Quy trình kiểm kê tài sản dành của doanh nghiệp

30-01-2019

Công tác kiểm kê tài sản ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động cũng như hiệu suất làm việc của cả doanh nghiệp. Vì vậy, làm thế nào để có thể kiểm kê đúng quy trình và đảm bảo được tính chính xác luôn là bài toán khó dành cho nhà quản trị. Đặc biệt là vấn đề kiểm kê các tài sản định kỳ hằng năm.

nhan-vien-kiem-ke-tai-san
Kiểm kê các tài sản định kỳ hằng năm sẽ mất nhiều thời gian cũng như công sức nếu như không bám sát quy trình cũng như ứng dụng sự hỗ trợ của công nghệ!

Kiểm kê tài sản là gì?

Theo Điều 40 Luật kế toán 2015:

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.

 Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau đây:

  • Cuối kỳ kế toán năm;
  • Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê;
  • Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu;
  • Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;
  • Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
  • Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

Theo đó, việc kiểm kê tài sản trong doanh nghiệp sẽ được thực hiện trên biên bản kiểm kê để phục vụ cho công tác lưu trữ và đối chứng dữ liệu. Biên bản này gồm các thông tin về tài sản cố định của doanh nghiệp như số lượng, giá trị, tình trạng,… dùng để đối chiếu với sổ kế toán và làm cơ sở để đối chứng trách nhiệm khi có vấn đề phát sinh.

bien-ban-kiem-ke-tai-san-co-dinh-tt200
Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định theo Thông tư 200
bien-ban-kiem-ke-tai-san-co-dinh-tt133
Mẫu biên bản kiểm kê các tài sản cố định theo Thông tư 133

Các phương thức kiểm kê hàng hóa, tài sản

  • Kiểm kê toàn phần: Là việc kiểm tra lại toàn bộ khối lượng tài sản tại đơn vị, rà soát xem những thông tin ghi chép trong sổ kế toán có thật sự chính xác hay không. Việc kiểm tra này thường được thực hiện ít nhất một năm một lần vào dịp cuối năm.
  • Kiểm kê từng phần: Phương thức kiểm kê này thường là dựa trên yêu cầu của chủ doanh nghiệp hoặc các bộ phận có liên quan. Phạm vị tiến hành thực hiện việc kiểm kê thường không lớn và thường được thực hiện khi cấp trên phát hiện có dấu hiệu sai sót hoặc kiểm tra bất ngờ bất kỳ một địa điểm nào.

Tầm quan trọng của việc kiểm kê tài sản

tam-quan-trong-cua-kiem-ke-tai-san
Kiểm kê những tài sản cố định chính xác sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở để đưa ra phương hướng hoạt động và lập kế hoạch mua sắm một cách dễ dàng và hiệu quả hơn!

Kiểm kê hàng hóa, tài sản đóng vai trò vô cùng to lớn và cần thiết trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là tiền đề để quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai. Kiểm kê tài sản đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp:

  • Kiểm soát được số lượng chính xác tài sản cố định hiện có cũng như đánh giá được giá trị sử dụng của chúng.
  • Nhanh chóng phát hiện những trường hợp tiêu cực trong công tác kê khai qua việc đối chứng kết quả kiểm kê với hồ sơ kế toán.
  • Bảo vệ tài sản, giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc hoặc sử dụng tài sản không đúng mục đích.
  • Góp phần đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như chất lượng của tài sản thông qua việc kiểm kê toàn phần hằng năm.

Vì vậy, việc kiểm kê hàng hóa, tài sản luôn phải thực hiện một cách tỉ mỉ và cẩn trọng sao cho hạn chế đến mức thấp nhất những sai sót có thể xảy ra trong quá trình kiểm kê.

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản (Điều 16, Nghị định 41/2018/NĐ-CP)

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có đầy đủ chữ ký theo quy định;

b) Không phản ảnh số chênh lệch và kết quả xử lý số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế với số liệu sổ kế toán.

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định.

Quy trình kiểm kê các loại tài sản cố định dành cho doanh nghiệp

quy-trinh-kiem-ke-tai-san
Quy trình kiểm kê các tài sản khác nhau cần được thực hiện đồng bộ và chuẩn xác ở từng bước

Bước 1: Ban Giám đốc công bố và ban hành Quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản cố định trong doanh nghiệp.

Bước 2: Hội đồng kiểm kê được thành lập gồm các cá nhân:

  • Giám đốc, hoặc thủ trưởng.
  • Trưởng các bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản.
  • Trưởng phòng quản lý tài sản.
  • Kế toán trưởng, kế toán tài sản.
  • Một số ủy viên khác.

Bước 3: Tiến hành hoạt động kiểm kê tại các đơn vị trực thuộc.

Hội đồng được thành lập sẽ di chuyển đến các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp để thực hiện việc kiểm kê thực tế tài sản. Thời gian kiểm kê sẽ kéo dài tùy thuộc vào quy mô cũng như số lượng tài sản mà đơn vị hiện có.

Bước 4: Tổng hợp số liệu và so sánh thực tế, lập biên bản kiểm kê.

