Nguyên tắc và quy trình quản lý tài sản công tại bệnh viện

Quản lý tài sản công tại bệnh viện là hoạt động vô cùng cần thiết và luôn được các lãnh đạo cấp cao chú trọng. Do đặc thù tài sản công tại bệnh viện mang tính chuyên môn cao, có giá trị lớn và liên quan mật thiết tới công tác chăm sóc sức khỏe hay thậm chí là tính mạng của con người nên cần được quản lý theo quy trình nghiêm ngặt và chặt chẽ. Vậy giải pháp nào cho việc quản lý tài sản công tại bệnh viện hiệu quả và tối ưu? 

1. Phân loại tài sản công tại bệnh viện

1.1. Tài sản cố định tại bệnh viện

Hệ thống tài sản cố định tại bệnh viện bao gồm:

• Các khối nhà làm việc hành chính, khối nhà chuyên môn, công trình cảnh quan. 
• Phụ trợ tại bệnh viện như các loại máy móc, thiết bị, dụng cụ y tế phục vụ cho công tác chuyên môn. 
• Hệ thống thông tin liên lạc, các thiết bị dụng cụ dùng trong công tác quản lý và một số tài sản cố định khác.

1.2. Tài sản cố định vô hình tại bệnh viện

Tài sản cố định vô hình của bệnh viện được quy định bao gồm giá trị về quyền sử dụng đất, giá trị các phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý bệnh viện hoặc cổng thông tin hoạt động của bệnh viện.

1.3. Các loại tài sản bệnh viện là công cụ lâu bền

Bao gồm công cụ, dụng cụ trong phòng họp, phòng làm việc, các khoa hoặc phòng điều trị, khám chữa bệnh.

2. Đặc điểm và quy định sử dụng, quản lý tài sản công tại bệnh viện

2.1. Đặc điểm tài sản công của bệnh viện

Bản chất của việc quản lý tài sản công tại bệnh viện đã có những đặc điểm khác biệt so với tài sản công của các tổ chức khác. Cụ thể:

Thứ nhất, tài sản công của bệnh viện thường sở hữu giá trị lớn, mang tính kỹ thuật chuyên môn cao và liên quan mật thiết tới công tác chăm sóc sức khỏe của con người hay thậm chí là tính mạng của bệnh nhân. Do đó, công tác quản lý tài sản công tại bệnh viện cần tuân thủ theo quy trình nghiêm ngặt, bao gồm cả quy trình quản lý tài sản và quản lý chuyên môn.

Thứ hai, công tác quản lý tài sản công của bệnh viện thường gắn liền với công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học vào việc sử dụng các trang thiết bị y tế. Xuất phát từ tính ứng dụng khoa học – công nghệ cao nên hệ thống tài sản cũng sẽ chịu tác động mạnh mẽ của những hao mòn vô hình. Đây cũng là lý do khiến cho công tác quản lý khấu hao tài sản công bệnh viện trở nên khó khăn hơn do phải tính toán những ảnh hưởng bất lợi từ hao mòn vô hình.

2.2. Quy định về việc quản lý và sử dụng tài sản công của bệnh viện

Quy luật quản lý, sử dụng và khai thác tài sản có hiệu quả được triển khai trong nhiều lĩnh vực, trong đó có Y tế. Khai thác và sử dụng hiệu quả tài sản công bệnh viện là trách nhiệm của toàn bộ cán bộ, công nhân viên bệnh viện cũng như lãnh đạo cấp cao nhằm thực hiện thống nhất trong việc quản lý tài sản, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật. Cụ thể, quy chế quản lý tài sản công tại bệnh viện như sau:

1/ Tất cả tài sản của bệnh viện đều phải được phân công, phân cấp thẩm quyền rõ ràng về trách nhiệm cho từng khoa, phòng ban quản lý và các cá nhân sử dụng.

