Ứng dụng 4.0 trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp, tổ chức

Trong các doanh nghiệp, tổ chức có quy mô, khối lượng tài sản lớn thì quy trình mua hàng của doanh nghiệp qua các đợt mua sắm hàng hóa, tài sản trong năm nhằm đảm bảo cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh được thực hiện trơn tru là vô cùng thiết yếu. Sở hữu một quy trình mua hàng hiệu quả, bài bản sẽ giúp cho việc cung ứng hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,… được diễn ra liên tục, tránh đứt đoạn, ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban, đơn vị và kiểm soát được giá trị tối đa từ mỗi đồng tiền mà doanh nghiệp đầu tư vào hàng hóa, tài sản.

1. Quy trình mua hàng của doanh nghiệp là gì?

Sau bước lập kế hoạch mua sắm thì mua sắm hàng hóa là bước đầu tiên trong quá trình luân chuyển hàng hóa, là quan hệ giữa bên mua hàng hóa và bên bán hàng hóa và giá trị của hàng hóa được quy đổi thanh toán qua tiền. Về cơ bản, quy trình mua hàng hiểu đơn giản như tiến hành một giao dịch, là quá trình chuyển đổi vốn trong doanh nghiệp từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa.

Doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề với quy mô khác nhau thì sẽ có quy trình sắm hàng hóa khác nhau. Các doanh nghiệp có nhiều phòng ban, đơn vị, quy mô lớn sở hữu nhiều khối tài sản như: ngân hàng, bảo hiểm, khu công nghiệp, chế xuất,… thì quá trình lập kế hoạch mua sắm hàng hóa cho đến khi thực hiện mua sắm thường phải qua nhiều cấp xét duyệt trong doanh nghiệp.

quy trình mua hàng trong doanh nghiệp là gì
Doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề với quy mô khác nhau thì sẽ có quy trình mua hàng khác nhau

2. Tầm quan trọng của quy trình mua hàng bài bản, hiệu quả trong doanh nghiệp?

Nắm vững một quy trình mua hàng bài bản sẽ giúp cho doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả, tránh các trường hợp chi tiêu bất chính, trộm cắp, mất mát hàng hóa, các “cạm bẫy tài chính” trong các giao dịch, mua bán đi kèm với thói quen mua hàng không kèm theo các giấy tờ, chứng từ mua bán.

Một quy trình mua hàng bài bản, rõ ràng, hiệu quả giúp cho doanh nghiệp:

  • Tạo ra quy trình mua hàng hiệu quả, kiểm soát chi tiêu trong doanh nghiệp từ việc mua các nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh đến mua các trang thiết bị, máy móc, các loại công cụ dụng cụ,…
  • Quản lý hiệu quả mối quan hệ với nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
  • Quản lý tối ưu chuỗi cung ứng hàng hóa, dịch vụ, luôn đảm bảo cung ứng hàng hóa, dịch vụ chất lượng cho doanh nghiệp với chi phí tối ưu nhất qua các chu kỳ kinh doanh.
  • Quản lý, đánh giá các nhà cung cấp liên tục qua các đợt mua sắm nhằm đảo bảo “tình trạng ổn định” của nhà cung cấp.
  • Tối ưu, đồng bộ quy trình mua sắm và các thủ tục liên quan trong toàn bộ hệ thống doanh nghiệp.
  • Đánh giá được hiệu quả các hoạt động mua sắm tài sản của doanh nghiệp

Ví dụ: Sở hữu quy trình mua hàng chuẩn giúp cho doanh nghiệp X hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kiểm soát được lượng lớn nguyên vật liệu cần mua qua các chu kỳ kinh doanh, hạn chế các tiềm ẩn, rủi ro cao về tài chính và thất thoát về nguyên vật liệu, hàng hóa bởi vì đặc thù việc mua hàng trong lĩnh vực này cần nhập nguyên vật liệu với số lượng lớn, diễn ra thường xuyên.

Quy trình mua hàng bài bản giúp doanh nghiệp hạn chế các tiềm ẩn, rủi ro cao về tài chính
Quản lý mua sắm hiệu quả giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của các hoạt động mua sắm hàng hóa

Đặc biệt thì theo Điều 54 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP trong việc mua sắm hàng hóa trên 100 triệu, mua sắm hàng hóa dưới 100 triệu thì doanh nghiệp cũng phải lưu ý một vài vấn đề như:

  • Nếu giá trị hàng hóa, tài sản, dịch vụ không quá 100 triệu đồng và thuộc dự toán mua sắm thường xuyên thì doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức chỉ định thầu rút gọn.
  • Giá trị gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, dịch vụ công không quá 500 triệu đồng; gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp, mua thuốc, vật tư y tế, sản phẩm công không quá 01 tỷ đồng có thể áp dụng hình thức chỉ định thầu rút gọn.

