RPA là gì​? Giải pháp tự động hóa bằng robot phần mềm (Phần 1)

Trong bối cảnh công nghệ đang không ngừng đổi mới và phát triển mạnh mẽ, khái niệm RPA là gì​ có lẽ đã trở nên quen thuộc với nhiều người. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn chưa rõ về ý nghĩa của thuật ngữ RPA là gì​, sự khác biệt giữa RPA là gì​ và AI, hay các lưu ý khi triển khai công nghệ này trong doanh nghiệp, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất. Hãy cùng GSOFT khám phá để hiểu rõ hơn về tiềm năng và ứng dụng của RPA là gì​ nhé!

Công nghệ RPA là gì​?

RPA, hay Robotic Process Automation, là công nghệ sử dụng robot phần mềm để tự động hóa các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Những robot này được thiết kế để bắt chước các thao tác mà con người thực hiện, đặc biệt là các công việc mang tính lặp đi lặp lại và tốn thời gian như nhập liệu, xử lý yêu cầu hay truy xuất dữ liệu.

RPA không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao hiệu suất nhờ tốc độ xử lý nhanh chóng và khả năng hoạt động liên tục. Bên cạnh đó, công nghệ này còn mang lại tính linh hoạt trong việc cải tiến và tối ưu hóa các quy trình hiện tại, phù hợp với nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau.

Điều đặc biệt của RPA là khả năng áp dụng trên các hệ thống không hỗ trợ giao diện lập trình ứng dụng (API), thông qua việc ghi nhận các thao tác của người dùng trên giao diện đồ họa (GUI) và tự động hóa chúng. Đây chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và tập trung vào các hoạt động chiến lược quan trọng hơn.

Các loại RPA

Các loại RPA là gì​? RPA bao gồm 3 loại khác nhau nhằm đáp ứng các nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp, giúp tối ưu quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động. Mỗi loại sở hữu đặc điểm và chức năng riêng, phù hợp với từng điều kiện ứng dụng cụ thể.

Attended RPA (Robot có giám sát)

Attended RPA là gì​? Đây là loại RPA hoạt động cùng với người dùng, hỗ trợ các nhiệm vụ mà con người thực hiện trực tiếp. Attended RPA thường được sử dụng tại những điểm tiếp xúc khách hàng, như trung tâm hỗ trợ khách hàng hoặc bán hàng.

Ví dụ: Khi một nhân viên dịch vụ khách hàng nhập thông tin từ khách hàng, Attended RPA có thể tự động tìm kiếm thông tin liên quan hoặc điền các trường dữ liệu cần thiết trong thời gian thực.

Unattended RPA (Robot không có giám sát)

Unattended RPA là gì​? Dòng robot này hoạt động độc lập và tự động hóa các quy trình mà không cần sự can thiệp của con người. Chúng được lập trình để chạy trong nền, thường trên các máy chủ hoặc hệ thống tập trung, xử lý các nhiệm vụ mang tính chất lặp đi lặp lại, chẳng hạn như nhập dữ liệu, xử lý các giao dịch, hoặc tổng hợp báo cáo tự động.

Dựa trên các quy trình được lập trình sẵn và hoạt động theo lịch trình được định trước, những robot này giúp nâng cao hiệu suất và đảm bảo tính liên tục cho quy trình làm việc. Đặc biệt, chúng có khả năng vận hành không gián đoạn 24/7, theo lịch trình đã cài sẵn, đảm bảo hoàn thành công việc chính xác, nhanh chóng và hiệu quả, nhất là đối với các tác vụ đòi hỏi khối lượng xử lý lớn.

Hybrid RPA (Robot kết hợp)

Hybrid RPA là gì​? Đây là sự kết hợp giữa Attended RPA và Unattended RPA, mang lại sự linh hoạt tối đa bằng cách tận dụng ưu điểm của cả hai loại. Hybrid RPA cho phép doanh nghiệp tự động hóa toàn diện, kết hợp sự can thiệp của con người khi cần. Cụ thể, các robot sẽ tự động xử lý những nhiệm vụ mang tính lặp đi lặp lại, trong khi con người tập trung thực hiện những công đoạn đòi hỏi sự đánh giá và ra quyết định chuyên sâu.

Ưu nhược điểm của công nghệ RPA là gì​?

Công nghệ RPA đã và đang khẳng định vai trò quan trọng trong việc cách mạng hóa các quy trình vận hành của doanh nghiệp. Mặc dù sở hữu nhiều lợi ích vượt trội, RPA cũng không tránh khỏi việc tồn tại một số hạn chế nhất định. Vậy điểm mạnh và nhược điểm khi triển khai công nghệ RPA là gì​? Chúng bao gồm:

Ưu điểm

Với khả năng tự động hóa các quy trình làm việc lặp đi lặp lại, RPA mang lại nhiều ưu điểm sau:

• Tăng hiệu suất làm việc: RPA giúp tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, từ đó giảm thời gian xử lý và nâng cao hiệu suất làm việc, loại bỏ được các lỗi thường gặp khi con người thực hiện thủ công.
• Hoạt động liên tục 24/7: Robot có khả năng hoạt động không ngừng nghỉ, đảm bảo công việc luôn được thực hiện đúng thời hạn.
• Hỗ trợ mở rộng quy mô: RPA dễ dàng điều chỉnh, triển khai, thay đổi, nâng cấp và tích hợp với các hệ thống khác mà không yêu cầu chỉnh sửa lớn, đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp.
• Tiết kiệm chi phí: RPA giúp giảm yêu cầu sử dụng nguồn lực cho các nhiệm vụ thủ công, giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí vận hành.