2/ Hệ thống tài sản của bệnh viện cần được khai thác, quản lý, bảo dưỡng cũng như sửa chữa thống kê kế toán đầy đủ hiện vật, giá trị. Những tài sản có nguy cơ chịu về rủi ro cao do bị ảnh hưởng từ thiên tai, hỏa hoạn hay nguyên nhân bất khả kháng nào đó được quản lý về tài chính thông qua bảo hiểm theo quy định của pháp luật. 

3/ Tài sản của bệnh viện phục vụ cho công tác quản lý hay cung cấp dịch vụ công, đảm bảo an ninh phải sử dụng tiết kiệm, đúng mục đích, đối tượng, chế độ theo quy định của pháp luật. 

4/ Vấn đề khai thác nguồn lực tài chính từ tài sản của bệnh viện phải tuân theo cơ chế thị trường hiệu quả, minh bạch, công khai và tuân thủ đúng pháp luật.

5/ Việc quản lý và sử dụng tài sản bệnh viện phải được thực hiện công khai, triển khai một cách tiết kiệm, phòng chống lãng phí và tham nhũng.

6/ Việc quản lý và sử dụng tài sản của bệnh viện cần được giám sát, kiểm tra, thanh tra nghiêm ngặt. Mọi hành vi vi phạm pháp luật phải được xử lý kịp thời và nghiêm minh theo quy định pháp luật.

3. Vai trò của việc theo dõi, quản lý tài sản công tại bệnh viện 

Thực tế cho thấy, quy trình theo dõi và quản lý tài sản công tại bệnh viện lỏng lẻo sẽ dẫn đến hao hụt, thất lạc tài sản và đặc biệt ảnh hưởng lớn đến việc thiếu hụt cơ sở vật chất tại bệnh viện. Triển khai giải pháp theo dõi tài sản công tại bệnh viện hiệu quả sẽ góp phần giảm thiểu tình trạng thất thoát tài sản, giảm bớt phần nào áp lực cho nhà quản trị trong việc điều chuyển tài sản, đồng thời giải quyết chuỗi cung ứng và cân bằng công tác hạch toán/kiểm toán. Cụ thể:

• Theo dõi và quản lý hệ thống tài sản một cách chính xác.
• Theo dõi được số lượng thiết bị y tế cũng như trạng thái hoạt động nhằm kiểm soát tốt quá trình sử dụng. 
• Nhận định và giải quyết các vấn đề phát sinh về tài sản nhanh chóng, kịp thời.
• Hạn chế tình trạng thất thoát tài sản của bệnh viện.
• Đảm bảo quá trình vận hành, bảo trì và sửa chữa, giúp hệ thống máy móc, trang thiết bị bệnh viện hoạt động một cách trơn tru. 
• Kiểm soát tốt hệ thống tài sản để có thể sử dụng trong trường hợp khẩn cấp.
• Đảm bảo tính minh bạch trong công tác quản lý và vận hành tài sản. 

4. Cơ chế quản lý tài sản công tại bệnh viện công lập

Quản lý tài sản công tại các bệnh viện công lập là sự tác động của bộ máy quản lý đến sự hình thành và vận hành của tài sản. Hoạt động này nhằm đảm bảo tài sản công được đầu tư xây mới, mua sắm, sử dụng, khai thác và thanh lý một cách hiệu quả theo đúng quy trình, tối ưu chi phí. Theo đó, cơ chế quản lý hệ thống tài sản công tại bệnh viện được phân chia thành các thời kỳ như sau:

4.1. Quản lý quá trình hình thành tài sản công tại bệnh viện

Tài sản công của bệnh viện công lập được hình thành từ các nguồn chính sau đây:

• Tài sản hiện vật do Nhà nước giao.
• Tài sản được đầu tư, mua sắm từ ngân sách Nhà nước, quỹ phát triển hoạt động, quỹ khấu hao tài sản, một số nguồn kinh phí khác theo quy định.
• Tài sản hình thành từ nguồn vốn vay, vốn huy động, liên doanh, liên kết với các tổ chức hoặc cá nhân theo quy định của pháp luật.