Sau khi hoàn tất việc kiểm kê, các bộ phận  sẽ tiến hành tổng kết lại số liệu. Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu sẽ lập biên bản kiểm kê và trình lên cấp trên. Đồng thời đưa ra những kiến nghị và giải pháp để khắc phục, cải cách vấn đề quản lý tài sản sao cho hiệu quả hơn.

Lưu ý, biên bản kiểm kê cần có đủ các nội dung sau:

  • Thể hiện đúng số lượng và giá trị của tài sản để làm cơ sở đối chiếu thông tin giữa sổ sách và thực tế.
  • Tổng hợp những tài sản cần bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, điều chuyển, thất lạc,…
  • Lập danh sách những tài sản cần thanh lý và nêu rõ nguyên nhân (hư hỏng, không đảm bảo hiệu suất, tiêu hao nhiên liệu nhiều, không còn sử dụng,…).

Bước 5: Hội đồng kiểm kê đưa ra đánh giá và đề xuất phương án về:

  • Thực trạng sử dụng tài sản cố định của doanh nghiệp.
  • Nguyên nhân và đề xuất phương án giải quyết nếu số liệu kiểm kê không khớp với thực tế.
  • Kế hoạch bảo trì, sửa chữa, điều chuyển, nâng cấp,… tài sản hiện có tùy vào tình trạng thực tế.
  • Danh sách tài sản cần thanh lý và tiến hành thực thi công tác thanh lý.
  • Những trường hợp tiêu cực và cách xử lý.

Bước 6: Báo cáo kết quả kiểm kê.

Báo cáo kết quả kiểm kê cho chủ sở hữu tài sản cố định (thường là chủ doanh nghiệp). Chờ xác nhận từ chủ sở hữu TSCĐ, tiến hành thông tin đến các bộ phận liên quan để thực thi kế hoạch sau kiểm kê.

Tùy thuộc vào quy mô công ty, số lượng tài sản và yêu cầu kiểm kê từ Ban Giám đốc mà có thời gian thực hiện khác nhau. Có thể chỉ mất vài ngày (kiểm kê từng phần), một tuần, thậm chí là 1 tháng (kiểm kê toàn phần) hoặc có thể hơn nếu như công tác kiểm kê tài sản gặp nhiều sự cố phát sinh.

Xem thêm: Đầu tư vào hệ thống kiểm kê tài sản: Nâng cấp để thành công!

that-lac-tai-lieu-khi-kiem-ke
Sự cố hay gặp phải khi kiểm kê chính là bị thất lạc thông tin do quá trình lưu trữ và bảo quản không được tốt

Những vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm kê tài sản

Khi thực hiện công tác kiểm kê các loạitài sản, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề phát sinh sau đây để chuẩn bị và thực thi được chuẩn xác hơn:

  • Hầu hết kết quả đều có sự chênh lệch giữa số liệu kiểm kê tài sản và thực tế. Bởi nếu chỉ quản lý bằng phương pháp thủ công (file excel) thì rất khó để theo dõi chính xác được tình trạng tài sản.
  • Không có thống kê được chính xác các tài sản bị thất lạc do người quản lý làm mất dữ liệu hoặc quên không cập nhật thông tin.
  • Tài sản chưa được sử dụng hiệu quả do chưa được nâng cấp hoặc bảo trì.
  • Bị trùng thông tin do không kiểm soát được các tài sản được điều chuyển hoặc bị thất lạc,…

Nguyên nhân dẫn đến thực trạng trên chính là do công tác quản lý và kiểm soát tài sản còn lỏng lẻo và chưa được chuẩn hóa. Vì vậy, sự hỗ trợ từ một phần mềm quản lý và kiểm kê tài sản cho doanh nghiệp là vô cùng cần thiết và cấp bách ngay lúc này!

phan-mem-kiem-ke-tai-san
Hệ thống quản lý và kiểm kê tài sản gAMSPro sẽ biến việc kiểm kê trở nên dễ dàng hơn chỉ bằng vài cú click!

Xem hướng dẫn phần mềm tại: https://youtu.be/bBabx1ozWp4

Với sự phát triển không ngừng của kỷ nguyên 4.0, doanh nghiệp nên tự nâng cấp chính mình để đơn giản hóa quy trình và đảm bảo sự chuẩn xác gần như tuyệt đối trong công tác kiểm kê tài sản bằng phần mềm chuyên dụng.

Liên hệ ngay 0913 509 979 để được tư vấn giải pháp khắc phục lỗi kiểm kê hoàn toàn miễn phí!

Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu GSOFT

Địa chỉ:

  • Tầng 6 – 7 – 8, 235 Lý Thường Kiệt, Phường 6, Quận Tân Bình, Tp. HCM
  • Tòa nhà GSOFT, 177B Trần Văn Đang, Phường 11, Quận 3, Tp.HCM
  • Tầng 7 tòa nhà Việt Á, Số 9 phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0913 509 979

Email: contact@gsoft.com.vn

Fanpage: GSOFT – Công ty Phần Mềm Hoàn Cầu

Youtube: GSOFT – Công ty Phần Mềm Hoàn Cầu

Có thể bạn quan tâm

Sự hài lòng của khách hàng chính là thành công lớn nhất của chúng tôi

Gọi cho chúng tôi