Kiểm kê tài sản trong ngân hàng chính xác bằng phần mềm gAMSPro

Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn và được sử dụng trong nhiều chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt là những doanh nghiệp có khối lượng tài sản lớn như ngân hàng thì việc sử dụng TSCĐ luôn được theo dõi trên toàn hệ thống dưới sự chỉ đạo của Hội sở.

Điều kiện ghi nhận tài sản cố định theo Thông tư 45/2013/TT-BTC là những tài sản có giá trị lớn, nguyên giá tài sản phải từ 30.000.000 đồng trở lên, thời gian sử dụng trên 1 năm và việc đầu tư vào tài sản phải mang đến lợi ích kinh tế trong tương lai.

Tài sản cố định trong ngân hàng thường là những tài sản được đầu tư với giá trị lớn nhằm mục đích sử dụng trong thời gian dài, cụ thể như là: xe cộ, bất động sản, đồ nội thất, thiết bị vi tính văn phòng, máy rút tiền tự động (ATM), máy gửi tiền tự động (CDM),… Các đơn vị, chi nhánh trực tiếp sử dụng tài sản và bảo quản tài sản theo quy định của Hội sở nhằm đảm bảo cho tài sản luôn được sử dụng đúng mục đích, tránh thất thoát, lãng phí.

Vì là loại tài sản có giá trị lớn nên nguồn hình thành, quá trình sử dụng của tài sản được quản lý, kiểm tra và đối chiếu qua các đợt kiểm kê. Đối với đa số ngân hàng thì nguồn hình thành tài sản đều được quản lý tập trung tại Hội sở chính, Trưởng phòng hành chính quản trị có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn việc sử dụng tài sản tại các ngân hàng chi nhánh.

Thông qua chỉ số vòng quay tài sản cố định trong các báo cáo tài chính, thông thường thì kế toán trưởng, bộ phận tài chính sẽ tham mưu cho Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị về tình hình quản lý, sử dụng tài sản, các kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản cho toàn bộ hệ thống của ngân hàng.

1. Quy trình kiểm kê tài sản trong ngân hàng

Là hoạt động vô cùng thiết yếu, thông qua các đợt kiểm kê thì ngân hàng xác định được số lượng, giá trị của các loại tài sản trong ngân hàng để so sánh và sao kê với kế toán, chuẩn bị cho các kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản, thanh lý tài sản, các hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Một quy trình kiểm kê tài sản tại các ngân hàng thông thường trải qua các bước sau:

Bước 1: Hội sở ban hành quyết định kiểm kê tài sản.

Bước 2: Hội đồng kiểm kê tài sản tại chi nhánh, sở giao dịch, phòng giao dịch phải bao gồm:

• Trưởng phòng hành chính quản trị tại các đơn vị làm chủ tịch hội đồng.
• Trưởng các bộ phận kinh doanh, hành chính,… các đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản.
• Kế toán trưởng, kế toán tài sản.
• Một số ủy viên khác (nếu cần), tùy theo quy mô, tính chất của đợt kiểm kê khi đó.

Bước 3: Tiến hành kiểm kê tại các đơn vị (thực hiện cân, đo, đong, đếm tình hình sử dụng tài sản). Khối lượng tài sản vận hành trong ngân hàng rất lớn, do đó ngân hàng thường thực hiện kiểm kê tài sản theo các quý, chu kỳ kinh doanh trong năm và một đợt tổng kiểm kê tài sản lớn vào cuối năm.

Bước 4: Tổng hợp số liệu và kiểm tra, đối chiếu, lập biểu mẫu kiểm kê.
Căn cứ vào kết quả kiểm kê tại các chi nhánh, sở giao dịch, phòng giao dịch, hội đồng kiểm kể sẽ thực hiện đối chiếu số liệu, kết quả giữa phòng ban sử dụng và phòng ban kế toán theo biểu mẫu phù hợp với đặc điểm của tài sản. Sau khi tổng hợp số liệu, đơn vị kiểm kê sẽ tiến hành đánh giá:

• Tài sản thừa, thiếu so với kiểm kê.
• Tài sản cần được thanh lý, sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển đến các chi nhánh, phòng giao dịch khác,…

Bước 5: Tổng hợp số liệu, lập báo cáo kết quả kiểm kê trong đơn vị, chi nhánh, sở giao dịch, phòng giao dịch thực hiện kiểm kê.