Quản lý quá trình hình thành tài sản công là khâu mở đầu, cũng là khâu quan trọng nhất quyết định tính hiệu quả của những khâu tiếp theo. Khi tài sản công được hình thành có cơ sở khoa học thì quá trình quản lý và khai thác sau này sẽ đảm bảo tính hiệu quả cao. Hơn nữa, thông qua quá trình hình thành tài sản sẽ đánh giá được tính cấp thiết, thực trạng quản lý và ngân sách của mỗi tổ chức sử dụng tài sản.

Đối với các loại tài sản hình thành do đầu tư, mua sắm mới, việc quyết định chủ trương mua sắm tài sản sẽ căn cứ vào các yếu tố sau:

• Định mức, tiêu chuẩn sử dụng tài sản.
• Thực trạng, nhu cầu về tài sản công của bệnh viện.
• Khả năng nguồn lực tài chính để đầu tư, xây dựng, mua sắm tài sản công cho bệnh viện. 

Trong quá trình quản lý tài sản công ở giai đoạn này, các bệnh viện công lập sẽ chỉ đầu tư xây dựng, mua sắm tài sản theo đúng kế hoạch, dự toán, không thực hiện các nhu cầu mua sắm ngoài kế hoạch (trừ những trường hợp được cấp có thẩm quyền bổ sung, tài sản được tài trợ).

4.2. Quản lý quá trình đầu tư, mua sắm tài sản công

Đầu tư, mua sắm tài sản công là hoạt động không thể thiếu tại các bệnh viện, nhằm đảm bảo nhu cầu sử dụng, khai thác tài sản tối đa. Trải qua trận “đại dịch lịch sử”, việc tăng cường đầu tư mua sắm tài sản công cho bệnh viện đã được Nhà nước quan tâm và tạo nhiều điều kiện về kinh phí. Như vậy, hoạt động quản lý hệ thống tài sản công tại bệnh viện cũng cần được chú trọng hơn bao giờ hết. 

Quản lý đầu tư mua sắm theo nguồn vốn hình thành: Để quản lý quá trình đầu tư tài sản công cần phải nắm rõ nguồn vốn đầu tư, số lượng tài sản công cần mua sắm tương ứng với từng nguồn vốn khác nhau. Bởi các nguồn vốn đầu tư cho việc mua sắm tài sản công khá đa dạng, bao gồm: vốn từ ngân sách Nhà nước, liên doanh, nguồn quỹ phát triển các hoạt động bệnh viện,…

Quản lý nguồn nhập tài sản công bệnh viện: Việc xác định rõ nguồn nhập tài sản công sẽ giúp cho quá trình quản lý trở nên dễ dàng hơn vì có thể nắm rõ về nguồn gốc, số lượng và chất lượng của các loại tài sản công được đưa vào sử dụng tại bệnh viện.

Quản lý tài sản công bệnh viện theo mục đích sử dụng: Dựa vào mục đích sử dụng tài sản công, các khoa, phòng ban chức năng của bệnh viện sẽ đề xuất kế hoạch mua sắm tài sản công cho đơn vị. Từ đó, công tác quản lý cũng trở nên hiệu quả hơn nhờ vào việc xác định đúng mục đích sử dụng, tối ưu chi phí bệnh viện.  

Theo đó, tiêu chí để đánh giá quá trình quản lý đầu tư, mua sắm tài sản công tại bệnh viện bao gồm:

• Tổng mức vốn đầu tư mua sắm tài sản công cho bệnh viện.
• Cơ cấu nguồn vốn đầu tư cho việc mua sắm tài sản công của bệnh viện trong từng giai đoạn.
• Số lượng tài sản công được hình thành mới trong từng thời kỳ. 
• Mức độ tuân thủ quy trình mua sắm tài sản công cho bệnh viện. 

