Quản lý tài sản cố định khoa học, hiệu quả bằng phần mềm gAMSPro

Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn và được sử dụng trong nhiều chu kỳ kinh doanh, quản lý, vận hành của doanh nghiệp và đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo ra doanh thu, dòng tiền cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để quản lý tài sản cố định khoa học, hiệu quả? Đó là điều mà doanh nghiệp luôn hướng đến nhằm đảm bảo tối ưu chi phí sản xuất, kinh doanh, tối ưu các chi phí trong khâu vận hành, cùng GSOFT tham khảo những thông tin quan trọng qua bài viết sau đây!

1. Tài sản cố định là gì?

Tài sản là tất cả nguồn lực do doanh nghiệp sở hữu, kiểm soát (ví dụ như: tiền mặt, đất đai, đồ đạc, tòa nhà, thiết bị, nhãn hiệu,…). Trong khi đó, tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn và được sử dụng trong nhiều chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp (ví dụ: máy móc, thiết bị, bất động sản,…). Một tài sản được coi là TSCĐ khi thỏa mãn 3 điều kiện sau đây:

  • Nguyên giá tài sản phải trên 30.000.000 đồng và cần được xác nhận từ nguồn chính xác, đáng tin cậy.
  • Thời gian sử dụng tài sản phải từ 1 năm trở nên.
  • Việc đầu tư, sử dụng vào TSCĐ phải mang đến lợi ích kinh tế dương cho doanh nghiệp.
Tài sản cố định là tài sản vô cùng quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp
Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn và được sử dụng trong nhiều chu kỳ kinh doanh

2. Tại sao quản lý tài sản cố định lại quan trọng?

Giám đốc Watson IoT Sarah Dudley từng chia sẻ rằng: “Nếu bạn có 5 phương tiện vận tải, bạn có thể có một cuốn sổ ghi chép để theo dõi mỗi lần thay nhớt, cần gạt nước mưa, hoặc là bộ lốp mới,… Bây giờ bạn có trên 500 chiếc xe hoạt động ở nhiều chi nhánh khác nhau, bạn bắt đầu thấy các vấn đề phát sinh, bạn thầm ước rằng giá mà có một cơ sở dữ liệu để dễ dàng theo dõi thông tin, tình trạng của tài sản qua các chu kỳ kinh doanh, hạn chế nguy cơ bị hư hỏng, thất lạc tài sản”.

Chính vì đó nên việc quản lý tài sản cố định khoa học, đảm bảo các việc bảo hành, bảo trì tài sản đúng thời điểm, có các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hợp lý,… giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý tài sản, nâng cao vòng đời của tài sản qua các chu kỳ kinh doanh. Quản lý TSCĐ hiệu quả mang đến những lợi ích cho doanh nghiệp như:

Tối ưu hóa việc sử dụng tài sản trong doanh nghiệp

Tài sản cố định là một trong những nguồn chính tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, quản lý TSCĐ hiệu quả giúp theo dõi, duy trì các loại tài sản, thiết bị của doanh nghiệp luôn ở trong tình trạng tốt nhất, tối ưu hóa việc sử dụng tài sản trong doanh nghiệp.

Ví dụ: Doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực phần mềm, sở hữu dàn bộ máy tính chuẩn, chất lượng để phục vụ cho công việc với nguyên giá tài sản trên 50.000.000 đồng. Tài sản này sẽ bị khấu hao qua quá trình sử dụng, chính vì đó việc quản lý hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định được tình trạng chính xác của máy tính tại thời điểm cần thực hiện kiểm tra (máy có cần phải sửa chữa, bảo hành, nâng cấp hoặc thanh lý hay không), có bị mất phần linh kiện nào so với khi đưa tài sản vào nhập kho, đưa vào sử dụng hay không.

Xác định chính xác tình trạng của tài sản nhằm đưa ra phương án giải quyết tài sản phù hợp, đảm bảo cho tài sản luôn hoạt động ổn định.
Xác định chính xác tình trạng của tài sản nhằm đưa ra phương án xử lý tài sản phù hợp, đảm bảo cho tài sản luôn hoạt động ổn định

Kéo dài vòng đời của tài sản

Doanh nghiệp cần đánh giá được tình trạng của tài sản và giữ cho tài sản luôn hoạt động trong tình trạng tốt nhất, giảm thiểu các lỗi chủ quan của con người dẫn đến lỗi thiết bị và khiến cho thiết bị ngừng hoạt động. Kiểm soát TSCĐ hiệu quả giúp cải thiện “tuổi thọ” của tài sản qua các chu kỳ vận hành, kinh doanh, từ đó cải thiện tổng thể giá trị của tài sản của doanh nghiệp.

