RPA là gì? Giải pháp tự động hóa bằng robot phần mềm (Phần 2)

Tiếp nối phần một , sau khi đã tìm hiểu toàn diện về khái niệm của RPA là gì​, ưu nhược điểm của RPA là gì​​ và l3011ợi ích của RPA là gì​​, GSOFT sẽ tiếp tục về ứng dụng của RPA là gì​​ chi tiết trong phần hai này. Nội dung sẽ tập trung phân tích các ứng dụng thực tiễn của công nghệ RPA là gì​​ cũng như các minh chứng triển khai thành công trên phạm vi toàn cầu và tại Việt Nam. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ có cơ hội nắm bắt các chiến lược hiệu quả để xây dựng lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên chuyển đổi số.

Ứng dụng của RPA trong các ngành nghề

Trước sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, doanh nghiệp nào biết cách tận dụng hết giá trị công nghiệp RPA sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp đó tối ưu vận hành, hoạt động và quy trình làm việc. Vậy, các ứng dụng của RPA là gì​​ trong các ngành nghề? Công nghệ này​ đặc biệt phù hợp với một số lĩnh vực tiêu biểu sau:

Trong ngành sản xuất

Ứng dụng của RPA là gì​​ trong ngành sản xuất? Chúng bao gồm:

• Tự động hóa các quy trình sản xuất: Điều khiển robot thực hiện các tác vụ lặp lại trong dây chuyền sản xuất, như lắp ráp, kiểm tra sản phẩm, hoặc đóng gói, giúp tăng năng suất và giảm thiểu sai sót.
• Quản lý kho bãi và logistics: Hỗ trợ kiểm kê hàng tồn kho, quản lý lưu kho, điều phối vận chuyển, và theo dõi chuỗi cung ứng, đảm bảo quy trình vận hành hiệu quả và đồng nhất.
• Giám sát và bảo trì thiết bị: Thu thập và phân tích dữ liệu từ các thiết bị và máy móc để dự đoán các sự cố có thể xảy ra, từ đó lập kế hoạch bảo trì kịp thời, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động.
• Quản lý chất lượng sản phẩm: RPA tự động giám sát, kiểm tra, ghi chép và phân tích dữ liệu về chất lượng sản phẩm theo thời gian thực, đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng được duy trì trên toàn bộ dây chuyền sản xuất.

Trong ngành công nghệ thông tin

Ứng dụng của RPA là gì​ trong ngành công nghệ thông tin? Chúng bao gồm:

• Quản lý hệ thống: RPA giúp tự động hóa các công việc như theo dõi, giám sát hoạt động hệ thống, sao lưu và phục hồi dữ liệu cũng như triển khai các bản cập nhật phần mềm. Điều này đảm bảo hệ thống vận hành liên tục và hạn chế tối đa lỗi do tác động thủ công.
• Cài đặt và cấu hình phần mềm: Công nghệ này hỗ trợ tự động hóa quy trình cài đặt và cấu hình các ứng dụng hoặc phần mềm trên máy chủ và thiết bị cá nhân. Kết quả là thời gian xử lý được rút ngắn, giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, giúp bộ phận IT tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
• Quản lý tài khoản và quyền truy cập: RPA hỗ trợ tự động tạo, cập nhật hoặc xóa tài khoản người dùng, quản lý quyền truy cập vào hệ thống và giám sát các hoạt động đăng nhập, nâng cao bảo mật dữ liệu.
• Xử lý sự cố: RPA có thể tự động thực hiện các bước cơ bản để khắc phục sự cố, chẳng hạn như kiểm tra lỗi hệ thống hoặc khởi động lại các dịch vụ, giúp giảm thời gian ngừng hoạt động.
• Hỗ trợ báo cáo và phân tích: Công nghệ này tự động thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, tổng hợp và tạo các báo cáo phân tích chi tiết để hỗ trợ đội ngũ IT đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Trong ngành sales, dịch vụ

Ứng dụng của RPA là gì​ trong ngành sales, dịch vụ? Chúng bao gồm:

