Cách ứng dụng 4.0 trong quy trình kiểm kê tài sản doanh nghiệp

Kiểm kê tài sản là một hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp sở hữu lượng tài sản lớn, nhiều loại tài sản cố định, công cụ dụng cụ thì kiểm kê là hoạt động vô cùng thiết yếu. Kiểm kê chính xác giúp bạn nắm rõ tình trạng tài sản đang vận hành trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định quản lý tài sản hiệu quả, tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí vận hành. Chính vì vậy, nắm rõ quy trình kiểm kê tài sản cũng như đảm bảo việc kiểm kê được thực hiện chính xác, chuyên nghiệp luôn là bài toán khó cần phải giải quyết cho doanh nghiệp.

1. Kiểm kê tài sản là gì? Khi nào doanh nghiệp cần kiểm kê tài sản? Có các cách phân loại kiểm kê nào?

Theo Điều 40 Luật Kế Toán 2015 thì kiểm kê tài sản là việc cân, đo, đong, đếm số lượng tài sản, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ sách kế toán.

Ví dụ: Hàng tồn kho là một trong các loại tài sản của doanh nghiệp, đây là một trong những loại tài sản quan trọng nhất vì vòng quay của hàng tồn kho đại diện cho một trong những nguồn chính tạo ra doanh thu, dòng tiền cho doanh nghiệp. Chính vì đó, một số doanh nghiệp lớn thường kiểm kê hàng tồn kho định kỳ theo quý để kiểm tra được hàng hóa sắp hết hạn, hàng hóa có vấn đề, hàng tồn vượt định mức cho phép, đối chiếu sai lệch giữa số lượng kiểm kho thực tế với báo cáo tồn kho,… nhằm có cách xử lý kịp thời, quản lý hàng hóa hiệu quả đảm bảo vận hành trơn tru cho doanh nghiệp.

Kiểm kê phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp, cũng như năng lực quản lý tài sản. Chính vì đó, doanh nghiệp cần phải thực hiện kiểm kê trong các trường hợp sau:

• • Cuối kỳ kế toán năm, trước khi kế toán lập báo cáo tài chính.
  • Thực hiện chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp.
  • Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp.
  • Xảy ra lũ lụt, hỏa hoạn và các thiệt hại bất thường khác.
  • Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
  • Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Tùy theo phạm vi và thời gian kiểm kê, kiểm kê được phân thành 2 loại chủ yếu đó là:

– Kiểm kê theo phạm vi và đối tượng tài sản: bao gồm kiểm kê toàn bộ và kiểm kê từng phần tài sản.

• • Kiểm kê toàn bộ: Tiến hành kiểm tra, đối chiếu với mọi tài sản hiện có, đang vận hành trong doanh nghiệp (kiểm kê tài sản, tiền, hàng hóa, vật tư, vật liệu,…), loại kiểm kê này mỗi năm phải làm ít nhất 1 lần.
  • Kiểm kê từng phần: Tiến hành kiểm kê trong phạm vi từng loại tài sản nhất định, phục vụ cho nhu cầu quản lý riêng của các phòng ban, đơn vị.

Ví dụ: Chi nhánh ngân hàng Sacombank thuộc Hội Sở Sacombank tiến hành kiểm kê đối với các loại tài sản cố định đang vận hành trong chi nhánh.

– Kiểm kê theo thời gian tiến hành kiểm kê: theo phân loại này thì được chia thành 2 loại là kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường.

• • Kiểm kê định kỳ: Kiểm kê theo các mốc thời gian cụ thể theo kỳ hạn đã quy định trước.

Ví dụ: Kiểm kê hàng ngày lượng tiền lưu thông, kiểm kê tình trạng của tài sản cố định hàng quý, kiểm kê toàn bộ tài sản cuối năm tại các phòng ban, đơn vị,…

• • Kiểm kê bất thường: Kiểm kê không theo quy định thời gian cho trước, tiến hành khi có phát sinh, tổn thất, hư hao bất thường hay phục vụ một số mục đích nhất định như mua bán, sáp nhập, giải thể doanh nghiệp hoặc có các sự thay đổi về nhân sự quản lý tài sản,…

2. Lợi ích của việc kiểm kê tài sản trong doanh nghiệp

Kiểm kê tài sản là hoạt động vô cùng quan trọng trong vận hành doanh nghiệp, việc kiểm kê chính xác, minh bạch mang đến những lợi ích cho doanh nghiệp như:

• • Phản ánh chính xác thực tế nguồn tài sản hình thành, đảm bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích, tránh lãng phí.
  • Kiểm soát và đối chiếu số liệu chính xác giữa số liệu kiểm kê thực tế và số liệu ghi trên sổ sách kế toán.
  • Giúp đánh giá được giá trị còn lại của tài sản, thông qua kiểm kê giúp cho chủ doanh nghiệp nắm được chính xác số lượng, giá trị của các loại tài sản hiện có, từ đó giúp đưa ra các biện pháp xử lý tài sản phù hợp.
  • Tiết kiệm thời gian, chi phí khi thực hiện các kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản của doanh nghiệp.

