.

5. Kế hoạch mua sắm khác xa với tình hình mua sắm tài sản

Việc không thể nắm được tình hình sử dụng tài sản, khấu hao của tài sản làm bạn không thể nào đề xuất được kế hoạch mua sắm tài sản sát với nhu cầu sử dụng của bộ phận.

–> Việc lên kế hoạch mua sắm ngày càng thực tế hơn.

KẾT

Thời điểm bạn nên chuyển qua sử dụng phần mềm quản lý tài sản là khi việc quản lý của bạn trở nên khó khăn hơn. Bạn tốn quá nhiều thời gian, nhưng không thể biết được tài sản đó đang ở đâu, tình trạng như thế nào.

Có thể bạn quan tâm

KHÁCH HÀNG CỦA GSOFT

HOTLINE: 0913 957 079