4.3. Quản lý quá trình sử dụng, vận hành và khai thác tài sản công

Tài sản công của bệnh viện bao gồm hệ thống máy móc, thiết bị đặc thù. Trong quá trình sử dụng và vận hành chắc chắn không thể tránh khỏi những vấn đề kỹ thuật hay phát sinh các sự cố hỏng hóc. Chính vì vậy, hoạt động quản lý tài sản công tại bệnh viện cũng cần quan tâm đến quá trình vận hành, sử dụng.

Theo đó, quá trình sử dụng tài sản công của bệnh viện diễn ra rất phức tạp. Bởi thời gian sử dụng tùy thuộc vào đặc điểm, tính chất cũng như độ bền của mỗi loại tài sản. Thời gian của quá trình khai thác và sử dụng tài sản công tại các bệnh viện được tính từ ngày nhận hoặc bàn giao tài sản cho đến khi không còn sử dụng được phải thanh lý.

• Quản lý quá trình sử dụng và khai thác tài sản công tại bệnh viện là cơ sở quan trọng nhằm điều chỉnh và sửa chữa kịp thời mỗi khi có sự cố hư hỏng. Đây chính là hoạt động giúp khai thác tối đa tiềm năng của hệ thống tài sản công tại bệnh viện. Theo đó, tiêu chí đánh giá quá trình quản lý tài sản công tại bệnh viện bao gồm:
• Công suất khai thác, vận hành và sử dụng hệ thống tài sản công hiện tại của bệnh viện. 
• Mức độ đáp ứng của số lượng tài sản công hiện tại so với nhu cầu sử dụng thực tế của bệnh viện trong từng giai đoạn.
• Số lượng và tỷ lệ (%) tài sản công không được đưa vào sử dụng trong hoạt động của bệnh viện qua từng thời kỳ.
• Hiệu quả sử dụng tài sản công của bệnh viện được đo lường thông qua các chỉ tiêu cụ thể như: nguồn thu, số lượt khám chữa bệnh và điều trị cho bệnh nhân,…
• Mức độ tuân thủ những quy định về quản lý và sử dụng tài sản công tại bệnh viện. 

>>> Tham khảo thêm: Quy trình quản lý kho vật liệu y tế bệnh viện hiệu quả, hạn chế thất thoát

4.4. Quản lý khâu sửa chữa, bảo trì tài sản công bệnh viện

Công tác quản lý tài sản công bệnh viện cần quan tâm đến khâu sửa chữa, bảo trì tài sản nhằm đảm bảo việc sử dụng tối ưu hiệu năng của các tài sản đã đầu tư. Theo đó, chỉ tiêu đánh giá quản lý trong khâu sửa chữa, bảo trì tài sản công bệnh viện gồm có:

• Mức độ chấp hành đầy đủ và nghiêm túc các bước trong quy trình sửa chữa, bảo trì,… tài sản công bệnh viện.
• Quy mô nguồn vốn và sự tăng trưởng nguồn vốn cho hoạt động sửa chữa, bảo trì, nâng cấp,… tài sản công bệnh viện trong từng thời kỳ nhất định.
• Mức độ thường xuyên của việc sửa chữa, nâng cấp, bảo trì,… tài sản công bệnh viện. 

4.5. Quản lý trong khấu hao và thanh lý tài sản công

Sau quá trình khai thác sử dụng, xét thấy tài sản công không cần thiết hay không thể phục vụ cho công việc của cơ quan hành chính nhà nước, phía cơ quan quản lý chuyên môn sẽ tiến hành thủ tục kết thúc quá trình sử dụng tài sản. Khi tài sản công của bệnh viện hết thời gian sử dụng, đã hao mòn hoặc hư hỏng không thể sử dụng được thì cần được tiến hành thanh lý nhằm thu hồi phần giá trị có thể thu hồi được cho ngân sách nhà nước. Đồng thời đây cũng là căn cứ để chuẩn bị đầu tư, mua sắm tài sản mới.

