Sau bước thiết lập kế hoạch, thì “Quản lý mua sắm” là tính năng tiếp theo của Phần mềm quản lý tài sản gAMSPro. Cụ thể, gAMSPro cho phép người dùng mua sắm theo dạng hợp đồng thầu hoặc theo dạng hợp đồng mua lẻ.

HỢP ĐỒNG THẦU

Được áp dụng cho những tài sản mua với số lượng lớn hoặc có giá trị cao. Thông qua hợp đồng thầu, doanh nghiệp sẽ tìm ra được nhà cung cấp tốt nhất, đáp ứng được các tiêu chí doanh nghiệp đề ra.

Phần mềm gAMSPro cho phép quản lý từ tạo dự án, hồ sơ thầu, đấu thầu, ghi nhận thông tin trúng thầu, đi đến ký hợp đồng, gọi hàng (PO) và thực hiện thanh toán giao nhận hàng.

HỢP ĐỒNG MUA LẺ

Ngược lại, với những tài sản thông thường, công cụ lao động, người dùng chỉ cần tạo phiếu gọi hàng (PO) mà không cần thông qua việc tạo dự án, hồ sơ thầu cũng như hợp đồng gọi hàng.

Các bước quản lý mua hàng thông qua thầu

Tạo dự án

Cập nhật thông tin thầu

Cập nhật hợp đồng

Thực Hiện Gọi hàng

Nhận hàng và thanh toán

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Khi thực hiện mua sắm tài sản, doanh nghiệp cần theo dõi việc mua sắm này dựa trên những dự án trong năm.

Ví dụ: Doanh nghiệp lập kế hoạch mua sắm thiết bị cho hệ thống CNTT, trong đó có dự án mở rộng phòng Kỹ thuật, khi đó người dùng cần tạo dự án là “mở rộng phòng Kỹ thuật”.

Phần mềm còn hỗ trợ cập nhật thông tin dự án có liên quan đến gói mua sắm. Mục đích của chức năng này cho phép người dùng có thể thống kê các chi phí, tình trạng của một dự án.

Các thông tin cơ bản được sử dụng cho một dự án được cập nhật trong phần mềm như:

Các thông tin về tên dự án, số hợp đồng, ngân sách cho dự án, thời gian ký hợp đồng, tình trạng của dự án,…

Phần mềm cũng giúp doanh nghiệp lưu trữ, cập nhật thông tin về lịch thanh toán theo hợp đồng, lịch thanh toán thực tế, tiến độ thi công thực tế, thông tin bảo lãnh cũng như file thông tin đính kèm.

QUẢN LÝ HỒ SƠ THẦU

Việc mua sắm tài sản của doanh nghiệp với số lượng nhiều thường có giá trị rất lớn, thực hiện thông qua hồ sơ thầu giúp tìm nhà cung cấp tốt nhất cho doanh nghiệp.

Các thông tin cơ bản về nhà thầu được cập nhật, lưu trữ trong phần mềm như: số hồ sơ thầu, hạng mục thầu, ngày mở thầu, hình thức đấu thầu,…

Hồ sơ thầu giúp theo dõi quản lý, lưu trữ thông tin về các nhà thầu từ đó doanh nghiệp có thể chọn hình thức thầu phù hợp (đấu thầu/chỉ định thầu) cho công ty.

QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG MUA SẮM 

Căn cứ gói thầu đã thiết lập, phần mềm cho phép cập nhật thông tin hợp đồng kinh tế đối với từng gói thầu. Dựa trên các phiếu gọi hàng phần mềm sẽ tự động cập nhật giá trị thực hiện của từng gói thầu.

Sau khi đã có được các nhà thầu cho gói sản phẩm, phần mềm hỗ trợ người dùng cập nhật các thông tin liên quan đến hợp đồng.

Lưu ý: Phần mềm cho phép nhập thông tin liên quan đến bão lãnh hợp đồng, thông tin bảo lãnh bảo hành. Việc theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, các văn bản pháp lý của hợp đồng, trách nhiệm đơn vị thực hiện hợp đồng, và quy trình xét duyệt khác không nằm trong phạm vi phần mềm này.

  Phần mềm không khống chế số lượng, cũng như số tiền khi lập hợp đồng mua sắm vượt kế hoạch. Phần mềm chỉ hiển thị cảnh báo cho người dùng. Các hợp đồng mua sắm vượt kế hoạch hoặc không theo kế hoạch sẽ được phần mềm cập nhật tình trạng mua sắm là “ngoài kế hoạch” và sẽ được thực hiện báo cáo thống kê cho những hợp đồng này. Phần mềm cho phép trừ dần với số lượng đã phát sinh ở các PO để đối chiếu được với số còn lại của hợp đồng.

QUẢN LÝ PHIẾU GỌI HÀNG (PO)

Quản lý phiếu gọi hàng cho biết chi tiết về hàng hóa cũng như lịch thanh toán,

Căn cứ vào kế hoạch và hợp đồng đã ký kết,  phần mềm cho phép thiết lập từng phiếu gọi hàng riêng lẻ, mỗi phiếu gọi hàng phải tham chiếu đến một hợp đồng và kế hoạch đã lập của từng đơn vị.

