Quy trình kiểm kê tài sản doanh nghiệp

Kiểm kê tài sản đóng vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt với những doanh nghiệp sở hữu lượng lớn tài sản cố định và công cụ dụng cụ. Thực hiện quy trình kiểm kê tài sản chính xác giúp nắm rõ tình trạng sử dụng và giá trị của tài sản, từ đó đưa ra các quyết định quản lý tài sản hiệu quả, tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí vận hành. Hãy cùng GSOFT tìm hiểu chi tiết về quy trình và cách thực hiện kiểm kê tài sản đúng chuẩn để đạt hiệu quả cao nhất trong bài viết này nhé!

Kiểm kê tài sản là gì?

Quy trình kiểm kê tài sản là một chuỗi các bước giúp doanh nghiệp xác định số lượng, giá trị và tình trạng tài sản tại một thời điểm nhất định. Theo Điều 40 Luật Kế Toán 2015 thì kiểm kê tài sản là việc cân, đo, đong, đếm số lượng tài sản, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ sách kế toán.

Quy trình này không chỉ giúp phát hiện các thiếu sót trong quản lý mà còn đáp ứng các yêu cầu pháp lý, như kiểm kê vào cuối kỳ kế toán năm, khi có biến động về cơ cấu, chuyển đổi sở hữu, hoặc trong trường hợp xảy ra các sự kiện bất thường như hỏa hoạn, lũ lụt. Điều này đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong việc quản lý và báo cáo tài sản của doanh nghiệp.

Khi nào doanh nghiệp cần kiểm kê tài sản?

Kiểm kê tài sản là một trong những hoạt động quan trọng nhằm phản ánh năng lực quản lý tài sản của doanh nghiệp. Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải thực hiện kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:

• Cuối kỳ kế toán năm: Trước khi kế toán lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần kiểm kê tài sản để đảm bảo số liệu chính xác và minh bạch.
• Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, hoặc chấm dứt hoạt động: Khi có sự thay đổi về cấu trúc, pháp lý của doanh nghiệp, kiểm kê tài sản là bắt buộc để cập nhật lại tình hình tài sản.
• Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp thay đổi hình thức sở hữu, việc kiểm kê giúp xác định giá trị tài sản rõ ràng, minh bạch.
• Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt, hoặc các thiệt hại bất thường: Trong các trường hợp này, doanh nghiệp phải kiểm kê để đánh giá mức độ tổn thất và thực hiện biện pháp xử lý phù hợp.
• Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Khi có quyết định từ cơ quan quản lý, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê để tuân thủ các yêu cầu đánh giá lại tài sản.
• Các trường hợp khác theo quy định pháp luật: Doanh nghiệp cũng phải kiểm kê tài sản trong các tình huống khác, nhằm đảm bảo hoạt động quản lý tài sản hiệu quả và đúng luật.

Phân loại kiểm kê

Phân loại kiểm kê tài sản trong doanh nghiệp có thể được chia thành hai loại chính, dựa trên phạm vi và thời gian thực hiện.

Phân loại theo phạm vi và đối tượng tài sản

• Kiểm kê toàn bộ: Đây là quá trình kiểm tra và đối chiếu tất cả tài sản của doanh nghiệp, bao gồm tiền mặt, hàng hóa, vật tư, vật liệu và tài sản cố định, thường thực hiện hàng năm để đảm bảo chính xác tình hình tổng thể tài sản.
• Kiểm kê từng phần: Quá trình này chỉ tập trung vào một số loại tài sản cụ thể để phục vụ quản lý của từng phòng ban hoặc đơn vị trong doanh nghiệp, ví dụ như chỉ kiểm kê tài sản cố định hoặc hàng hóa của một chi nhánh.

Phân loại theo thời gian kiểm kê

• Kiểm kê định kỳ: Được thực hiện theo lịch trình cố định như hàng quý, hàng năm hoặc hàng ngày để duy trì sự kiểm soát đều đặn trong quản lý tài sản.
• Kiểm kê bất thường: Được tiến hành không theo kế hoạch hoặc định kỳ, thường xảy ra do sự kiện đột xuất như thiên tai, hư hại, thay đổi nhân sự, sáp nhập, giải thể hoặc chuyển đổi sở hữu của doanh nghiệp.