Ví dụ: Kiểm soát đầy đủ thông tin, dữ liệu các loại máy móc đang vận hành trong doanh nghiệp, biết được chính xác thời gian cần thực hiện bảo hành đối với máy móc để từ đó thực hiện bảo hành đúng thời điểm, có các kế hoạch bảo hành hợp lý nhằm chủ động trong việc quản lý tài sản (không cần phải đợi hư hỏng mới thực hiện sửa chữa), giúp kéo dài tuổi thọ của tài sản, nâng cao vòng đời vận hành và tối ưu chi phí đầu tư vào tài sản cho doanh nghiệp.

quản lý tài sản cố định giúp doanh nghiệp "kéo dài vòng đời của tài sản"
Quản lý tài sản cố định hiệu quả giúp doanh nghiệp “kéo dài vòng đời của tài sản”

Tiết kiệm các chi phí bảo trì tài sản

Ở các giai đoạn hoạt động của vòng đời của tài sản, doanh nghiệp có thể gặp phải vấn đề bảo trì, nâng cấp máy móc, thiết bị để phù hợp với mô hình sản xuất, kinh doanh tại thời điểm đó. Các vấn đề bảo trì có thể cắt giảm ngân sách, dòng tiền cần chi trong doanh nghiệp.

Với các loại máy móc, thiết bị hoặc là những tài sản có giá trị lớn thì đều có dịch vụ hỗ trợ, bảo hành, bảo trì sau khi thực hiện mua sắm tài sản. Trường hợp nếu quản lý dữ liệu không tốt sẽ dẫn đến thất thoát các khoản chi phí lớn liên quan đến sửa chữa, bảo hành, nâng cấp thiết bị, tài sản.

Nâng cao ROI

ROI (Return On Investment) thường được sử dụng để đánh giá chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Khi đầu tư vào tài sản, doanh nghiệp đều mong muốn khả năng sinh lời của các món tài sản đó nhất có thể.

Với tài sản có giá trị lớn như là TSCĐ, việc kiểm soát tốt các dữ liệu, các báo cáo tài chính minh bạch giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình vận hành của doanh nghiệp, biết được chính xác tỉ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư vào tài sản từ đó đưa ra các quyết định đầu từ mua sắm hợp lý, tối đa hóa giá trị lợi nhuận cho doanh nghiệp.

ROI luôn được doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện đầu tư vào tài sản
ROI luôn được doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện đầu tư vào tài sản

3. Nguyên tắc quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp

Tài sản đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo ra doanh thu, việc quản lý và theo dõi chi tiết quá trình sử dụng thiết bị, máy móc, tài sản giúp cho doanh nghiệp có các kế hoạch quản lý, tính khấu hao, thanh lý tài sản hiệu quả nhất.

Do đó, đảm bảo các nguyên tắc quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và theo quy định tại Điều 5 Thông tư 45/2013/TT-BTC thì cần có 4 nguyên tắc sau khi quản lý TSCĐ:

3.1 Mọi tài sản cố định cần phải có bộ hồ sơ riêng

Tài sản cố định đưa vào vận hành trong doanh nghiệp cần có:

  • Biên bản giao nhận TSCĐ
  • Hợp đồng mua bán
  • Hóa đơn mua TSCĐ
  • Chứng từ và giấy tờ có liên quan

Bên cạnh đó thì mỗi TSCĐ cũng cần phải được phân loại, đánh số và có thẻ riêng để theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nhóm tài sản này và được phản ánh, cập nhật thường xuyên qua sổ theo dõi quản lý tài sản.

3.2 Mọi tài sản cố định cần phải kiểm soát, quản lý theo nguyên giá, số hao mòn lũy kế, giá trị còn lại

Trên sổ sách kế toán thì cần phải ghi nhận lại đầy đủ thông tin tài sản cố định cần phải kiểm soát, quản lý, đặc biệt là “giá trị còn lại” của tài sản cố định qua các chu kỳ kinh doanh.

Giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ = Nguyên giá của tài sản cố định – Số hao mòn luỹ kế của TSCĐ

3.3 Quản lý, theo dõi, bảo quản đối với những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao

Với những loại TSCĐ này, doanh nghiệp cần phải thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản theo quy định hiện hành và trích khấu hao chính xác theo quy định của thông tư 45.

