PHẦN MỀM QUẢN LÝ MUA SẮM

Phần mềm cho phép kiểm tra, theo dõi, giám sát hoạt động mua hàng, giảm thiểu được sai sót, tránh lãng phí.

Sau bước thiết lập kế hoạch, thì “Quản lý mua sắm” là tính năng tiếp theo của Hệ thống quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản gAMSPro. Cụ thể, phần mềm quản lý đấu thầu – mua sắm gPMS cho phép người dùng mua sắm theo dạng hợp đồng thầu hoặc theo dạng hợp đồng mua lẻ.

HỢP ĐỒNG THẦU

Được áp dụng cho những tài sản mua với số lượng lớn hoặc có giá trị cao. Thông qua hợp đồng thầu, doanh nghiệp sẽ tìm ra được nhà cung cấp tốt nhất, đáp ứng được các tiêu chí doanh nghiệp đề ra.

Phần mềm cho phép quản lý từ tạo dự án, hồ sơ thầu, đấu thầu, ghi nhận thông tin trúng thầu, đi đến ký hợp đồng, gọi hàng (PO) và thực hiện thanh toán giao nhận hàng.

HỢP ĐỒNG MUA LẺ

Ngược lại, với những tài sản thông thường, công cụ lao động, người dùng chỉ cần tạo phiếu gọi hàng (PO) mà không cần thông qua việc tạo dự án, hồ sơ thầu cũng như hợp đồng gọi hàng.

Các bước quản lý mua hàng thông qua thầu

Tạo dự án

Cập nhật thông tin thầu

Cập nhật hợp đồng

Thực Hiện Gọi hàng

Nhận hàng và thanh toán

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Khi thực hiện mua sắm tài sản, doanh nghiệp cần theo dõi việc mua sắm này dựa trên những dự án trong năm.

Ví dụ: Doanh nghiệp lập kế hoạch mua sắm thiết bị cho hệ thống CNTT, trong đó có dự án mở rộng phòng Kỹ thuật, khi đó người dùng cần tạo dự án là “mở rộng phòng Kỹ thuật”.

Phần mềm còn hỗ trợ cập nhật thông tin dự án có liên quan đến gói mua sắm. Mục đích của chức năng này cho phép người dùng có thể thống kê các chi phí, tình trạng của một dự án.

Các thông tin cơ bản được sử dụng cho một dự án được cập nhật trong phần mềm

Các thông tin về tên dự án, số hợp đồng, ngân sách cho dự án, thời gian ký hợp đồng, tình trạng của dự án,…

Phần mềm cũng giúp doanh nghiệp lưu trữ, cập nhật thông tin về lịch thanh toán theo hợp đồng, lịch thanh toán thực tế, tiến độ thi công thực tế, thông tin bảo lãnh cũng như file thông tin đính kèm.

QUẢN LÝ HỒ SƠ THẦU

Việc mua sắm tài sản của doanh nghiệp với số lượng nhiều thường có giá trị rất lớn, thực hiện thông qua hồ sơ thầu giúp tìm nhà cung cấp tốt nhất cho doanh nghiệp.

Các thông tin cơ bản về nhà thầu được cập nhật, lưu trữ trong phần mềm như: số hồ sơ thầu, hạng mục thầu, ngày mở thầu, hình thức đấu thầu,…

Hồ sơ thầu giúp theo dõi quản lý, lưu trữ thông tin về các nhà thầu từ đó doanh nghiệp có thể chọn hình thức thầu phù hợp (đấu thầu/chỉ định thầu) cho công ty.

QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG MUA SẮM

Căn cứ gói thầu đã thiết lập, phần mềm cho phép cập nhật thông tin hợp đồng kinh tế đối với từng gói thầu. Dựa trên các phiếu gọi hàng phần mềm sẽ tự động cập nhật giá trị thực hiện của từng gói thầu.

