QUẢN LÝ THU MUA: BÀI TOÁN KHÓ DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

Áp lực giá cả và chất lượng sản phẩm luôn là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của bộ phận quản lý thu mua trong một doanh nghiệp lớn. Đây được đánh giá là công việc khiến nhiều nhà quản trị đau đầu vì rất dễ bị chi phối bởi nhiều yếu tố khách quan và chủ quan.

Vậy, những khó khăn mà bộ phận thu mua đang gặp phải cụ thể là những gì? Cách giải quyết nó như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Tìm hiểu về hoạt động quản lý thu mua

Để hiểu rõ hơn những thách thức và khó khăn của bộ phận quản lý thu mua thì trước hết chúng ta cần hình dung được hoạt động thu mua là gì?

Hoạt động thu mua là hoạt động mua hàng hóa, dụng cụ, thiết bị và dịch vụ để duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản lý thu mua là việc nghiên cứu các nguyên vật liệu, nguồn hàng và theo dõi việc giao – nhận hàng để đảm bảo đúng thời hạn, chất lượng cũng như số lượng. Công việc này còn bao gồm việc quản lý, điều phối, kiểm kê và các nghiệp vụ kế toán liên quan đến mua hàng.

Nếu quá trình thu mua không được quản lý và kiểm soát chặt chẽ và minh bạch thì có thể khiến doanh nghiệp tốn kém nhiều chi phí và nguồn lực hơn. Từ đó gây ảnh hưởng rất lớn đến quá trình vận hành công ty cũng như hoạt động kinh doanh.

Quản lý thu mua: Bài toán khó cần có lời giải

Theo phương pháp quản lý việc thu mua truyền thống, việc mua sắm trang thiết bị và dịch vụ của công ty thường sẽ gặp phải những vấn đề sau:

• • • Chi phí thấp kéo theo chất lượng tài sản không được đảm bảo, có vòng đời ngắn và dễ hư hỏng. Điều này gây ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của nhân viên cũng như gây tốn kém nhiều chi phí bảo trì, sửa chữa.
    • Các thông số kỹ thuật của tài sản không rõ ràng gây khó khăn cho công tác quản lý và kiểm kê tài sản sau này.
    • Không đánh giá trước nhà cung cấp sẽ dễ dẫn đến tình trạng ký hợp đồng với những nhà cung cấp kém chất lượng hoặc mua tài sản giá cao. Đây là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp hay mắc phải nhưng lại thường bỏ qua vì một số yếu tố chủ quan (người quen, trục lợi cá nhân, tài sản không có giá trị cao,…).
    • Thiếu tính minh bạch ngay từ ban đầu sẽ tạo ra những rủi ro không mong muốn sau này như: phát sinh sự cố trong quá trình sử dụng nhưng nhà cung cấp lại không chịu trách nhiệm do không có trong điều khoản hợp đồng, sản phẩm không đúng chất lượng nhưng lại không có giấy tờ xác minh và đối chứng,…
    • Quy trình thu mua không rõ ràng và thực hiện không đúng trình tự dẫn đến việc quản lý không được chặt chẽ, gây ra nhiều phát sinh không đáng có.
    • Dữ liệu không được lưu trữ chính là điểm yếu của phương pháp quản lý truyền thống do những tài liệu lưu trữ giấy rất dễ bị hư hỏng và thất lạc. Việc này sẽ tác động trực tiếp đến người quản lý khi phải chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để bị mất thông tin.
    • Không có kế hoạch mua sắm cụ thể và chỉ tiến hành công tác mua sắm khi có nhu cầu phát sinh khiến quy trình thu mua trở nên hỗn loạn và khó kiểm soát.

Bên cạnh đó, hoạt động thu mua còn bị ảnh hưởng bởi nhiều thách thức khách quan như giá cả, sự phức tạp của chuỗi cung ứng toàn cầu và xu hướng thay đổi mô hình kinh doanh của công ty,… Vì vậy, để công tác quản lý các vấn đề thu mua được hiệu quả và chuẩn xác hơn thì cần phải có sự cải tiến từ việc tự động hóa.

Tự động hóa quản lý thu mua để kiểm soát tốt tài sản và mang lại hiệu quả quản lý cao

Bộ phận thu mua có thể vượt qua những thách thức một cách dễ dàng hơn bằng việc ứng dụng công nghệ số vào công tác quản lý. Theo đó, tự động hóa quy trình mua sắm sẽ giúp nhà quản trị giảm tải được khối lượng lớn những công việc cơ bản để có thể tập trung hơn vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược.

Khi tự động hóa quản lý việc thu mua thì các quy trình rườm rà sẽ được loại bỏ, tỷ lệ mắc lỗi do yếu tố chủ quan cũng được giảm thiểu, hiệu quả mua sắm tổng thể của doanh nghiệp sẽ được tăng lên và mang lại hiệu quả kinh doanh có lợi nhuận cho công ty.

gAMSPro giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản lý thu mua

Nếu những thách thức trong việc quản lý các vấn đề thu mua đang kìm hãm doanh nghiệp của bạn thì đã đến lúc xem xét đến nâng cấp quy trình quản lý bằng một phần mềm hiệu quả.

Với phần mềm quản lý thu mua và kiểm soát tài sản gAMSPro, nhà quản trị có thể dễ dàng giải quyết được nhiều bài toán khó gồm:

• Đánh giá chất lượng của nhà cung cấp cũ và so sánh với các nhà cung cấp mới để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
• Theo dõi và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp, từ đó củng cố lòng tin và có thể nhận được nhiều chính sách giá tốt hơn.
• Cung cấp đầy đủ thông tin chi tiêu hoàn chỉnh và minh bạch, giảm thiểu rủi ro phát sinh từ sự trục lợi của một số cá nhân.
• Tự động hóa quy trình và công tác quản lý thu mua, đồng bộ thông tin trên nền tảng chung, giúp nhà quản trị dễ dàng truy cập và kiểm soát bất cứ lúc nào.

Cách mà gAMSPro giúp doanh nghiệp quản lý thu mua hiệu quả và tiết kiệm!

Trên đây là những thông tin bổ ích về giải pháp quản lý thu mua hiệu quả dành cho nhà quản trị. Doanh nghiệp nếu muốn phát triển thì việc đổi mới và tự động hóa quy trình là điều tất yếu. Nhấn vào ĐÂY để khám phá cách mà nhiều nhà quản trị đã tự động hóa từng bước trong công tác quản lý thu mua nói riêng cũng như quản lý vòng đời tài sản nói chung!

Xem thêm

• • • Thúc đẩy mua sắm tập trung – Giải pháp tối ưu chi phí và quản lý tài sản cho doanh nghiệp
    • Bí quyết tối ưu hiệu quả quản lý mua sắm trong doanh nghiệp