Vai trò của việc chuẩn hóa phiếu yêu cầu mua hàng trong quản lý tài sản

Việc mua sắm hàng hóa là công đoạn dễ xảy ra nhiều rủi ro trong doanh nghiệp. Vì thế việc quản lý chặt chẽ từ phiếu yêu cầu mua hàng giúp hỗ trợ phần nào cho quy trình mua hàng và quản lý tài sản sau đó.

Phiếu yêu cầu mua hàng là gì?

Phiếu yêu cầu mua hàng là một biểu mẫu có yêu cầu đặt hàng, sử dụng cho quá trình mua sắm tài sản. Phiếu yêu cầu được gửi cho ban lãnh đạo về yêu cầu của hàng hóa và dịch vụ. Nội dung được đề cập trong phiếu yêu cầu bao gồm số lượng, mặt hàng, danh sách các nhà cung cấp, chi phí liên quan,…

Biểu mẫu này được lập bởi bộ phận thu mua, được đồng thời bộ phận tài chính và ban lãnh đạo kiểm tra và xét duyệt để thông qua.

Nhược điểm của yêu cầu mua hàng thủ công

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng phiếu mua hàng thủ công được lập bằng file excel. Tuy hình thức này được sử dụng phổ biến nhưng các doanh nghiệp cũng dần nhận ra những điểm bất cập trong việc áp dụng hình thức này khi quy mô doanh nghiệp phát triển và mở rộng.

• • • Cách sử dụng bảng tính excel không phù hợp cho doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Khi sự quản lý mua hàng sẽ đến từ nhiều bộ phận và nhiều đối tượng phụ trách khác nhau. Bất kì ai cũng có thể truy cập vào trang bảng tính excel và cập nhật thông tin theo ý riêng của mỗi người khiến thông tin thiếu chính xác.
    • Bảng tính excel không phải là lựa chọn lý tưởng cho việc quản lý nhiều đầu tài sản khác nhau vì cách quản lý này tốn rất nhiều thời gian khi cần rà soát và kiểm kê tài sản.

Quy trình thiết lập và quản lý phiếu yêu cầu mua hàng

Đối với các doanh nghiệp khác nhau về ngành nghề và quy mô, quy trình quản lý phiếu yêu cầu mua hàng có sự khác biệt nhất định nhưng nhìn chung đều cần phải thông qua các bước sau:

Bước 1: Lập phiếu yêu cầu mua hàng

Phiếu yêu cầu mua hàng được lập bởi Bộ phận thu mua hoặc Bộ phận kế hoạch dựa trên nhu cầu thực tế và yêu cầu từ các bộ phận khác (Bộ phận sản xuất, Hành chính, Kinh doanh,…). Trong phiếu yêu cầu mua hàng cần ghi rõ chủng loại và số lượng của từng đầu mặt hàng hóa. Những tài sản hoặc công cụ dụng cụ được liệt kê trong phiếu mua hàng có thể là những công cụ còn thiếu hoặc đã có nhưng đến lúc cần thay thế và bổ sung.

Bước 2: Đề xuất ban lãnh đạo xem xét và phê chuẩn

Phiếu mua hàng được thông qua giữa các bộ phận liên quan sẽ được trình diện lên Ban lão đạo để xét duyệt. Dựa trên tình hình thực tiễn và chính sách doanh nghiệp, Ban lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định phù hợp.

• • • Nếu các mục đề xuất trong phiếu yêu cầu mua hàng được thông qua, Ban lãnh đạo sẽ ký duyệt.
    • Nếu cần sửa chữa hoặc bổ sung hoặc thay đổi, cán bộ quản lý sẽ gửi lại cho bộ phận thu mua điều chỉnh.

Bước 3: Bộ phận Tài chính – Kế toán xem xét chi phí mua sắm

Phiếu mua hàng được phê chuẩn bởi Ban lãnh đạo được gửi đến bộ phận Tài chính – Kế toán để lập dự toán chi phí và phê duyệt phiếu đề nghị mua tài sản và công cụ dụng cụ. Sau khi lập dự toán, bộ phận Tài chính – Kế toán hoàn tất các thủ tục liên quan đến mua hàng để tiến hành đặt hàng.

