Tinh giản bộ máy quản lý tài sản cố định với công nghệ số hóa

20-07-2020

Trong doanh nghiệp có ít nhất 3 bộ phận đồng thời phụ trách quản lý tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ (CCDC). Điều này đồng nghĩa với việc một số lượng lớn nhân sự tham gia vào các khâu trong quy trình quản lý tài sản cố định dẫn đến những bất đồng về cách quản lý và lãng phí nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Ứng dụng công nghệ vào quản lý TSCĐ và CCDC có thể góp phần rút gọn số lượng nhân sự cũng như giảm bớt các bước trong quy trình quản lý. Nhờ đó tinh giản được bộ máy nhân sự quản lý tài sản, tiết kiệm chi phí nhân lực cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Tối thiểu hóa chi phí kinh doanh sản xuất để tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Các bộ phận phụ trách quy trình quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp

Đối với những doanh nghiệp đang quản lý tài sản theo phương pháp truyền thống, có ít nhất 3 bộ phận cùng tham gia một quy trình phụ trong quy trình quản lý TSCĐ & CCDC. Các quy trình phụ bắt đầu từ bước ra quyết định mua sắm, thu mua, sử dụng và quản lý hiện trạng cho đến kiểm kê, thanh lý. Các bộ phận chịu trách nhiệm trong quy trình quản lý tài sản cố định gồm:

 

STT Quy trình phụ Nội dung quy trình Bộ phận tham gia phụ trách Nhiệm vụ
1 Quy trình mua sắm TSCĐ & CCDC Lập kế hoạch mua sắm dựa trên yếu tố phù hợp với nhu cầu hoạt động, sản xuất kinh doanh của công ty, tuân theo các quy định nội bộ về TSCĐ & CCDC. Ban Giám đốc Phê duyệt kế hoạch mua sắm.
Bộ phận thu mua
  • Xem xét các báo giá và chọn lựa nhà cung cấp.
  • Soạn thảo hợp đồng mua sắm.
  • Lập phiếu nhập kho tài sản.
Bộ phận  Kế hoạch Thông qua kế hoạch mua sắm và thông báo cho các bên liên quan.
Bộ phận kế toán

 

Theo dõi và ghi nhận hoạt động thanh toán dựa trên phiếu nhập kho tài sản.
2 Quy trình nhận dạng và ghi chép TSCĐ & CCDC Tài sản cố định được phân loại theo chuẩn mực kế toán và theo sự phê chuẩn của BGĐ công ty dựa trên các chứng từ từ nhà cung cấp. Tính khấu hao TSCĐ phải theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam, dựa trên kết quả kiểm kê hằng năm. Kế toán Tài sản cố định Đánh giá và phân loại tài sản cố định đồng thời xác định cách tính khấu hao cho từng loại TSCĐ.
Bộ phận Kế hoạch Nhận dạng, phân bổ TSCĐ & CCDC

vào sử dụng.

Ban Giám đốc Phê duyệt các TSCĐ & CCDC được đưa vào sử dụng.
3 Quy trình kiểm soát sử dụng TSCĐ & CCDC Mỗi TSCĐ được kiểm kê quy trách nhiệm theo cá nhân/ bộ phận. Tất cả TSCĐ & CCDC cần được dán nhãn theo mã riêng của công ty. Kiểm kê tài sản định kỳ và cần lập báo cáo để nhập sổ kế toán. Bộ phận Kế toán Hoàn thành các thủ tục ghi nhận TSCĐ & CCDC. Tiến hành định danh tài sản (dán nhãn, lập thẻ,…) và lập chứng từ kiểm kê định kỳ.
Người sử dụng cuối cùng (Bộ phận sản xuất) Sử dụng TSCĐ & CCDC và thường xuyên báo cáo tình trạng của TSCĐ với các bên liên quan.
Ban Giám đốc Giám sát và phê duyệt quá trình kiểm kê định kỳ.
Bộ phận Kỹ thuật Tham gia kiểm kê TSCĐ & CCDC định kỳ.
4 Quy trình sửa chữa và bảo trì TSCĐ & CCDC Tất cả hoạt động sửa chữa, bảo trì cần được thực hiện định kỳ theo quy định, ghi chép trong sổ nhật ký chung. Chi phí bảo trì được xác định bằng các chứng từ có giá trị. Ngân sách cho việc bảo trì sửa chữa căn cứ trên sự tính toán theo chuẩn mực kế toán. Bộ phận  Kế hoạch Lập dự toán sửa chữa định kỳ dựa trên số liệu kiểm kê và phê duyệt phiếu đề nghị mua vật tư sửa chữa.
Bộ phận thu mua Lập phiếu đề nghị thu mua vật tư sửa chữa và kiểm soát hàng tồn kho.
Bộ phận kế toán Dựa trên các giấy tờ của các bộ phận liên quan, Kế toán xem xét xuất chi phí bảo dưỡng.
Ban Giám đốc Phê duyệt dự toán kinh phí sửa chữa, bảo trì.
5 Quy trình thanh lý TSCĐ & CCDC Việc thanh lý cần tuân thủ quy định nội bộ công ty, được thực hiện định kỳ. Tất cả TSCĐ & CCDC cần được ghi nhận/ gạch bỏ/ cập nhật tình trạng tại cơ sở dữ liệu/ sổ sách trong kỳ thanh lý. Bộ phận Kế hoạch Các bộ phận liên quan có nhu cầu thanh thì lập tờ trình gửi cho Trưởng bộ phận.
Bộ phận sản xuất
Bộ phận kế toán Soạn thảo biên bản thanh lý.
Bộ phận thu mua Kết hợp với BP Kế toán ra biên bản thanh lý.
Ban Giám đốc Xem xét và ra quyết định thanh lý.
cac-hoat-dong-quan-ly-tai-san
Các số liệu của từng bộ phận dựa trên số liệu nhập kho TSCĐ