• Xử lý đơn hàng tự động: RPA tự động tiếp nhận và xử lý đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau, đảm bảo kiểm tra thông tin chính xác và cập nhật trạng thái đơn hàng nhanh chóng, mang lại sự hài lòng cao hơn cho khách hàng.
• Quản trị thông tin khách hàng: Công nghệ này hỗ trợ thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu khách hàng một cách chi tiết. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phân loại khách hàng tiềm năng và cá nhân hóa các dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu đặc thù của từng đối tượng.
• Tự động hóa chăm sóc khách hàng: RPA giúp tự động trả lời các câu hỏi phổ biến thông qua nhiều kênh như email, chatbot hoặc website. Điều này không chỉ giảm tải công việc cho đội ngũ nhân viên mà còn duy trì tốc độ phản hồi nhanh, tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng.
• Quản lý chiến dịch email marketing: Với RPA, doanh nghiệp có thể lập trình để gửi email marketing đồng loạt tới các nhóm khách hàng mục tiêu, theo dõi hiệu quả chiến dịch và tối ưu hóa nội dung tiếp thị để gia tăng tỷ lệ chuyển đổi.
• Phân tích hành vi khách hàng: RPA thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến hành vi của khách hàng, chẳng hạn như lịch sử mua sắm hoặc thói quen truy cập website. Thông tin này hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các chiến lược tiếp cận hiệu quả và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Trong ngành tài chính, kế toán

Ứng dụng của RPA là gì​​ trong ngành tài chính, kế toán? Ngành tài chính – kế toán thường xuyên đối mặt với khối lượng lớn dữ liệu và các quy trình lặp đi lặp lại. RPA xuất hiện như một giải pháp hiện đại, mang lại nhiều lợi ích nổi bật bằng cách tự động hóa các tác vụ quan trọng, như:

• Nhập liệu và đối chiếu sổ sách: RPA có khả năng trích xuất thông tin từ hóa đơn, chứng từ một cách tự động và nhập liệu chính xác vào hệ thống kế toán. Đồng thời, công nghệ này hỗ trợ so sánh, đối chiếu dữ liệu giữa các hệ thống hoặc báo cáo khác nhau, đảm bảo tính minh bạch và đồng nhất.
• Lập báo cáo tài chính: Việc tổng hợp và xử lý thủ công các số liệu có thể được thay thế hoàn toàn bằng RPA. Công nghệ này có thể tự động hóa việc xây dựng các báo cáo tài chính định kỳ như báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinh doanh và nhiều loại báo cáo khác, giúp tối ưu hóa thời gian và hạn chế sai sót.
• Xử lý hóa đơn tự động: RPA giúp doanh nghiệp tối ưu hóa từ khâu tiếp nhận hóa đơn, xác minh thông tin, đối chiếu với đơn đặt hàng, cho đến xử lý thanh toán. Điều này không chỉ rút ngắn thời gian mà còn giảm thiểu chi phí liên quan đến in ấn, vận chuyển và lưu trữ.
• Quản lý dòng tiền và giao dịch: Công nghệ RPA hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các giao dịch thanh toán tự động, đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng và gửi thông báo thanh toán một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này góp phần quản lý dòng tiền hiệu quả, nâng cao tính minh bạch và tin cậy.
• Tuân thủ quy định và kiểm toán: Công nghệ RPA đảm bảo quá trình ghi nhận và lưu trữ dữ liệu tuân thủ đúng các yêu cầu pháp lý và hỗ trợ kiểm toán thông qua việc tạo ra các báo cáo chi tiết và đáng tin cậy.

Trong ngành Human Resources (HR)

Ứng dụng của RPA là gì​ trong ngành nhân sự? Chúng bao gồm:

