Giải đáp: Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn trong doanh nghiệp?

Trong mỗi doanh nghiệp, hoạt động tạm ứng là một phần quan trọng trong việc quản lý tài chính và chi tiêu. Tuy nhiên, nhiều người vẫn không rõ liệu tạm ứng được coi là tài sản hay nguồn vốn. Bài viết này sẽ giải đáp câu hỏi “Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn?” và cung cấp hướng dẫn về cách hạch toán tạm ứng trong doanh nghiệp.

Tạm ứng là gì?

Theo Khoản 1 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tạm ứng là khoản tiền doanh nghiệp cấp trước để chi trả các chi phí phát sinh trong công việc. Các chi tiêu tạm ứng thường bao gồm công tác, mua sắm vật tư, hoặc thanh toán trước cho dịch vụ. Nếu có nhân viên thường xuyên nhận tạm ứng, cần có văn bản chỉ định do Giám đốc ký và xác nhận.

Sau khi hoàn thành công việc, chi phí thực tế sẽ được xác nhận qua các chứng từ và điều chỉnh lại khoản tạm ứng. Trong kế toán, tạm ứng được ghi nhận và theo dõi chặt chẽ, giúp doanh nghiệp quản lý chi phí và duy trì minh bạch tài chính.

Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn?

Để trả lời câu hỏi “Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn?”, chúng ta cần hiểu rõ hai khái niệm cơ bản trong kế toán: tài sản và nguồn vốn.

• Tài sản: Trong kế toán, tài sản là những gì doanh nghiệp sở hữu và có thể đem lại giá trị kinh tế trong tương lai, bao gồm tiền mặt, bất động sản, máy móc thiết bị và các khoản phải thu. Trong doanh nghiệp, tài sản được phân loại: tài sản ngắn hạn (có thể chuyển đổi thành tiền trong vòng một năm, như tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho) và tài sản dài hạn (được sử dụng trên một năm, như nhà xưởng, thiết bị máy móc, bất động sản.)
• Nguồn vốn: Nguồn vốn là các khoản tiền mà doanh nghiệp huy động để phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh. Nguồn vốn có thể đến từ vốn chủ sở hữu (vốn tự có của doanh nghiệp) hoặc vốn vay (các khoản vay từ ngân hàng hoặc tổ chức tài chính). Nguồn vốn giúp doanh nghiệp có thể chi trả cho các chi phí hoạt động và đầu tư vào các tài sản cần thiết.

Vậy, tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn? Việc phân biệt tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn tùy thuộc vào cách doanh nghiệp phân loại khoản tạm ứng vào danh mục trên bảng cân đối. Tạm ứng thường được xem là tài sản lưu động vì nó là khoản tiền cấp trước cho mục đích cụ thể. Trong sổ sách kế toán, tạm ứng được ghi nhận là tài sản và điều chỉnh sau khi hoàn trả hoặc quyết toán. Vì vậy, tạm ứng cấp cho nhân viên để thực hiện nhiệm vụ được coi là tài sản của doanh nghiệp.

Vậy tạm ứng là tài sản ngắn hạn hay dài hạn​? Điều này sẽ tùy thuộc vào việc doanh nghiệp điều chỉnh lại sau khi chi tiêu đúng mục đích và có chứng từ hợp lệ. Trong đa số trường hợp, tạm ứng được ghi nhận là tài sản ngắn hạn và hoàn trả trong vòng 1 năm. Tuy nhiên, với các khoản chi dài hạn, tạm ứng có thể được chuyển thành tài sản dài hạn.

Hướng dẫn hạch toán tạm ứng trong doanh nghiệp

Hạch toán tạm ứng là một phần quan trọng trong công tác kế toán doanh nghiệp, giúp quản lý và theo dõi các khoản tiền cấp trước cho nhân viên, bộ phận hoặc đối tác. Quá trình này đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ quy định để đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

Nguyên tắc hạch toán

Căn cứ theo khoản 1 điều 22 thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc hạch toán các khoản Tạm ứng (Tài khoản 141) bao gồm:

1. a) Tài khoản này ghi nhận các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động và theo dõi thanh toán các khoản tạm ứng đó.
2. b) Khoản tạm ứng là tiền hoặc vật tư doanh nghiệp giao cho người lao động để thực hiện nhiệm vụ đã phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là nhân viên doanh nghiệp, và với những người nhận tạm ứng thường xuyên, cần có chỉ định bằng văn bản từ Giám đốc.
3. c) Người nhận tạm ứng (dù cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận và sử dụng đúng mục đích, công việc đã phê duyệt. Số tiền không sử dụng hoặc sử dụng không hết phải nộp lại quỹ. Khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm chứng từ gốc). Số tiền không sử dụng hết sẽ bị trừ vào lương, nếu chi quá số nhận tạm ứng, doanh nghiệp sẽ chi bổ sung.
4. d) Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận kỳ sau. Kế toán cần mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình nhận và thanh toán tạm ứng của từng cá nhân.

Kết cấu và nội dung phản ánh

Theo Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 141 phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản đó. Cụ thể:

• Bên Nợ: Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động.
• Bên Có:
  • Các khoản tạm ứng đã được thanh toán.
  • Số tiền tạm ứng không sử dụng hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương.
  • Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho.
• Số dư bên Nợ: Số tạm ứng chưa thanh toán.

Cách hạch toán tạm ứng cho một số nghiệp vụ

1. a) Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động, ghi:

• Nợ TK 141 – Tạm ứng
  • Có các TK 111, 112, 152,…

1. b) Khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:

• Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642, …
• Có TK 141 – Tạm ứng

1. c) Các khoản tạm ứng không sử dụng hết phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương người nhận tạm ứng, ghi:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
• Có TK 141 – Tạm ứng

1. d) Trường hợp số chi thực tế lớn hơn số tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:

• Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627, …
• Có TK 111 – Tiền mặt

Hạch toán tạm ứng chính xác giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu, đảm bảo minh bạch trong báo cáo tài chính. Đồng thời doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, xử lý các khoản phải thu, tránh sai sót hoặc thất thoát tài chính.

Lưu ý khi hạch toán tạm ứng

Hạch toán tài khoản 141 – Tạm ứng có thể gây ra nhiều nhầm lẫn trong quá trình kế toán, dẫn đến sai sót và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Những hiểu lầm này thường xuất phát từ những việc sau:

• Khoản tạm ứng lương cho người lao động không được hạch toán vào TK 141 mà sẽ hạch toán vào bên Nợ của TK 334.
• Tài khoản tạm ứng 141 chỉ áp dụng cho người lao động trong doanh nghiệp.
• Khoản ứng trước cho người bán không được hạch toán vào TK 141 mà sẽ ghi vào bên Nợ của TK 331.
• Khoản chi tiền không cho nhân viên và không nhằm mục đích kinh doanh không được ghi vào TK 141.

Phần mềm gAMSPro 4.0 của GSOFT sẽ là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả. Vui lòng liên hệ với GSOFT qua 0913.509.979 để được tư vấn và trải nghiệm phần mềm hôm nay.