Vì vậy nên việc thực hiện kiểm kê phải thực sự chính xác, sau khi kiểm kê thì kế toán cần phải lập báo cáo tổng hợp về kết quả kiểm kê, trường hợp có chênh lệch về số liệu thì cần phải xác định nguyên nhân chênh lệch và phản ánh, điều chỉnh số liệu vào sổ kế toán trước khi làm báo cáo tài chính. Người lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

3. Quy trình kiểm kê tài sản trong doanh nghiệp

Trong quá trình quản lý tài sản, sẽ có rất nhiều yếu tố nằm ngoài kiểm soát của doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với các công ty, tập đoàn lớn, ngân hàng,… có nhiều khối tài sản trong vận hành doanh nghiệp thì để quản lý tài sản tốt sinh ra lợi nhuận, doanh nghiệp cần phải nắm vững các loại tài sản trong doanh nghiệp cũng như quy trình kiểm kê tài sản.

Thông qua việc kiểm kê tài sản định kỳ, hằng năm, chủ doanh nghiệp sẽ biết được số lượng, giá trị, hiện trạng, tình hình quản lý, hiệu quả sử dụng của từng loại tài sản,… để đưa ra các quyết định vận hành quan trọng như sửa chữa, nâng cấp, điều chỉnh, thanh lý tài sản, điều chỉnh các chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa,… cho phù hợp với tình hình tài chính của công ty, quy định của pháp luật.

Và để kiểm soát được số lượng cũng như giá trị còn lại của tài sản sau các chu kỳ kinh doanh thì doanh nghiệp cần có quy trình kiểm kê tài sản chuyên nghiệp. Một quy trình kiểm kê tài sản thường thông qua các bước sau:

Bước 1: Ban hành, công bố quyết định kiểm kê tài sản

Bước 2: Thành lập hội đồng kiểm kê tài sản

Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị kiểm kê tài sản phải bao gồm:

• • Giám đốc, thủ trưởng đơn vị làm Chủ tịch hội đồng.
  • Trưởng bộ phận các phòng ban, đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản.
  • Kế toán trưởng, kế toán tài sản.
  • Một số ủy viên khác (nếu cần), tùy theo tính chất, khối lượng tài sản của đợt kiểm kê khi đó.

Bước 3: Tiến hành kiểm kê tài sản tại các đơn vị (thực hiện cân đo, đong, đếm)

Hội đồng kiểm kê của đơn vị, phòng ban trực tiếp sử dụng tài sản tiến hành kiểm kê tài sản vào dịp cuối năm – thời điểm kết thúc năm tài chính, hoặc những khoảng thời gian cụ thể nhằm phục vụ cho mục đích nhất định của phòng ban, đơn vị, doanh nghiệp.

Bước 4: Tổng hợp số liệu và đối chiếu, lập biểu mẫu kiểm kê

Căn cứ vào kết quả kiểm kê, hội đồng kiểm kê sẽ tiến hành xử lý, tổng hợp số liệu, đối chiếu số liệu giữa bộ phận quản lý, sử dụng và bộ phận kế toán theo các biểu mẫu phù hợp. Sau khi tổng hợp số liệu, doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá tình hình sử dụng tài sản, trong đó bao gồm:

• • Tài sản thừa, thiếu so với kiểm kê.
  • Tài sản cần sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển đến các đơn vị khác.
  • Tài sản cần thanh lý: do hư hỏng, đã khấu hao hết, sử dụng không đạt hiệu quả, chi phí sửa chữa quá lớn,…

Bước 5: Xử lý số liệu, lập báo cáo kết quả kiểm kê tài sản trong đơn vị, doanh nghiệp

• • Số liệu chênh lệch giữa các phòng ban, đơn vị sử dụng và số liệu theo dõi của kế toán: nếu có chênh lệch thì tiến hành tìm ra nguyên nhân và khắc phục, cải thiện.
  • Đánh giá thực trạng tình hình sử dụng và quản lý tài sản trong đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp.
  • Dựa trên các nguyên nhân, số liệu đã tổng hợp, thực hiện lập các kế hoạch sửa chữa, điều chuyển, nâng cấp, bảo trì tài sản.
  • Thống kê các loại tài sản cần thanh lý, mua mới.
  • Lập báo cáo kết quả kiểm kê tài sản và báo cáo cho chủ doanh nghiệp về kết quả kiểm kê, sau đó thì chuyển báo cáo kết quả quyết định điều hành của chủ doanh nghiệp đến các phòng ban, bộ phận, đơn vị có liên quan.

4. Khó khăn trong công tác kiểm kê tài sản truyền thống

Kiểm kê tài sản chính xác là tiền đề cho các hoạt động quản lý, đầu tư vào tài sản đạt hiệu quả, quyết định đến sự thành công của một doanh nghiệp tại thời điểm hiện tại và trong tương lai. Vì đó, kế toán cần phải phản ánh chính xác số liệu hiện có thực tế về các loại tài sản của doanh nghiệp.