• Tuyển dụng: Công nghệ RPA hỗ trợ tự động sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên tiêu chí cụ thể, gửi email thông báo đến ứng viên và lập kế hoạch lịch phỏng vấn một cách nhanh chóng, đảm bảo hiệu quả và giảm tải cho bộ phận tuyển dụng.
• Tiếp nhận nhân viên mới (Onboarding): RPA tối ưu quy trình tiếp nhận nhân sự mới như thiết lập tài khoản email, cấp quyền truy cập vào hệ thống nội bộ và cung cấp tài liệu hướng dẫn cần thiết, đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện nhanh gọn và chính xác.
• Quản lý hồ sơ nhân sự: Hệ thống RPA giúp theo dõi, cập nhật thông tin nhân viên, quản lý hồ sơ công việc và hợp đồng lao động tự động. Điều này không chỉ tăng độ chính xác mà còn giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và truy xuất dữ liệu.
• Tính lương, thưởng và chấm công: Công nghệ này tự động tính toán lương, thưởng dựa trên dữ liệu chấm công và hiệu quả công việc. Đồng thời, RPA quản lý các yêu cầu nghỉ phép, xử lý đơn xin nghỉ một cách nhanh chóng, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể cho bộ phận nhân sự.
• Hỗ trợ báo cáo và phân tích: RPA tự động tổng hợp dữ liệu và tạo các báo cáo nhân sự định kỳ, cung cấp thông tin chi tiết để hỗ trợ ra quyết định chiến lược trong việc phát triển nguồn nhân lực.

Trong ngành du lịch

Ứng dụng của RPA là gì​ trong ngành du lịch? Một số ứng dụng cụ thể bao gồm:

• Quản lý đặt phòng và vé: RPA tự động xử lý yêu cầu đặt phòng, đặt vé máy bay, và các dịch vụ liên quan, đảm bảo quy trình nhanh chóng và chính xác, đồng thời cập nhật thông tin trạng thái ngay lập tức cho khách hàng.
• Hỗ trợ khách hàng: RPA có thể tự động trả lời các câu hỏi thường gặp qua chatbot, email hoặc hệ thống hỗ trợ trực tuyến, giúp giảm tải cho đội ngũ nhân viên và nâng cao tốc độ phản hồi.
• Quản lý thông tin khách hàng: Công nghệ này thu thập, phân loại và lưu trữ dữ liệu khách hàng, từ đó hỗ trợ cá nhân hóa dịch vụ và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.
• Xử lý khiếu nại và hoàn tiền: RPA tự động hóa quy trình xử lý khiếu nại, yêu cầu hoàn tiền hoặc thay đổi dịch vụ, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng với thời gian xử lý nhanh và hiệu quả.
• Phân tích dữ liệu và dự đoán xu hướng: RPA giúp thu thập và phân tích dữ liệu từ các nguồn khác nhau, cung cấp thông tin hữu ích để dự đoán xu hướng du lịch và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Trong ngành y tế, chăm sóc sức khỏe

Để trả lời cho câu hỏi ứng dụng của RPA là gì​ trong ngành y tế, chăm sóc sức khỏe? GSOFT xin liệt kê số ứng dụng tiêu biểu bao gồm:

• Quản lý hồ sơ bệnh nhân: RPA tự động hóa việc cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ bệnh nhân, đảm bảo thông tin được xử lý chính xác và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
• Lên lịch hẹn khám: Công nghệ này hỗ trợ tự động hóa việc lập lịch hẹn khám chữa bệnh, từ việc xác nhận lịch hẹn đến gửi thông báo nhắc nhở, giúp tăng cường trải nghiệm của bệnh nhân.
• Thanh toán và bảo hiểm: RPA giúp tự động xử lý yêu cầu bồi thường bảo hiểm, quản lý hóa đơn thanh toán, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.
• Quản lý chuỗi cung ứng y tế: RPA hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho dược phẩm và thiết bị y tế, theo dõi tình trạng và quản lý các nguồn cung cấp một cách hiệu quả.
• Xử lý dữ liệu lâm sàng: RPA tự động thu thập và phân tích dữ liệu y khoa từ các nguồn khác nhau, hỗ trợ nghiên cứu lâm sàng và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.