Lợi ích của việc kiểm kê tài sản trong doanh nghiệp

Kiểm kê tài sản là hoạt động vô cùng quan trọng trong vận hành doanh nghiệp. Việc thực hiện kiểm kê đúng, minh bạch mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Kiểm kê chính xác, minh bạch là việc làm cần thiết trong vận hành doanh nghiệp.
• Phản ánh chính xác nguồn gốc và tình hình tài sản được sử dụng đúng mục đích, tránh gây lãng phí.
• Kiểm soát và đối chiếu số liệu giữa thực tế và sổ sách kế toán.
• Đánh giá số lượng và giá trị tài sản còn lại, hỗ trợ quyết định về tài chính phù hợp cho doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí cho các kế hoạch đầu tư và mua sắm tài sản của doanh nghiệp.

Vì vậy việc kiểm kê cần đảm bảo tính chính xác. Sau kiểm kê, kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả. Nếu có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân, điều chỉnh số liệu trước khi làm báo cáo tài chính. Người lập báo cáo phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

Quy trình kiểm kê tài sản trong doanh nghiệp

Trong quá trình quản lý tài sản, sẽ có rất nhiều yếu tố nằm ngoài kiểm soát của doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với các công ty, tập đoàn lớn, ngân hàng,… có nhiều khối tài sản trong vận hành doanh nghiệp thì để quản lý tài sản tốt sinh ra lợi nhuận, doanh nghiệp cần phải nắm vững các loại tài sản trong doanh nghiệp cũng như quy trình kiểm kê tài sản.

Thông qua việc kiểm kê tài sản định kỳ, hằng năm, chủ doanh nghiệp sẽ biết được số lượng, giá trị, hiện trạng, tình hình quản lý, hiệu quả sử dụng của từng loại tài sản,… để đưa ra các quyết định vận hành quan trọng như sửa chữa, nâng cấp, điều chỉnh, thanh lý tài sản, điều chỉnh các chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa,… cho phù hợp với tình hình tài chính của công ty, quy định của pháp luật.

Và để kiểm soát được số lượng cũng như giá trị còn lại của tài sản sau các chu kỳ kinh doanh thì doanh nghiệp cần có quy trình kiểm kê tài sản chuyên nghiệp. Một quy trình kiểm kê tài sản thường thông qua các bước sau.

Bước 1: Ban hành, công bố quyết định kiểm kê tài sản

Lãnh đạo doanh nghiệp cần ban hành quyết định chính thức về việc kiểm kê tài sản. Quyết định này nên nêu rõ lý do, phạm vi, thời gian và các đối tượng liên quan đến kiểm kê.

Bước 2: Thành lập hội đồng kiểm kê tài sản

Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị kiểm kê tài sản phải bao gồm:

• Giám đốc, thủ trưởng đơn vị làm Chủ tịch hội đồng.
• Trưởng bộ phận các phòng ban, đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản.
• Kế toán trưởng, kế toán tài sản.
• Một số ủy viên khác (nếu cần), tùy theo tính chất, khối lượng tài sản của đợt kiểm kê khi đó.

Bước 3: Tiến hành kiểm kê tài sản tại các đơn vị (thực hiện cân đo, đong, đếm)

Hội đồng kiểm kê của đơn vị, phòng ban trực tiếp sử dụng tài sản tiến hành kiểm kê tài sản vào dịp cuối năm – thời điểm kết thúc năm tài chính, hoặc những khoảng thời gian cụ thể nhằm phục vụ cho mục đích nhất định của phòng ban, đơn vị, doanh nghiệp.