Việc mua sắm hàng hóa có giá trị từ 100 triệu đồng là hoạt động diễn ra thường xuyên trong doanh nghiệp lớn và để đảm bảo cho hoạt động này diễn ra nhanh chóng thì doanh nghiệp thường áp dụng hình thức chỉ định thầu. Lưu trữ thông tin về nhà thầu, đánh giá các nhà thầu đã thực hiện giao dịch mua bán với doanh nghiệp qua các kỳ là điều làm cần thiết với các doanh nghiệp lớn, có nhiều khối tài sản vận hành trong doanh nghiệp. Quy trình mua sắm hàng hóa hoạt động hiệu quả giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, kiểm soát chi tiết các kế hoạch mua sắm, tình hình chi tiêu trong các kỳ kinh doanh, tối ưu hóa lợi nhuận từ việc đầu tư vào tài sản.

3. Quy trình mua hàng của doanh nghiệp trong việc vận hành doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì sẽ có quy trình mua hàng khác nhau, tùy quy mô, loại hình doanh nghiệp thì sẽ phát triển quy trình mua hàng cho phù hợp, nhưng về cơ bản thì quy trình mua hàng thường qua các bước sau:

3.1. Phân tích nhu cầu mua sắm của doanh nghiệp

Lập kế hoạch mua sắm là điều cần thiết để đảm bảo hoạt động mua sắm diễn ra cụ thể, chi tiết, hiệu quả, giúp tối ưu chi phí trong các khâu mua sắm. Phân tích nhu cầu mua sắm và lập kế hoạch mua sắm chi tiết sẽ tạo tiền đề cho các hoạt động kinh doanh, phát triển của doanh nghiệp.

Khi thực hiện lập kế hoạch mua sắm, doanh nghiệp cần phải nắm được:

  • Cần mua sắm những gì? (tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hàng hóa,… với số lượng cần mua thêm hoặc mua thay thế là bao nhiêu)
  • Nên mua sắm khi nào? (thời điểm nào thích hợp để thực hiện việc mua sắm?)
  • Chi phí giá, cả của hàng hóa, dịch vụ.
  • Thông tin kế hoạch mua sắm của các kỳ trước đó.
  • Tình hình sử dụng tài sản trong kỳ kinh doanh.

Từ các thông tin trên, các báo cáo chi tiết, chính xác thì doanh nghiệp sẽ phân tích, lập kế hoạch mua sắm hiệu quả cho các kỳ, các đợt mua sắm tiếp theo, phân chia được chi tiết các kế hoạch mua sắm hợp lý theo tháng, năm, các kỳ kinh doanh.

3.2. Lập yêu cầu mua hàng

Các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp có nhu cầu mua sắm hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu,… thì cần phải làm các phiếu yêu cầu, đề xuất sau đó gửi lên Bộ phận mua sắm trong doanh nghiệp để tiến hành mua hàng phù hợp, đáp ứng nhu cầu của các bộ phận để đảm bảo cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh không bị trì trệ.

Các phiếu yêu cầu mua hàng này sẽ thường do trưởng phòng mua sắm, bộ phận kiểm duyệt hoặc người có trách nhiệm phê duyệt. Khi có yêu cầu mua hàng, người có trách nhiệm sẽ tiến hành xem xét đề xuất phiếu yêu cầu bao gồm các thông tin như: số lượng hàng cần mua, nhà cung cấp hàng hóa, đơn giá và khi nào cần.

Ví dụ: Chi nhánh Y thuộc Doanh nghiệp X hoạt động trong lĩnh vực Ngân hàng thực hiện kế hoạch mua sắm tài sản như: máy tính, bàn phím, bàn ghế,… cho chi nhánh mới của doanh nghiệp. Khi đó Bộ phận hành chính của chi nhánh sẽ kiểm tra tình trạng tài sản trong doanh nghiệp xem cần phải bổ sung, mua sắm mới những tài sản nào, tình hình luân chuyển những tài sản còn thừa ở các chi nhánh khác, các báo cáo mua sắm, sử dụng tài sản ở các chi nhánh qua các kỳ kinh doanh,… để từ đó lập kế hoạch mua sắm hoàn chỉnh và gửi lên cho Bộ phận mua sắm xem xét. Bộ phận mua sắm sau khi xem xét sẽ gửi lên Ban lãnh đạo để tiến hành phê duyệt hoặc từ chối đề xuất mua sắm này.

3.3. Lập đề nghị báo giá, theo dõi báo giá

Sau khi có “yêu cầu mua hàng” từ các phòng ban, đơn vị thì Bộ phận mua sắm sẽ tiến hành lập “Đề nghị báo giá” để gửi cho các nhà cung cấp trước đó (đã thực hiện giao dịch với doanh nghiệp) theo các điều kiện mà phòng ban đã yêu cầu hoặc gửi cho các nhà cung cấp mới (đã tìm kiếm được thỏa mãn các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp của doanh nghiệp).

