Quản lý đội xe chuyên nghiệp và hiệu quả cho doanh nghiệp

Giải pháp thực hiện: Hệ thống Phần mềm Quản Lý Đội Xe gFMS.

1. Tổng quan về doanh nghiệp

Khách hàng là một trong những tập đoàn tư nhân lớn và lâu đời nhất tại Nhật Bản, hoạt động ở đa dạng lĩnh vực như: hóa chất, xây dựng, cảng biển, bất động sản, điện tử, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, v.v… Và hiện đã trở thành tập đoàn đa quốc gia, có các hoạt động đầu tư, kinh doanh trên 60 nước. Tại Việt Nam, Khách hàng này hiện có hơn 50 dự án đầu tư trên khắp cả nước, với hệ sinh thái ngành nghề đa dạng, và lựa chọn Việt Nam là thị trường đầu tư hàng đầu tại khu vực châu Á.

2. Khó khăn của khách hàng

Với quy mô rộng lớn và trải dài trên khắp cả nước, nên số lượng đội xe của tập đoàn là một con số cực kỳ lớn. Ngoài ra tại các dự án, khách hàng còn thuê xe từ nhiều đối tác khác nhau với số lượng rất lớn. Tuy nhiên, khách hàng lại chưa có một phần mềm đồng bộ và chuyên biệt trong công tác quản lý đội xe, điều này đã gây tốn nhiều nhân lực và chi phí. Trước khi đưa giải pháp của GSOFT vào sử dụng, khách hàng đã gặp nhiều khó khăn trong công tác điều hành và quản lý đội xe như:

• Không quản lý được tình trạng xe dẫn đến bị động trong việc điều động xe.
• Không kiểm soát chính xác hao mòn và khấu hao khi sử dụng xe.
• Không tính toán chính xác được chi phí khi vận hành xe, việc tính toán công cho tài xế không đồng nhất ở toàn bộ khu vực, không kiểm soát được đầy đủ chi phí phát sinh thêm.

 

 

• Khi số lượng xe quá lớn, rất khó để theo dõi được thông tin xe, giấy tờ xe, thời hạn bảo trì/bảo dưỡng, thời hạn bảo hiểm và đăng kiểm xe,…
• Người quản lý, quản trị gặp khó khăn trong việc theo dõi lịch trình xe, báo cáo định kỳ.
• Ngoài ra, khách hàng đang thực hiện việc chuyển đổi số cho nhiều công tác quản trị, quản lý, vận hành trong tổng công ty. Và một trong những ưu tiên hàng đầu là tìm kiếm một giải pháp 4.0 cho việc quản lý đội xe.

Sau khi tham khảo nhiều đơn vị trên thị trường với những giải pháp khác nhau. Khách hàng nhận thấy, cần có một đơn vị uy tín, có kinh nghiệm và năng lực triển khai giải pháp quản lý đội xe, điều động xe cho các doanh nghiệp quy mô lớn, đặc biệt là doanh nghiệp có chứng nhận quyền sở hữu. Với những điều kiện trên, GSOFT đã hoàn toàn đáp ứng.

3. GSOFT thực hiện những gì?

Đội ngũ tư vấn và triển khai chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm của GSOFT đã phối hợp với các bộ phận liên quan của khách hàng để đảm bảo chất lượng và tiến độ được tối ưu nhất. Với đặc thù là một tập đoàn đa quốc gia, khách hàng luôn yêu cầu những quy trình nghiêm ngặt và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, công việc cải tiến quy trình, biểu mẫu, cách thức triển khai cho dự án đều được thực hiện nhanh chóng, chính xác và làm khách hàng hài lòng từ lúc tư vấn, demo dự án.

Trước khi tiến hành triển khai phần mềm, GSOFT đã phân tích và tư vấn chi tiết cho khách hàng đảm bảo đúng với yêu cầu và phù hợp với tình trạng hiện tại của doanh nghiệp.

• Thực hiện tư vấn chi tiết về quy trình vận hành của giải pháp quản lý đội xe. Tư vấn giải pháp về Sizing hệ thống, sử dụng Cloud Azure (mạng lưới trung tâm dữ liệu của Microsoft) nhằm tiết kiệm chi phí và phù hợp với tình hình của khách hàng.

 

 

• Thực hiện demo thực tế với các phòng ban liên quan giúp khách hàng hiểu rõ về cách thức vận hành và giá trị mà giải pháp mạng lại.
• Trong quá trình triển khai, GSOFT thực hiện tối ưu phần mềm mang tính cá nhân hóa đối với khách hàng, thêm những tính năng theo yêu cầu. Để đáp ứng được những điều kiện đó, đòi hỏi đội ngũ triển khai phải thay đổi và sử dụng các công thức tính toán bằng hàm và code phức tạp, nhưng tất cả đều được triển khai chính xác và đúng tiến độ.

Từ lúc bắt đầu nhận thông tin, tư vấn và bước vào triển khai cho tới thời điểm hiện tại, khách hàng đánh giá cao sự nhiệt tình, chuyên nghiệp của đội ngũ tư vấn và kỹ thuật của GSOFT. Luôn thực hiện đúng các yêu cầu về deadline, có những thông báo và báo cáo kịp trời trong thời gian thực hiện dự án.

Đặc biệt, ở tất cả các khâu của dự án, GSOFT và khách hàng đều trao đổi, triển khai online 100% nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ, đáp ứng hoàn toàn yêu cầu phòng chống dịch hiện nay của Chính Phủ.

4. Kết quả khách hàng nhận được

Việc triển khai giải pháp Phần mềm Quản Lý Đội Xe gFMS đã đem lại những kết quả tích cực cho khách hàng.

• Khách hàng đã chủ động trong việc quản lý chi tiết trình trạng, lịch đặt và lịch trình xe để sắp xếp, điều động xe một cách linh hoạt nhất.

 

 

 

• Thống nhất quy trình tính toán chi phí vận hành, chi phí tài xế, chi phí sửa chữa và bảo dưỡng ở toàn bộ các hệ sinh thái trong tập đoàn.
• Nhờ số hóa quy trình quản lý bằng giải pháp gFMS mà công tác quản lý đội xe, điều động xe của khách hàng vẫn duy trì hoạt động tốt, không bị gián đoạn do giãn cách xã hội.

 

 

• Thông tin dữ liệu về đội xe được bảo mật, đồng bộ, tập trung, luôn đồng nhất giữa các phòng ban và các chi nhánh trên cả nước.
• Chuyển đổi hình thái từ bị động sang chủ động vận hành và quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến phương tiện vận chuyển.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp trong công tác quản lý đội xe.