Sau khi đã có được các nhà thầu cho gói sản phẩm, phần mềm hỗ trợ người dùng cập nhật các thông tin liên quan đến hợp đồng.

Lưu ý: Phần mềm cho phép nhập thông tin liên quan đến bảo lãnh hợp đồng, thông tin bảo lãnh bảo hành. Việc theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, các văn bản pháp lý của hợp đồng, trách nhiệm đơn vị thực hiện hợp đồng, và quy trình xét duyệt khác không nằm trong phạm vi phần mềm này.

Phần mềm không khống chế số lượng, cũng như số tiền khi lập hợp đồng mua sắm vượt kế hoạch. Phần mềm chỉ hiển thị cảnh báo cho người dùng. Các hợp đồng mua sắm vượt kế hoạch hoặc không theo kế hoạch sẽ được phần mềm cập nhật tình trạng mua sắm là “ngoài kế hoạch” và sẽ được thực hiện báo cáo thống kê cho những hợp đồng này. Phần mềm cho phép trừ dần với số lượng đã phát sinh ở các PO để đối chiếu được với số còn lại của hợp đồng.

QUẢN LÝ PHIẾU GỌI HÀNG (PO)

Quản lý phiếu gọi hàng cho biết chi tiết về hàng hóa cũng như lịch thanh toán,

Căn cứ vào kế hoạch và hợp đồng đã ký kết, phần mềm cho phép thiết lập từng phiếu gọi hàng riêng lẻ, mỗi phiếu gọi hàng phải tham chiếu đến một hợp đồng và kế hoạch đã lập của từng đơn vị.

CÁC BƯỚC QUẢN LÝ KHI MUA LẺ

Đối với các đơn hàng mua lẻ không nằm trong hợp đồng, phần mềm cho phép các đơn vị tạo phiếu gọi hàng (PO). Tuy nhiên, các phiếu gọi hàng này cũng phải tham chiếu đến kế hoạch đã lập trước đó của từng đơn vị.

Phần mềm cho phép cập nhật quá trình thanh toán, tiến độ giao hàng, tình trạng hóa đơn cho mỗi đơn hàng.

Phần mềm không khống chế số lượng, cũng như số tiền khi gọi hàng vượt kế hoạch, mà chỉ hiển thị cảnh báo cho người dùng. Các phiếu gọi hàng vượt kế hoạch hoặc không theo kế hoạch sẽ được phần mềm cập nhật theo tình trạng mua sắm là “ngoài kế hoạch” và sẽ được thực hiện báo cáo thống kê cho những phiếu gọi hàng này.

Lưu ý: Phần mềm không quản lý và theo dõi quy trình gọi hàng, giao nhận hàng, chất lượng hàng.

Bên cạnh chức năng quản lý phiếu gọi hàng (PO), phần mềm còn trang bị thêm nhiều chức năng phục vụ khác như:

Quản lý phiếu gọi hàng phục vụ sửa chữa
Quản lý tờ trình
Huỷ phiếu gọi hàng
Quản lý cập nhật đơn hàng
In phiếu đề xuất gọi hàng

Sự hài lòng của khách hàng chính là thành công lớn nhất của chúng tôi

Tối ưu hóa quá trình quản lý mua sắm với phần mềm gAMSPro ngay hôm nay!

Nhằm đáp ứng đa dạng yêu cầu của các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, tổng công ty, tập đoàn, GSOFT cung cấp giải pháp phần mềm gAMSPro và giải pháp phần mềm gAMSCloud phù hợp với yêu cầu của từng đối tượng.

Phần mềm gAMSCloud phù hợp với các doanh nghiệp không có nhu cầu xây dựng cơ sở hạ tầng lưu trữ dữ liệu riêng biệt hoặc muốn trải nghiệm gAMSCloud trước rồi sau đó mới chuyển qua gAMSPro. Phần mềm của GSOFT đã được nhiều tổ chức, doanh nghiệp đánh giá tích cực.