Bước 4: Tổng hợp số liệu và đối chiếu, lập biểu mẫu kiểm kê

Căn cứ vào kết quả kiểm kê, hội đồng kiểm kê sẽ tiến hành xử lý, tổng hợp số liệu, đối chiếu số liệu giữa bộ phận quản lý, sử dụng và bộ phận kế toán theo các biểu mẫu phù hợp. Sau khi tổng hợp số liệu, doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá tình hình sử dụng tài sản, trong đó bao gồm:

• Tài sản thừa, thiếu so với kiểm kê.
• Tài sản cần sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển đến các đơn vị khác.
• Tài sản cần thanh lý: do hư hỏng, đã khấu hao hết, sử dụng không đạt hiệu quả, chi phí sửa chữa quá lớn,…

Bước 5: Nhận xét, đánh giá tình hình tài sản

Hội đồng cần thực hiện việc đánh giá tình hình tài sản dựa trên số liệu đã tổng hợp. Điều này sẽ giúp xác định tình trạng sử dụng tài sản trong doanh nghiệp:

• Xem xét tình hình sử dụng và quản lý tài sản trong doanh nghiệp.
• Xác định nguyên nhân gây ra sự chênh lệch giữa số liệu sổ sách kế toán và thực tế, đồng thời đề xuất các biện pháp khắc phục.
• Xây dựng kế hoạch chi tiết cho việc sửa chữa, bảo dưỡng và nâng cấp các tài sản cần thiết.
• Đưa ra kế hoạch thanh lý đối với những tài sản không còn sử dụng hiệu quả hoặc đã hư hỏng.

Bước 6: Đề xuất các giải pháp, kiến nghị

Hội đồng kiểm kê tài sản đưa ra các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài sản, cụ thể như sau:

• Đề xuất các chính sách và quy trình để quản lý tài sản một cách hiệu quả hơn.
• Đưa ra các biện pháp để cải thiện việc quản lý hồ sơ tài sản, đảm bảo thông tin được tổ chức và truy xuất dễ dàng.
• Xây dựng chính sách bảo hành rõ ràng và quy trình sửa chữa tài sản.
• Đảm bảo các kiến nghị trước đó được thực hiện đầy đủ.
• Đề xuất các giải pháp để xử lý chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách, đồng thời phân công trách nhiệm cho các bên liên quan để khắc phục.

Bước 7: Báo cáo kết quả kiểm kê tài sản

• Số liệu chênh lệch giữa các phòng ban, đơn vị sử dụng và số liệu theo dõi của kế toán: nếu có chênh lệch thì tiến hành tìm ra nguyên nhân và khắc phục, cải thiện.
• Đánh giá thực trạng tình hình sử dụng và quản lý tài sản trong đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp.
• Dựa trên các nguyên nhân, số liệu đã tổng hợp, thực hiện lập các kế hoạch sửa chữa, điều chuyển, nâng cấp, bảo trì tài sản.
• Thống kê các loại tài sản cần thanh lý, mua mới.
• Lập báo cáo kết quả kiểm kê tài sản và báo cáo cho chủ doanh nghiệp về kết quả kiểm kê, sau đó thì chuyển báo cáo kết quả quyết định điều hành của chủ doanh nghiệp đến các phòng ban, bộ phận, đơn vị có liên quan.

>> Tải Mẫu kiểm kê tài sản cố định

Khó khăn trong công tác kiểm kê tài sản truyền thống

Việc thực hiện kiểm kê theo phương pháp truyền thống bằng excel tuy dễ sử dụng nhưng cũng tiềm ẩn những rủi ro không thể phản ánh trước được như:

• Sai sót trong việc ghi chép, nhập thông tin, dữ liệu về tài sản, dẫn đến thực hiện kiểm kê tài sản không chính xác và hầu hết kết quả kiểm kê đều có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu kiểm kê tài sản.
• Bất đồng bộ về dữ liệu tài sản giữa các phòng ban, dẫn đến nhầm lẫn về chủng loại tài sản, sai sót trong việc nhập, xuất, phân phối sử dụng, điều chuyển, thanh lý tài sản.
• Khó khăn trong việc theo dõi tình trạng, xác định “giá trị còn lại” của tài sản do dữ liệu có thể được nhiều người đơn vị, phòng ban nhập.
• Tốn nhiều thời gian trong việc kiểm tra, đối chiếu tình hình sử dụng tài sản thực tế giữa các phòng ban và trên biểu mẫu kiểm tra của kế toán.
• Các hành vi tham ô, quan liêu, không trung thực,… khi thực hiện khai báo về tình trạng, số lượng, giá trị của tài sản.