Tuy nhiên việc thực hiện kiểm kê theo phương pháp truyền thống bằng excel cũng tiềm ẩn những rủi ro không thể phản ánh trước được như:

• • Sai sót trong việc ghi chép, nhập thông tin, dữ liệu về tài sản, dẫn đến thực hiện kiểm kê tài sản không chính xác và hầu hết kết quả kiểm kê đều có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu kiểm kê tài sản.
  • Bất đồng bộ về dữ liệu tài sản giữa các phòng ban, dẫn đến nhầm lẫn về chủng loại tài sản, sai sót trong việc nhập, xuất, phân phối sử dụng, điều chuyển, thanh lý tài sản.
  • Khó khăn trong việc theo dõi tình trạng, xác định “giá trị còn lại” của tài sản do dữ liệu có thể được nhiều người đơn vị, phòng ban nhập.
  • Tốn nhiều thời gian trong việc kiểm tra, đối chiếu tình hình sử dụng tài sản thực tế giữa các phòng ban và trên biểu mẫu kiểm tra của kế toán.
  • Các hành vi tham ô, quan liêu, không trung thực,… khi thực hiện khai báo về tình trạng, số lượng, giá trị của tài sản.

5. Kiểm kê tài sản hiệu quả, khoa học với phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp

Để giải quyết các công tác liên quan đến kiểm kê tài sản, đặc biệt là dịp kiểm kê tài sản vào cuối năm. Doanh nghiệp cần phải thực hiện công tác kiểm kê thật chính xác để đảm bảo cho các hoạt động đầu tư mua sắm, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cho các năm tiếp theo.

Bằng công nghệ 4.0 hiện đại, quản lý mọi thông tin, dữ liệu về tài sản trên một hệ thống duy nhất, phần mềm giúp doanh nghiệp thực hiện kiểm kê nhanh chóng, có được các báo cáo tài chính chính xác, khách quan để ra được các quyết định vận hành. Đặc biệt, sử dụng phần mềm quản lý tài sản gAMSPro mang đến những lợi ích cho người sử dụng:

• • Tiết kiệm thời gian kiểm kê cho doanh nghiệp: Đối với những doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh, khối tài sản thì việc kiểm kê có thể kéo dài hàng tháng. Tuy nhiên việc sử dụng phần mềm để kiểm tra giúp tiết kiệm 75% thời gian cho quy trình kiểm kê, đối chiếu dữ liệu giữa bộ phận sử dụng tài sản và phòng ban kế toán.
  • Tiết kiệm chi phí cho nhân sự kiểm kê: Thực hiện thông qua phần mềm, người dùng có thể dễ dàng kiểm tra toàn bộ thông tin, tình trạng, tình hình sử dụng tài sản, không phải tốn nhiều chi phí trong thời gian dài để thực hiện các công tác kiểm kê.
  • Tài sản được định danh cụ thể, chi tiết bằng công nghệ mã vạch, cùng với tính bảo mật cao, đảm bảo cho việc vận hành, quản lý riêng biệt của doanh nghiệp.

Ví dụ: Doanh nghiệp có khối lượng hàng hóa lớn luôn cần đảm bảo một lượng hàng hóa tồn kho nhất định cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Kiểm kê bằng công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp trích xuất thông tin, dữ liệu về tài sản, lô hàng một cách nhanh chóng, luôn đảm bảo định mức hàng tồn kho cho các kế hoạch của doanh nghiệp.

• • Kiểm soát hoàn toàn “vòng đời của một tài sản”: Tài sản được nhập từ đơn vị nhà cung cấp nào, đi qua những phòng ban nào, hiện trạng ra sao, giá trị còn lại là bao nhiêu… Với những tài sản có giá trị lớn như TSCĐ thì phần mềm giúp xác định chính xác nguyên giá tài sản cố định, quản lý được độ khấu hao, giá trị còn lại của TSCĐ qua các năm sử dụng.
  • Tính năng kiểm kê tài sản trong phần mềm cho phép người dùng lưu trữ, cập nhật danh sách tài sản kiểm kê, tài sản thừa so với sao kê qua các đợt thực hiện kiểm kê trong doanh nghiệp.

• • Phần mềm cho phép người dùng xem và trích xuất báo cáo tổng hợp về tình hình sử dụng TSCĐ, CCDC tại các đơn vị, phòng ban trong doanh nghiệp. Các mẫu báo đều đạt chuẩn GAAP hoặc báo cáo chuyên sâu theo yêu cầu. Từ các báo cáo này, doanh nghiệp có thể đưa ra được các quyết định đầu tư mua sắm tài sản hợp lý, đảm bảo vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp.

Việc ứng dụng công nghệ 4.0 trong quy trình kiểm kê tài sản doanh nghiệp là việc làm hết sức cần ưu tiên thực hiện, triển khai, nhằm đơn giản hóa mọi quy trình, tiết kiệm thời gian, nhân lực cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần một giải pháp quản lý tài sản toàn diện cho doanh nghiệp, liên hệ với GSOFT ngay để được tư vấn cụ thể!

>> Xem thêm:

• Cách xác định nguyên giá tài sản cố định chính xác cho doanh nghiệp
• Giải pháp đánh giá chính xác tỉ lệ vòng quay tài sản cố định