3.4 Quản lý TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện việc quản lý với những tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ thông thường khác.

4. Khó khăn trong việc quản lý TSCĐ theo phương pháp truyền thống

Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì việc quản lý TSCĐ cần phải có độ chính xác cao, vì nó ảnh hưởng đến việc vận hành của doanh nghiệp. Tuy nhiên thì quản lý tài sản theo phương pháp truyền thống vẫn còn tồn tại trường hợp nhiều đơn vị, phòng ban lưu trữ thông tin khác nhau, dẫn đến phân loại, định danh tài sản không đồng bộ ngay từ ban đầu.

Nếu không quản lý tài sản cố định hiệu quả, khoa học, một doanh nghiệp có thể gặp phải các vấn đề như:

  • Hỏng hóc máy móc thiết bị
  • Thời gian tài sản bị ngừng hoạt động, không sử dụng được ngoài kế hoạch
  • Không đảm bảo được định mức hàng tồn kho, hàng hóa bị thất lạc
  • Khó khăn trong việc xác định “tình trạng của tài sản” qua các chu kỳ kinh doanh
  • Không đáp ứng chuẩn, đầy đủ các tiêu chuẩn về quản lý tài sản cố định theo quy định của pháp luật,…
quản lý tài sản cố định theo cách truyền thống tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp
Quản lý tài sản cố định theo cách truyền thống tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp

5. Quản lý tài sản cố định khoa học, hiệu quả bằng phần mềm

TSCĐ là “xương sống” trong việc vận hành của doanh nghiệp, nếu không có sự quản lý khoa học, thích hợp thì các quá trình sản xuất, kinh doanh, quản lý, vận hành trong doanh nghiệp có thể bị giảm xuống.

Đặc biệt là các doanh nghiệp có khối lượng tài sản lớn, cần phải theo dõi lượng tài sản vận hành trên nhiều địa điểm, chi nhánh hoạt động của doanh nghiệp và theo dõi hiệu suất sử dụng tài sản để tính toán hiệu quả cho các bài toán đầu tư, phát triển doanh nghiệp. Tuy nhiên việc lập kế hoạch triển khai và quản lý tài sản cố định tập trung, đồng bộ toàn bộ về mặt dữ liệu không phải là điều dễ dàng cho mọi doanh nghiệp có thể đạt được.

5.1. Quy trình quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp

Để quản lý các khối tài sản có giá trị lớn vận hành trong doanh nghiệp thì cần phải có quy trình quản lý tài sản cố định hiệu quả, khoa học. Một quy trình quản lý tài sản cố định thường qua các bước như:

quy trình quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp

Bước 1: Xây dựng kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản

Đây là bước đầu tiên đảm bảo cho việc mua sắm tài đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định được số lượng tài sản mà mình tính mua trong kỳ kinh doanh. Kiểm soát, xây dựng được kế hoạch mua sắm giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được hoàn toàn số lượng tài sản dự tính đầu tư.

Bước 2: Cập nhật, nhật mới tài sản

Sau khi mua sắm, bạn cần phải nhập dữ liệu tài sản mới vào kho lưu trữ để kịp thời theo dõi, quản lý tài sản.

Bước 3: Xuất sử dụng tài sản

Xuất sử dụng tài sản để đưa tài sản vào vận hành trong doanh nghiệp hay tính khấu hao TSCĐ. Bước này vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo cho việc tính giá trị còn lại của tài sản cho các quá trình điều chuyển tài sản giữa các phòng ban, đơn vị sau này.

Bước 4: Thu hồi, sửa chữa, thanh lý tài sản

Với những người lao động đã nghỉ việc, công ty sẽ tiến hành thu hồi tài sản, trong trường hợp tài sản có bị hư hỏng thì sẽ tiến hành sửa chữa, nếu không sửa chữa được thì sẽ tiến hành thanh lý tài sản.

Bước 5: Kiểm kê tài sản cố định

Tùy theo quy mô của tổ chức, doanh nghiệp mà việc kiểm kê tài sản sẽ được tiến hành định kỳ theo quý hoặc hằng năm, với những tài sản có giá trị lớn thì việc kiểm tra, đối chiếu tình hình sử dụng tài sản qua các chu kỳ kinh doanh để xác định “giá trị còn lại” của tài sản là điều vô cùng cần thiết.