Nhược điểm

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc áp dụng RPA vào thực tế có thể gặp một số trở ngại như:

• Phụ thuộc vào cấu trúc quy trình: RPA phù hợp với các quy trình lặp lại, rõ ràng nhưng có thể gặp khó khăn khi áp dụng vào quy trình phức tạp. Đồng thời doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình làm việc trước khi áp dụng và có đội ngũ chuyên môn cao để giảm sát.
• Chi phí triển khai ban đầu: Dù tiết kiệm chi phí về lâu dài, việc triển khai RPA đòi hỏi đầu tư ban đầu đáng kể, bao gồm đầu tư vào phần mềm, hệ thống và đào tạo nhân sự.
• Khả năng bảo trì và nâng cấp: Khi hệ thống nguồn thay đổi hoặc quy trình được cập nhật, robot cần được chỉnh sửa hoặc lập trình lại, dẫn đến tốn thời gian và chi phí.
• Hạn chế tư duy phức tạp: RPA chỉ thực hiện tốt các tác vụ theo lập trình sẵn và không có khả năng học hỏi hoặc ra quyết định như trí tuệ nhân tạo (AI).
• Tác động đến nhân sự: Tự động hóa có thể làm giảm nhu cầu lao động cho các nhiệm vụ lặp lại, gây lo ngại về việc làm cho một số nhân viên. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đội ngũ kỹ thuật và chuyên gia có kinh nghiệm để thực hiện và giám sát việc triển khai.

>> Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp gAMSPro 4.0

Lợi ích của việc sử dụng RPA trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh doanh nghiệp đang không ngừng tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số để tối ưu quy trình và nâng cao hiệu suất, công nghệ RPA trở thành giải pháp công nghệ đáp ứng các yêu cầu trên. Vậy, lợi ích của việc sử dụng RPA là gì​ trong doanh nghiệp? Chúng bao gồm:

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Thời gian lưu trữ đề cập đến khoảng thời gian mà dữ liệu hoặc thông tin được giữ lại trong một hệ thống hoặc thiết bị. Với sự hỗ trợ của RPA, doanh nghiệp có thể quản lý thời gian lưu trữ tối ưu, từ đó giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo việc tuân thủ chặt chẽ các quy định liên quan đến an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu.

Tăng lợi tức đầu tư (ROI)

Return on Investment (ROI) là thước đo hiệu quả tài chính, phản ánh tỷ lệ lợi nhuận ròng so với tổng chi phí đầu tư. Việc triển khai RPA giúp doanh nghiệp cắt giảm các khoản chi không cần thiết, nâng cao hiệu suất sử dụng nguồn lực và gia tăng năng suất. Điều này không chỉ tối ưu hóa lợi nhuận mà còn mang lại sự phát triển bền vững trong dài hạn.

Loại bỏ lỗi do con người gây ra

Nhờ sự chính xác vượt trội trong quá trình vận hành, các robot RPA hạn chế tối đa lỗi từ thao tác thủ công. Đặc biệt, trong các quy trình yêu cầu tính tỉ mỉ và độ chính xác cao như xử lý dữ liệu hay các giao dịch tài chính, RPA đảm bảo chất lượng và hiệu quả vượt trội so với phương pháp thông thường.

Mở rộng quy mô kinh doanh dễ dàng

RPA giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô hoạt động một cách linh hoạt và hiệu quả. Từ việc quản lý đơn hàng, hóa đơn, hàng tồn kho đến triển khai các quy trình sản xuất hoặc dịch vụ khác, RPA đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu tăng trưởng mà vẫn duy trì sự ổn định.

Tăng cường bảo mật và tuân thủ pháp luật

Công nghệ RPA giúp bảo vệ thông tin và dữ liệu nhạy cảm bằng cách giảm thiểu tương tác trực tiếp giữa con người, giảm nguy cơ lộ lọt dữ liệu. Đồng thời, RPA hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu chặt chẽ, tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt, từ đó tăng cường mức độ tin cậy và an toàn trong các hoạt động kinh doanh.

Sự khác biệt giữa RPA và các công nghệ khác

Trong kỷ nguyên công nghệ số, việc ứng dụng các giải pháp tự động hóa đã trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và tối ưu nguồn lực. Trong số các công nghệ hiện đại, RPA nổi bật như một công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh hiệu quả.