CÁC BƯỚC QUẢN LÝ KHI MUA LẺ

Đối với các đơn hàng mua lẻ không nằm trong hợp đồng, phần mềm cho phép các đơn vị tạo phiếu gọi hàng (PO). Tuy nhiên, các phiếu gọi hàng này cũng phải tham chiếu đến kế hoạch đã lập trước đó của từng đơn vị.

Phần mềm cho phép cập nhật quá trình thanh toán, tiến độ giao hàng, tình trạng hóa đơn cho mỗi đơn hàng.

  Phần mềm không khống chế số lượng, cũng như số tiền khi gọi hàng vượt kế hoạch, mà chỉ hiển thị cảnh báo cho người dùng. Các phiếu gọi hàng vượt kế hoạch hoặc không theo kế hoạch sẽ được phần mềm cập nhật theo tình trạng mua sắm là “ngoài kế hoạch” và sẽ được thực hiện báo cáo thống kê cho những phiếu gọi hàng này.

Lưu ý: Phần mềm không quản lý và theo dõi quy trình gọi hàng, giao nhận hàng, chất lượng hàng.

Bên cạnh chức năng quản lý phiếu gọi hàng (PO), phần mềm còn trang bị thêm nhiều chức năng phục vụ khác như:

  • Quản lý phiếu gọi hàng phục vụ sửa chữa
  • Quản lý tờ trình
  • Huỷ phiếu gọi hàng
  • Quản lý cập nhật đơn hàng
  • In phiếu đề xuất gọi hàng

LIÊN HỆ NHẬN BÁO GIÁ & TƯ VẤN PHẦN MỀM

GỌI HOTLINE

08 999 09179 line 1

hoặc

0913 509 979

GỬI EMAIL

contact@gsoft.com.vn

Gsoft sẽ liên hệ với bạn trong thời gian sớm nhất

Hãy để Gsoft giúp bạn trả lời những câu hỏi trước khi mua phần mềm

1. Phần mềm gAMSPro sẽ phù hợp cho những ai?

Phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản tập trung sẽ rất phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn tài sản cố định, công cụ dụng cụ, trang thiết bị như ngân hàng, tài chính, y tế, giáo dục, vận tải, khu chế xuất cần một giải pháp tổng thể quản lý từ khâu lập kế hoạch đầu tư mua sắm, quản lý mua sắm, quản lý cả một vòng đời tài sản.

2. Những tính năng gì cần thiết cho một phần mềm quản lý tài sản?

Một phần mềm quản lý tài sản tổng thể tốt nhất hiện nay phải đáp ứng được các tính năng từ khâu lập kế hoạch mua sắm cho đến việc quản lý tài sản.Quản lý bắt đầu ngay khi có ý định mua cho đến khi thanh lý tài sản.Quan trọng nhất là phải hoạch toán chính xác, đồng bộ hóa dữ liệu với bộ phận mua sắm, hành chính, kế toán. Bởi vì nếu chỉ quản lý tài sản một cách cơ bản thì có thể dùng Excel hay một giải pháp riêng lẻ nào đó.

3. Tôi có được dùng thử trước khi mua phần mềm không?

Chỉ cần click vào nút đăng ký và điền đầy đủ thông tin hoặc liên hệ ngay số điện thoại 0913 509 979 để dùng thử trong 15 ngày.Chuyên viên tư vấn của GSOFT sẽ đồng hành cùng các bạn để giải đáp các thắc mắc, yêu cầu trong suốt quá trình dùng thử và hỗ trợ bạn khi mua phần mềm khi có nhu cầu.

4. Giá phần mềm gAMSPro là bao nhiêu?

Vì đây là một giải pháp tổng thể nên chi phí sẽ dựa vào quy mô của từng công ty tương ứng với số lượng tài sản cần quản lý.Ngoài ra, GSOFT cũng sẽ tính phí Customize nếu như phát sinh những quy trình, nghiệp vụ ngoài các tính năng GSOFT cung cấp

5. Nếu muốn mua một vài chức năng riêng lẻ để sử dụng trước thì GSOFT tính phí thế nào?

GSOFT cung cấp một giải pháp tổng thể để phục vụ tối đa hiệu năng sử dụng phần mềm.Tuy nhiên, GSOFT vẫn đảm bảo cung cấp những phân hệ riêng lẻ mà đã nghiên cứu trước đó để phụ vụ doanh nghiệp khi chưa cần một giải pháp tổng thể.Vì thế, bạn yên tâm nhé!

6. GSOFT có hỗ trợ tôi trong quá trình sử dụng không?

Đội ngũ triển khai của GSOFT sẽ luôn tận tình trong suốt quá trình sử dụng phần mềm gAMSPro.Tổng đài hotline, hệ thống live chat, mail liên hệ sẵn sàng giải đáp thắc mắc và yêu cầu của bạn tất cả trong tuần.Bạn sẽ được cung cấp tài liệu hướng dẫn, những buổi đạo trực tuyến hay trực tiếp trong suốt quá trình sử dụng.

Sự hài lòng của khách hàng chính là thành công lớn nhất của chúng tôi

Với các doanh nghiệp nhiều tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ cần quản lý thì còn chần chờ gì nữa !

Liên hệ ngay
Gọi cho chúng tôi