Sau khi nhận báo giá từ các nhà cung cấp thì doanh nghiệp cần tiến hành:

  • Đánh giá nhà cung cấp hàng hóa tốt nhất theo các tiêu chí mà doanh nghiệp đã yêu cầu, xây dựng.
  • Lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Căn cứ vào báo giá thì Bộ phận mua sắm sẽ tiến hành lập và theo dõi Hợp đồng mua sắm hoặc Đơn đặt hàng mua.

3.4. Phê duyệt báo giá

Căn cứ vào báo giá của đơn vị cung cấp, Bộ phận mua sắm sẽ trình lên Ban lãnh đạo xét duyệt các thông tin như:

  • So sánh báo giá mới ở thời điểm hiện tại với báo giá cũ ở các kỳ trước đó của cùng một mặt hàng hàng hóa của các nhà cung cấp khác nhau.
  • So sánh giá cả và điều kiện mua hàng (thanh toán, giao hàng, phạt hợp đồng,…) của cùng một mặt hàng hóa của các đơn vị cung cấp khác nhau.
Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp đã được quản lý trong phần mềm quản lý tài sản gAMSPro
Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp được quản lý trong phần mềm quản lý tài sản gAMSPro

3.5. Lập hợp đồng mua sắm hàng hóa

Sau khi lựa chọn được đơn vị cung cấp phù hợp và Ban lãnh đạo phê duyệt thì Bộ phận mua sắm sẽ tiến hành lập Hợp đồng mua sắm chứa các thông tin như: báo giá, thời gian giao hàng, lịch thanh toán, điều khoản thanh toán,…

Sau khi chuyển hợp đồng cho đơn vị cung cấp, doanh nghiệp lưu trữ thông tin, chuyển hợp đồng cho các đơn vị liên quan để theo dõi: Bộ phận quản lý kho sẽ căn cứ vào hợp đồng để theo dõi, lên kế hoạch nhập hàng về kho; Bộ phận hành chính sẽ căn cứ vào số lượng hàng hóa, công cụ dụng cụ để phân bổ cho phù hợp; Bộ phận kế toán sẽ căn cứ vào hợp đồng để theo dõi thanh toán, công nợ.

3.6. Nhập kho

Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho, các thông tin trên Hợp đồng mua sắm như: số lượng, thông số kỹ thuật, tình trạng,… sẽ được doanh nghiệp dùng làm căn cứ để kiểm tra. Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho, mặt hàng không đạt điều kiện cần được phản hồi lại cho Bộ phận mua sắm để tiếp nhận yêu cầu và thực hiện các bước hoàn trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp.

3.7. Thanh toán

Căn cứ vào Hợp đồng mua bán hàng hóa và các giấy tờ liên quan thì Bộ phận mua sắm sẽ lập hồ sơ thanh toán và gửi Bộ phận kế toán, sau khi xác nhận đầy đủ các thông tin hợp lệ cần có trong hợp đồng thì sẽ tiến hành thanh toán cho đơn vị cung cấp.

4. Ứng dụng phần mềm quản lý tài sản trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Ứng dụng phần mềm vào khâu mua sắm trong việc vận hành doanh nghiệp nhằm đảm bảo quy trình mua hàng đạt hiệu quả là điều cần thiết trong thời đại số hóa hiện nay. Hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản gAMSPro giúp doanh nghiệp đồng nhất quy trình mua hàng giữa các phòng ban, đơn vị trong toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp, mang đến nhiều lợi ích khi sử dụng như:

  • Kiểm soát được toàn bộ thông tin về số lượng, giá trị, tình trạng của tài sản, hàng hóa trên một hệ thống duy nhất.
  • Kiểm tra, theo dõi thông tin, phê duyệt các kế hoạch mua sắm tài sản, hàng hóa chi tiết qua từng chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Bên cạnh lưu trữ thông tin các kế hoạch mua sắm của doanh nghiệp qua các kỳ, phần mềm cũng cho phép người dùng thực hiện đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như: giao hàng, chất lượng, bảo hành, khiếu nại qua các kỳ đánh giá.
  • Quản lý chi tiết các kế hoạch thanh lý tài sản giúp cho doanh nghiệp nhìn rõ tình trạng tài sản qua các chu kỳ kinh doanh để dự trù các kế hoạch mua sắm chính xác hơn.
  • Tính năng kiểm kê giúp kiểm tra, đối chiếu dữ liệu về tình hình sử dụng tài sản giữa các phòng ban nhằm biết được số lượng, “giá trị còn lại” của tài sản trong doanh nghiệp.
phần mềm quản lý tài sản gAMSPro
Giao diện “Hệ thống quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản gAMSPro”

Nếu doanh nghiệp bạn cần một giải pháp để quản lý mua sắm và tài sản hiệu quả thì hãy liên hệ với GSOFT ngay để được tư vấn!

Nhận tư vấn chi tiết &
báo giá phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản!

 

Vui lòng check để đảm bảo thông tin ở trên là chính xác.

>> Xem thêm:

Có thể bạn quan tâm

Sự hài lòng của khách hàng chính là thành công lớn nhất của chúng tôi

Gọi cho chúng tôi