Tuy nhiên, để hiểu rõ giá trị và vai trò của RPA, cần so sánh công nghệ này với các giải pháp tự động hóa truyền thống, trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning). Vậy sự khác biệt giữa các công nghệ trên và RPA là gì​?

RPA so với Automation truyền thống:

Sự khác biệt giữa Automation truyền thống và RPA là gì​? Automation truyền thống và RPA đều có mục tiêu tự động hóa quy trình làm việc, nhưng chúng có những đặc điểm khác nhau:

• Phạm vi áp dụng: RPA tập trung vào việc tự động hóa các tác vụ cụ thể dựa trên giao diện người dùng (GUI) mà không cần tích hợp trực tiếp với hệ thống thông qua API hoặc cơ sở dữ liệu. Trong khi đó, tự động hóa truyền thống yêu cầu lập trình để tích hợp với hệ thống, thường phức tạp và ít linh hoạt hơn.
• Công nghệ sử dụng: Automation truyền thống thường dựa vào các công cụ lập trình, script hoặc API để tự động hóa quy trình. Trong khi RPA sử dụng các robot phần mềm để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại, như nhập liệu, sao chép dữ liệu hoặc xử lý hóa đơn.
• Yêu cầu về kỹ thuật: Automation truyền thống cần các kỹ sư hoặc lập trình viên có chuyên môn cao để triển khai và duy trì. Còn RPA thì người dùng không cần có kỹ năng lập trình cao; nhiều công cụ RPA có giao diện dễ sử dụng và thao tác kéo-thả.
• Tính năng linh hoạt: RPA dễ dàng triển khai và thay đổi quy trình mà không cần chỉnh sửa hệ thống gốc. Tự động hóa truyền thống thường đòi hỏi thời gian và công sức để sửa đổi hoặc mở rộng.
• Tốc độ triển khai: Automation truyền thống: Quá trình triển khai với Automation truyền thống thường mất nhiều thời gian do cần thiết kế, phát triển và tích hợp. Trong khi đó, RPA có thể được triển khai nhanh chóng, thậm chí trong vài tuần, vì không cần thay đổi hạ tầng hệ thống.

RPA so với AI:

Sự khác biệt giữa AI và RPA là gì​? AI và RPA đều là những công nghệ hiện đại giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình, nhưng chúng có sự khác biệt rõ rệt về mục tiêu, cách hoạt động và phạm vi ứng dụng:

• Mục tiêu: RPA tập trung vào việc thực hiện chính xác các quy trình đã được thiết lập sẵn, mà không yêu cầu khả năng “suy nghĩ” hoặc “ra quyết định” phức tạp như AI. AI hướng tới việc mô phỏng trí thông minh của con người để giải quyết các vấn đề phức tạp, từ nhận diện hình ảnh đến xử lý ngôn ngữ tự nhiên.
• Ứng dụng: RPA thường được sử dụng để tự động hóa công việc lặp đi lặp lại. AI có khả năng tự học và cải tiến, phù hợp với những nhiệm vụ cần phân tích dữ liệu lớn hoặc ra quyết định thông minh.

RPA so với Machine Learning (Học máy):

Sự khác biệt giữa Machine Learning và RPA là gì​? Machine Learning và RPA đều là những công nghệ hiện đại với vai trò quan trọng trong tự động hóa và xử lý dữ liệu, nhưng chúng có những điểm khác biệt đáng chú ý:

• Cơ chế hoạt động: RPA dựa trên các quy tắc được lập trình trước, không thay đổi theo thời gian nếu không được con người chỉnh sửa. Ngược lại, Machine Learning là một nhánh của AI, sử dụng thuật toán để tự học từ dữ liệu và liên tục cải thiện hiệu suất theo thời gian.
• Đầu ra: RPA cung cấp đầu ra nhất quán và chính xác với các quy trình được định sẵn. Machine Learning có thể đưa ra kết quả khác nhau tùy thuộc vào mô hình học tập và dữ liệu đầu vào.

Tóm lại, RPA là công cụ tự động hóa linh hoạt, dễ triển khai cho tác vụ lặp lại, trong khi Automation truyền thống cần tích hợp sâu, AI giải quyết vấn đề qua “tư duy,” và Machine Learning học hỏi từ dữ liệu. Tùy vào mục đích sử dụng, doanh nghiệp có thể kết hợp các công nghệ này để đạt hiệu quả tối ưu nhất.

Việc hiểu rõ RPA là gì​, các loại RPA, cũng như những ưu nhược điểm và lợi ích khi ứng dụng sẽ giúp các tổ chức có cái nhìn toàn diện hơn để đưa ra các quyết định phù hợp. Khi được triển khai đúng cách, RPA không chỉ là một công cụ hỗ trợ; nó còn trở thành một phần không thể thiếu trong hành trình chuyển đổi số. Qua đó giúp doanh nghiệp cạnh tranh và phát triển bền vững trong thời đại công nghệ hiện nay. Xem tiếp phần 2 để ứng dụng của RPA là gì​ trên thế giới và tại Việt Nam.

>> Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý tài sản gAMSPro 4.0 của GSOFT