Tài sản công của bệnh viện, trừ một số tài sản có thời gian sử dụng vĩnh viễn hoặc có thời gian sử dụng kéo dài hàng trăm năm trở lên, số còn lại đều là tài sản có thời hạn sử dụng nhất định. Sau khi kết thúc quá trình sử dụng, tài sản công bệnh viện phải được quản lý chặt chẽ để tránh tình trạng lãng phí hay thất thoát tài sản.

Việc quản lý kết thúc quá trình sử dụng tài sản cần phải trải qua hoạt động đánh giá hiện trạng tài sản cả về vật chất và giá trị; thực hiện kiểm kê, xác định giá trị hiện tại của tài sản và đưa ra các phương án xử lý khác nhau. Trong đó, vấn đề định giá để thanh lý tài sản chính là yếu tố quyết định hiệu quả của quá trình này.  

Các tiêu chí đánh giá quá trình quản lý khấu hao và thanh lý tài sản công bệnh viện bao gồm:

• Mức khấu hao và tỷ lệ hao mòn tài sản công của bệnh viện tại từng thời điểm nhất định.
• Giá trị thu thanh lý tài sản công tại bệnh viện.
• Mức độ phù hợp trong việc áp dụng phương pháp khấu hao và tỷ lệ khấu hao tài sản.
• Mức độ tuân thủ quy trình thanh lý tài sản công bệnh viện. 

5. Đơn giản hóa quy trình quản lý tài sản công tại bệnh viện với gAMSPro

Quản lý tài sản công tại bệnh viện là quản lý toàn bộ vòng đời của tài sản. Quy trình này bắt đầu từ khi tiếp nhận tài sản cho đến khi tài sản hết hạn sử dụng và có thể kéo dài lên đến hàng chục năm. Do đó, quá trình quản lý tài sản công tại bệnh viện bằng phương thức truyền thống đã được thay thế bằng việc ứng dụng hệ thống phần mềm để đơn giản hóa cách thức quản lý. Hơn nữa, trong thời kỳ chuyển đổi số Y tế đang lan rộng trên toàn cầu, việc ứng dụng công nghệ trong công tác quản lý tài sản công, trang thiết bị y tế bệnh viện là xu hướng tất yếu hiện nay.

Hệ thống phần mềm quản lý đầu tư và mua sắm tài sản gAMSPro chính là giải pháp quản trị tối ưu cho các bệnh viện công. Với phân hệ quản lý tài sản cụ thể và chi tiết, gAMSPro sẽ hỗ trợ ban quản lý bệnh viện theo dõi tất cả các hoạt động liên quan đến việc kiểm soát, quản lý tài sản công của bệnh viện. gAMSPro cho phép người dùng theo dõi và kiểm soát toàn bộ vòng đời của tài sản từ giai đoạn hình thành cho đến giai đoạn kết thúc, thanh lý. Như vậy, gAMSPro chính là “trợ lý” đắc lực giúp ban quản lý bệnh viện giảm bớt khối lượng công việc trong công tác quản lý, tối ưu chi phí vận hành hệ thống tài sản công của bệnh viện.

Có thể nói, quy trình quản lý tài sản công tại bệnh viện là hoạt động xuyên suốt và lâu dài, song hành cùng quá trình phát triển của bệnh viện. Vì vậy, một giải pháp quản lý tài sản ổn định và hiệu quả cho bệnh viện là điều vô cùng cần thiết nhằm giảm thiểu tình trạng thất thoát tài sản cũng như đảm bảo tính minh bạch trong công tác quản lý. 

Đơn giản hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý toàn bộ vòng đời tài sản công của bệnh viện với Hệ thống gAMSPro ngay!