Kiểm kê tài sản hiệu quả, khoa học với phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp

Bằng công nghệ 4.0 hiện đại, việc quản lý mọi thông tin, dữ liệu về tài sản đều có thể được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Các loại phần mềm kiểm kê và quản lý tài sản được phát triển giúp doanh nghiệp thực hiện kiểm kê nhanh chóng, có được các báo cáo tài chính chính xác, khách quan để ra được các quyết định vận hành. Trong đó, phần mềm quản lý tài sản gAMSPro là một trong những phần mềm quản lý tài sản tốt nhất hiện nay. Phần mềm này mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích:

• Tiết kiệm thời gian kiểm kê cho doanh nghiệp: Đối với những doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh, khối tài sản thì việc kiểm kê có thể kéo dài hàng tháng. Tuy nhiên việc sử dụng phần mềm để kiểm tra giúp tiết kiệm 75% thời gian cho quy trình kiểm kê, đối chiếu dữ liệu giữa bộ phận sử dụng tài sản và phòng ban kế toán.
• Tiết kiệm chi phí cho nhân sự kiểm kê: Thực hiện thông qua phần mềm, người dùng có thể dễ dàng kiểm tra toàn bộ thông tin, tình trạng, tình hình sử dụng tài sản, không phải tốn nhiều chi phí trong thời gian dài để thực hiện các công tác kiểm kê.
• Tài sản được định danh cụ thể, chi tiết bằng công nghệ mã vạch, cùng với tính bảo mật cao, đảm bảo cho việc vận hành, quản lý riêng biệt của doanh nghiệp.

Ví dụ: Doanh nghiệp có khối lượng hàng hóa lớn luôn cần đảm bảo một lượng hàng hóa tồn kho nhất định cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Kiểm kê bằng công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp trích xuất thông tin, dữ liệu về tài sản, lô hàng một cách nhanh chóng, luôn đảm bảo định mức hàng tồn kho cho các kế hoạch của doanh nghiệp.

• • Kiểm soát hoàn toàn “vòng đời của một tài sản”: Tài sản được nhập từ đơn vị nhà cung cấp nào, đi qua những phòng ban nào, hiện trạng ra sao, giá trị còn lại là bao nhiêu… Với những tài sản có giá trị lớn như TSCĐ thì phần mềm giúp xác định chính xác nguyên giá tài sản cố định, quản lý được độ khấu hao, giá trị còn lại của TSCĐ qua các năm sử dụng.
  • Tính năng kiểm kê tài sản trong phần mềm cho phép người dùng lưu trữ, cập nhật danh sách tài sản kiểm kê, tài sản thừa so với sao kê qua các đợt thực hiện kiểm kê trong doanh nghiệp.

• • Phần mềm cho phép người dùng xem và trích xuất báo cáo tổng hợp về tình hình sử dụng TSCĐ, CCDC tại các đơn vị, phòng ban trong doanh nghiệp. Các mẫu báo đều đạt chuẩn GAAP hoặc báo cáo chuyên sâu theo yêu cầu. Từ các báo cáo này, doanh nghiệp có thể đưa ra được các quyết định đầu tư mua sắm tài sản hợp lý, đảm bảo vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp.

Việc ứng dụng công nghệ 4.0 trong quy trình kiểm kê tài sản doanh nghiệp là việc làm hết sức cần ưu tiên thực hiện, triển khai, nhằm đơn giản hóa mọi quy trình, tiết kiệm thời gian, nhân lực cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần một giải pháp quản lý tài sản toàn diện cho doanh nghiệp, liên hệ với GSOFT ngay để được tư vấn cụ thể!

Tham khảo thêm các bài viết liên quan

• Cách xác định nguyên giá tài sản cố định chính xác cho doanh nghiệp
• Giải pháp đánh giá chính xác tỉ lệ vòng quay tài sản cố định