Những tình trạng bất cập đang diễn ra trong bộ máy quản lý

Khi các quy trình quản lý có sự đồng thời tham gia của rất nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, song những cơ sở dữ liệu của tài sản lại không được quy về một cơ sở dữ liệu chung sẽ dẫn đến các vấn đề bất cập như sau:

  • Tình trạng bất đồng bộ số liệu quản lý đang xảy ra trong các doanh nghiệp khiến họ mất nhiều thời gian và công sức trong khâu quản lý.
  • Sự lạc hậu trong bộ máy quản lý thiếu vắng công nghệ làm trì trệ sự “trưởng thành của các doanh nghiệp vừa và nhỏ do bộ máy quản lý lạc hậu.
  • Mỗi khâu trong quá trình quản lý đều có sự tham gia của đại diện nhiều bộ phận, gây tốn kém nhân lực và thời gian.
  • Sự chính xác của các dữ liệu quản lý phụ thuộc lớn vào sự tương tác giữa các bộ phận với nhau trong mỗi quy trình phụ.
  • Giữa các khâu quản lý trong từng quy trình chưa thể hiện được tính minh bạch sẽ dẫn đến mất mát hoặc tham ô TSCĐ & CCDC.

Với tình trạng quản lý thủ công kéo dài, mỗi doanh nghiệp hằng năm đều sẽ lãng phí một phần thời gian và chi phí cho nhân lực. Chưa kể, mô hình và quy trình quản lý TSCĐ & CCDC này vẫn chưa thể hiện được sự chặt chẽ và tính hiệu quả trong khai thác sử dụng TSCĐ & CCDC.

Nếu mô hình quản lý giúp tinh giản được nhân sự cho bộ máy quản lý sẽ tiết kiệm được rất nhiều nhân lực, vật lực, hoàn toàn có lợi cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Giải pháp ứng dụng công nghệ vào quản lý TSCĐ & CCDC

Tất cả những gì một doanh nghiệp cần để quản lý tài sản cố định và vật tư hiệu quả hơn, đó là một mô hình mang tính minh bạch cao, có thể tạo ra được một cơ sở dữ liệu chung mang tính đồng nhất. Cơ sở dữ liệu này cần có sự tham gia đóng góp công khai của tất cả các bộ phận liên quan dưới sự giám sát và phê duyệt của ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Nắm bắt được nhu cầu đó, phần mềm gAMSPro được Gsoft phát triển để phục vụ hiệu quả nhất cho mô hình quản lý tài sản và công cụ lao động của một doanh nghiệp.

Xem thêm: Phần mềm gAMSPro quản lý tài sản cố định chuyên nghiệp và chuyên sâu

quan-ly-tai-san-co-dinh
Ứng dụng phần mềm quản lý tài sản giúp giảm thiểu chi phí và gia tăng lợi nhuận

Phần mềm gAMSPro được thiết kế để cung cấp cho doanh nghiệp chính xác những gì họ cần để tối ưu mô hình quản lý tài sản. Với 14 phân hệ được thiết lập linh hoạt, mỗi tổ hợp phân hệ sẽ phù hợp với từng loại hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau từ lớn cho đến vừa và nhỏ ở nhiều ngành nghề khác nhau. Phần mềm mang đến cho bạn giải pháp quản lý đồng thời một cơ sở dữ liệu chung của công ty, tương tác minh bạch với tất cả các bộ phận liên quan. Các tính năng đều hướng đến đồng nhất hóa, tổng thể hóa và quy chuẩn hóa.

Nhờ vào đó, bộ máy quản lý tài sản cố định của từng doanh nghiệp sẽ được tinh gọn và tiết kiệm thời gian tương tác của từng bộ phận với nhau. Vì tất cả quy trình đều được quy về tương tác thông qua phần mềm quản lý tài sản cố định.

Lợi ích doanh nghiệp có được từ việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản?