Vai trò của việc ứng dụng công nghệ chuẩn hóa phiếu yêu cầu mua hàng trong quản lý tài sản

Trong quá trình tối ưu quy trình mua sắm tài sản, việc sử dụng phiếu yêu cầu mua hàng thủ công được lập ra bởi một bộ phận không còn phù hợp với yêu cầu khắt khe để nâng cấp doanh nghiệp lên tầm cao mới. Khi đó chúng ta sẽ thấy tác dụng thật sự của sự hỗ trợ đến từ các phần mềm quản lý.

Ngăn chặn các hành vi gian lận và tham ô

Việc công khai thành lập phiếu mua hàng được quản lý đồng thời bởi nhiều bộ phận đề cao tính minh bạch trong quy trình mua sắm. Điều này giúp tránh được các tình huống nhiều quản lý hoặc người phụ trách đặt mua những mặt hàng mà không được sự chấp thuận của số đông hoặc các yếu tố mờ ám khác. Tất cả các nhu cầu mua sắm đều được công khai trong quy trình.

Quản lý nhà cung cấp hiệu quả

Một trong những bất cập khi sử dụng phiếu yêu cầu mua hàng kiểu thủ công chính là doanh nghiệp không thể nắm bắt và quản lý hiệu quả các nhà cung cấp. Điều này không ảnh hưởng nhiều trong giai đoạn đầu nhưng sẽ gây khó khăn trong việc chọn lựa và đánh giá trung thực chất lượng của các nhà cung cấp về sau.

Ngoài ra khi đề xuất một nhà cung cấp, các bộ phận cũng sẽ thiếu căn cứ xác đáng cho sự chọn lựa của mình. Vì thế trong quá trình ứng dụng quản lý phiếu yêu cầu mua hàng, các phần mềm quản lý đã đồng thời tích hợp dữ liệu để đưa ra các thông số của nhà cung cấp được lưu trữ và quản lý chặt chẽ. Điều này hỗ trợ bộ phận thu mua lên kế hoạch hiệu quả và mang tính thuyết phục hơn khi chọn lựa nhà cung cấp.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Ứng dụng phần mềm trong việc quản lý và hỗ trợ lập phiếu yêu cầu mua hàng giúp tiết kiệm thời gian lập phiếu yêu cầu mua hàng. Khi tất cả mọi người đều cùng hiểu giống nhau về một nội dung, các sai sót sẽ rất khó để xảy ra. Khi đó doanh nghiệp không phải tốn kém thời gian để sửa chữa hay thảo luận nhiều lần. Mà đối với mỗi doanh nghiệp hay cá nhân kinh doanh, thời gian cũng chính là tiền bạc, hao hụt vì thời gian hoàn toàn có thể đo đếm và quy đổi thành chi phí.

Vì thế nếu một phần mềm giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian tức là phần mềm đó giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí.

Phần mềm quản lý hỗ trợ quản lý và lập phiếu mua hàng hiệu quả hiện nay

Thấu hiểu được những nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp trong nỗ lực nâng cáp và thay đổi những bất cập còn tồn đọng trong các quy trình mua sắm và quản lý tài sản, Gsoft đã cho ra mắt phần mềm gAMSPro – phần mềm quản lý tài sản đa phân hệ.

Không chỉ hỗ trợ quản lý tài sản hiệu quả, gAMSPro còn hỗ trợ các bộ phận trong việc quản lý cung ứng, tác động đến quy trình lập phiếu yêu cầu mua hàng. Tuy mua hàng chỉ là một khâu trong quy trình quản lý tài sản nhưng đây là khâu đầu tiên và cần được chú trọng nhất. Đừng để công đoạn mua hàng làm hao phí tài nguyên của doanh nghiệp bạn. Nhấc máy lên và gọi nay cho chúng tôi để được tư vấn sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý tài sản!

Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu GSOFT

Địa chỉ:

• Tầng 6 – 7 – 8, 235 Lý Thường Kiệt, Phường 6, Quận Tân Bình, Tp. HCM
• Tòa nhà GSOFT, 177B Trần Văn Đang, Phường 11, Quận 3, Tp.HCM
• Tầng 7 tòa nhà Việt Á, Số 9 phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0913 509 979

Email: contact@gsoft.com.vn

Fanpage: GSOFT – Công ty Phần Mềm Hoàn Cầu

Youtube: GSOFT – Công ty Phần Mềm Hoàn Cầu