Tình hình triển khai RPA trên thế giới và tại Việt Nam

Thực trạng triển khai RPA là gì​ trên toàn cầu và tại Việt Nam? Thị trường RPA toàn cầu đang ghi nhận tốc độ tăng trưởng đáng kinh ngạc. Theo thống kê từ Gartner, doanh thu phần mềm RPA năm 2022 đạt 2,5 tỷ USD và dự báo sẽ tăng trưởng trung bình hàng năm (CAGR) 19,5% để chạm mốc 6,5 tỷ USD vào năm 2027. Sự tăng trưởng này được thúc đẩy bởi các yếu tố chính sau:

• Gia tăng nhu cầu tự động hóa: Trước sự cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp ngày càng tìm kiếm các giải pháp nhằm tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và nâng cao năng suất. RPA đã trở thành lựa chọn lý tưởng nhờ khả năng đáp ứng nhanh gọn và hiệu quả.
• Sự tiến bộ công nghệ: Những đột phá trong trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (Machine Learning) và các công nghệ hỗ trợ khác đã cải thiện đáng kể hiệu năng của RPA, cho phép xử lý các tác vụ phức tạp hơn.
• Xu hướng chuyển đổi số toàn cầu: Đại dịch COVID-19 đã đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số, và RPA đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp thích nghi, duy trì hoạt động và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Thực trạng và tiềm năng của RPA tại Việt Nam:

Đánh giá hiện trạng và triển vọng phát triển của công nghệ RPA là gì​ tại Việt Nam? Dù RPA đang phổ biến trên toàn cầu, mức độ ứng dụng tại Việt Nam vẫn còn hạn chế, tập trung chủ yếu ở các doanh nghiệp lớn hoặc tập đoàn đa quốc gia. Tuy nhiên, tiềm năng phát triển của công nghệ này tại Việt Nam là rất lớn nhờ các lợi thế sau:

• Lợi thế chi phí nhân công: Chi phí nhân công cạnh tranh giúp các doanh nghiệp dễ dàng triển khai RPA để thay thế các công việc thủ công.
• Hỗ trợ từ chính phủ: Chính phủ Việt Nam đang tích cực thúc đẩy chuyển đổi số toàn quốc, trong đó tự động hóa là yếu tố trọng tâm.
• Gia tăng doanh nghiệp vừa và nhỏ: Nhu cầu tự động hóa quy trình tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngày càng lớn, góp phần mở rộng cơ hội cho thị trường RPA.

Thách thức trong việc triển khai RPA tại Việt Nam:

Những rào cản chính trong việc ứng dụng công nghệ RPA là gì​ tại Việt Nam? Chúng bao gồm:

• Hạn chế trong nhận thức: Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa còn thiếu hiểu biết về RPA cũng như các lợi ích thực tiễn mà công nghệ này mang lại.
• Nguồn nhân lực chưa đáp ứng: Sự thiếu hụt nhân lực có kỹ năng chuyên môn về RPA là một rào cản lớn đối với sự mở rộng và triển khai công nghệ này.
• Lo ngại về bảo mật: Các rủi ro liên quan đến an ninh dữ liệu và bảo mật thông tin đòi hỏi phải có phương án triển khai đúng đắn và phù hợp.

Thành công và triển vọng:

Những thành tựu và tiềm năng phát triển của công nghệ RPA là gì​ tại Việt Nam? Mặc dù còn nhiều thách thức, một số doanh nghiệp tiên phong tại Việt Nam đã triển khai RPA thành công. Ví dụ, Vietcombank đã giảm tới 90% thời gian xử lý giao dịch và nâng cao độ chính xác lên đến 100%. Tập đoàn FPT cũng đạt được bước tiến đáng kể khi tự động hóa đến 80% quy trình quản lý nhân sự, giúp giải phóng 50% thời gian làm việc của nhân viên.

Trong bối cảnh những cơ hội lớn cùng các chính sách hỗ trợ mạnh mẽ, RPA được kỳ vọng sẽ phát triển vượt bậc tại Việt Nam trong thời gian tới, đóng góp quan trọng vào quá trình chuyển đổi số và gia tăng năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp.

Tóm lại, RPA là chìa khóa giúp doanh nghiệp bứt phá trong kỷ nguyên chuyển đổi số. Với khả năng tự động hóa toàn diện, RPA hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót, và nâng cao hiệu quả vận hành. Đây là bước tiến quan trọng để các tổ chức hiện đại hóa, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững, đồng thời đáp ứng linh hoạt những thách thức trong môi trường kinh doanh không ngừng thay đổi. Hy vọng bài viết trên của GSOFT đã cung cấp đầy đủ thông tin về RPA là gì​​ cùng những ứng dụng khi triển khai công nghệ này trong doanh nghiệp.

>> Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp gAMSPro 4.0