1. Quản lý tốt các quy trình phụ thuộc quy trình quản lý tài sản

Nhờ sử dụng công nghệ đưa ra giải pháp quản lý tài sản, các doanh nghiệp vừa và nhỏ  đang trong thời kỳ phát triển có thể quản lý tốt tài sản vật chất khi được sử dụng trong công ty hoặc được chuyển giao giữa các phòng ban. Không chỉ vậy, quản lý tốt còn giúp khai thác tối đa tiềm năng của mỗi loại tài sản.

Điều này mang đến tầm nhìn tốt hơn cho doanh nghiệp trong các dự toán về đầu tư tài sản vật chất hoàn chỉnh cho doanh nghiệp, dễ dàng đưa ra quyết định, đồng thời bỏ đi các phương án trùng lặp tài nguyên không cần thiết.

2. Kiểm soát hàng tồn kho, tình trạng tài sản tự động

Quản lý hiệu quả TSCĐ & CCDC giúp các bộ phận dễ dàng nắm bắt chính xác tình trạng hàng hóa, hiện trạng sử dụng của các TSCĐ & CCDC. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm còn loại bỏ sự sai sót trong sổ sách do bất đồng bộ số liệu ngay từ đầu.

3. Quản lý các hoạt động sửa chữa, bảo trì hợp lý

Các hoạt động bảo trì, sửa chữa diễn ra định kỳ và liên tục với mức ngân sách cần được cân đối chặt chẽ. Vì thế việc quản lý bảo trì và sửa chữa dễ nhầm lẫn và sai sót nếu chỉ dựa vào các giấy tờ.

Phần mềm quản lý tài sản cố định và CCDC mang đến những nhắc nhở để đảm bảo lịch trình bảo trì, hạn chế người dùng phải tập trung quan tâm vào các vấn đề này. Nhờ đó quá trình quản lý bảo trì và sửa chữa được tự động và chuyên môn hóa.

phan-mem-quan-ly-tai-san-co-dinh
Phần mềm quản lý tài sản gAMSPro mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp

4. Ngăn ngừa thất thoát và tham ô tài sản cố định

Trong quá trình sử dụng tài sản cố định và công cụ dụng cụ vào việc kinh doanh sản xuất sẽ không thể tránh khỏi việc hư hỏng, mất mát các tài sản quan trọng. Việc luân chuyển các thiết bị, tài sản trong doanh nghiệp là thường xuyên và khó có số liệu thống kê chính xác nên dễ xảy ra sự tham ô hoặc mất mát không rõ nguyên nhân. Khi các số liệu về TSCĐ & CCDC đã được đồng bộ và minh bạch giữa tất cả phòng ban, các tài sản được định danh sẽ ngăn ngừa được các mất mát không rõ ràng.

5. Quản lý và tuân thủ quy định

Hiện nay có nhiều công ty đang hoạt động trong các ngành công nghiệp yêu cầu quy chuẩn rất chặt chẽ; do đó, các công ty này phải được trang bị các quy trình quy định để nắm bắt và báo cáo dữ liệu với đối tác, khách hàng để chứng minh sự tuân thủ.

Quản lý tài sản hiệu quả không chỉ giúp các doanh nghiệp duy trì được các yêu cầu về quy định như kiểm tra, hiệu chuẩn và bảo trì thiết bị mà khi kết hợp với giải pháp phần mềm quản lý tài sản toàn diện, chẳng hạn như phần mềm quản lý bảo trì, nó giúp tạo ra các bảng báo cáo chính xác và logic.

Nhiều công ty có thể tạo ra các báo cáo chi tiết chỉ trong vài phút, trong khi biên dịch cùng một dữ liệu bằng tay sẽ mất vài ngày hoặc thậm chí vài tuần.

Tầm nhìn và sứ mệnh của Gsoft khi phát triển gAMSPro?

Mục tiêu cuối cùng mà Gsoft hướng đến khi phát triển gAMSPro đó là mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Khi không còn phải dành thời gian tập trung vào xử lý các vấn đề liên quan đến quản lý tài sản, doanh nghiệp sẽ dồn tài chính và nhân lực để chăm sóc các khách hàng của họ.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang cần một giải pháp tinh gọn bộ máy quản lý, tiết kiệm và thời gian công sức thì hãy liên hệ ngay với Gsoft để được tư vấn các giải pháp công nghệ nâng tầm mô hình quản lý.

Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu GSOFT

Địa chỉ: Tầng 6 – 7 – 8, 235 Lý Thường Kiệt, Phường 6, Quận Tân Bình, Tp. HCM

              Tòa nhà GSOFT, 177B Trần Văn Đang, Phường 11, Quận 3, Tp.HCM

             Tầng 7 tòa nhà Việt Á, Số 9 phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0913 509 979

Email: contact@gsoft.com.vn

Fanpage: GSOFT – Công ty Phần Mềm Hoàn Cầu

Youtube: GSOFT – Công ty Phần Mềm Hoàn Cầu 

Xem thêm:

Nhận tư vấn chi tiết &
báo giá phần mềm!

 

Có thể bạn quan tâm

Sự hài lòng của khách hàng chính là thành công lớn nhất của chúng tôi

Gọi cho chúng tôi