5.2. Quản lý tài sản cố định hiệu quả bằng phần mềm quản lý tài sản gAMSPro

Hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản gAMSPro sẽ giúp cho nhà quản trị, lãnh đạo kiểm soát toàn bộ thông tin liên quan đến tài sản cố định, cùng với các tính năng “chuyên biệt” đảm bảo cho việc quản lý tài sản cố định, tối ưu hiệu quả cho các kế hoạch đầu tư vào tài sản của doanh nghiệp. Phần mềm cùng các tính năng nổi trội mang đến nhiều lợi ích cho người sử dụng như:

5.2.1. Quản lý chi tiết thông tin về tài sản cố định

Tài sản được định danh, lưu trữ toàn bộ bằng bằng công nghệ mã vạch hiện đại, đảm bảo trích xuất đầy đủ các dữ liệu của tài sản như tên tài sản, mã tài sản, nguyên giá tài sản cố định, giá trị còn lại của tài sản qua các chu kỳ kinh doanh,… khi người dùng thực hiện tìm kiếm tên/nhóm tài sản trên hệ thống phần mềm hoặc quét mã tài sản để kiểm tra thông tin về tài sản.

Thông tin tài sản cố định được quản lý trong phần mềm gAMSPro

 

5.2.2. Tính năng thông báo bảo hành, bảo trì thông minh, sửa chữa, thu hồi

Với những tài sản có giá trị lớn như TSCĐ, việc bảo hành, bảo trì tài sản đúng thời điểm là vô cùng quan trọng để đảm bảo tài sản luôn vận hành trong trạng thái tốt nhất. Phần mềm gAMSPro cùng với tính năng thông báo thông minh giúp cho doanh nghiệp kiểm soát thông tin bảo hành, bảo trì tài sản một cách chính xác.

Từ các dữ liệu chính xác, người dùng sẽ có các kế hoạch sửa chữa, bảo hành, bảo trì, thu hồi tài sản hợp lý, chủ động hơn trong vấn đề quản lý tài sản, không phải đợi đến khi tài sản có vấn đề, trục trặc thì mới tiến hành đem đi sửa chữa.

5.2.3. Nâng cao ROI khi đầu tư vào tài sản

Khi đầu tư vào tài sản có giá trị lớn như là tài sản cố định, doanh nghiệp đều mong muốn thu lại lợi nhuận từ việc đầu tư vào tài sản. Phần mềm gAMSPro giúp kiểm soát tốt thông tin, dữ liệu về tài sản, các kế hoạch sửa chữa, thanh lý, các báo cáo chính xác tình hình sử dụng tài sản,… giúp cho doanh nghiệp biết được chính xác việc đầu tư vào tài sản mang lại bao nhiêu giá trị lợi nhuận cho doanh nghiệp, qua đó nâng cao ROI khi thực hiện đầu tư cho tài sản.

5.2.4. Thanh lý tài sản hợp lý

Với các tài sản đã hết khấu hao, không còn sử dụng được trong sản xuất, kinh doanh, vận hành, doanh nghiệp cần có kế hoạch thanh lý tài sản hợp lý, đảm bảo cho mọi khâu từ việc lập kế hoạch thanh lý, đề xuất thanh lý cho đến khi thanh lý tài sản.

5.2.5. Xây dựng kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản nhanh chóng

Từ các báo cáo tình hình sử dụng, chi tiết về số lượng, giá trị, tình trạng của tài sản đang vận hành trong doanh nghiệp, danh sách tài sản thừa hoặc thiếu so với sao kê, lịch sử sử dụng tài sản, các báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính,… doanh nghiệp sẽ thực hiện các kế hoạch mua sắm theo các kỳ, trong năm phù hợp với tình hình kinh doanh, định hướng phát triển của doanh nghiệp.

phần mềm quản lý tài sản gAMPro
Thống kê tình hình đầu tư mua sắm tài sản tại các đơn vị trong phần mềm gAMSPro

Kết Luận

Quản lý tài sản cố định khoa học, hiệu quả là việc làm hết sức cần thiết nhằm đảm bảo cho việc vận hành doanh nghiệp, quản lý hiệu quả sẽ là tiền đề cho các kế hoạch “đầu tư mua sắm tài sản hợp lý”, tránh thất thoát, nâng cao ROI cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm:

Nhận tư vấn chi tiết &
báo giá phần mềm quản lý tài sản!

 

Vui lòng check để đảm bảo thông tin ở trên là chính xác.

 

Có thể bạn quan tâm

Sự hài lòng của khách hàng chính là thành công lớn nhất của chúng tôi

Gọi cho chúng tôi