• Số liệu chênh lệch giữa các phòng ban, nếu có thì tìm ra nguyên nhân chênh lệch và tiến hành khắc phục.
• Đánh giá tình hình sử dụng và quản lý tài sản tại các chi nhánh, sở giao dịch, phòng giao dịch.
• Dựa trên các nguyên nhân đã liệt kê, tiến hành thực hiện các kế hoạch xử lý cho phù hợp.

2. Khó khăn trong công tác kiểm kê tài sản theo cách truyền thống

Kiểm kê theo phương pháp thủ công, đối chiếu dữ liệu tình hình sử dụng tài sản các phòng ban, đơn vị của ngân hàng giữa thực tế và trên giấy tờ luôn là bài toán cần giải quyết trong công tác quản lý tài sản.

Đa số các ngân hàng đều sở hữu nhiều đất đai, chi nhánh, sở giao dịch, phòng giao dịch với khối lượng tài sản lớn vận hành xuyên suốt trong các chu kỳ kinh doanh. Do đó khi thực hiện công tác kiểm kê, đối chiếu dữ liệu thường gặp nhiều khó khăn vì những nguyên nhân như:

• Bất đồng bộ dữ liệu do mỗi phòng ban nhập dữ liệu về tài sản mỗi khác.
• Mất thời gian trong việc kiểm tra, đối chiếu dữ liệu về tình hình sử dụng tài sản giữa các phòng ban trong ngân hàng. Với những ngân hàng có khối lượng tài sản lớn thì việc đối chiếu dữ liệu để biết được số lượng, “giá trị còn lại” của tài sản luôn là bài toán mà các phòng ban trong ngân hàng cần xử lý.
• Quản lý truyền thống bằng sổ sách, excel gây khó khăn trong việc tìm kiếm, cập nhật dữ liệu, tình trạng còn lại của tài sản qua các chu kỳ kinh doanh.
• Tình trạng quan liêu, không khai báo chính xác tình hình sử dụng tài sản giữa các chi nhánh, đơn vị của ngân hàng khi thực hiện kiểm kê.

Đặc biệt là việc thời gian thực hiện kiểm kê kéo dài tại các chi nhánh, sở giao dịch, phòng giao dịch trong ngân hàng. Dữ liệu về tài sản giữa phòng ban sử dụng và phòng ban lập biểu mẫu kiểm kê tài sản thường có sự chênh lệch, dẫn đến tốn nhiều thời gian trong việc kiểm kê tài sản.

Ví dụ: Phòng ban hành chính thường có nhiệm vụ nhập mới tài sản, điều chuyển tài sản đến các phòng ban, đơn vị, chi nhánh khác để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh, nên họ thường cần biết chính xác số lượng, “giá trị còn lại” của tài sản là bao nhiêu để phân bổ phù hợp.

Trong khi đó thì phòng ban kế toán ngân hàng lại quan tâm đến khấu hao, nguyên giá, hiệu suất sử dụng tài sản,… để thực hiện hạch toán kế toán, từ đó có được các báo cáo kiểm kê tài sản theo các đợt, báo cáo tài chính cuối năm. Do đó, tùy theo nhu cầu của mỗi phòng ban thì sẽ có quản lý, quy định riêng dẫn đến bất đồng bộ về dữ liệu, thông tin tài sản bị lưu trữ khác biệt làm cho mất nhiều thời gian trong việc rà soát, đối chiếu.

3. Ứng dụng công nghệ 4.0 trong công tác kiểm kê tài sản ngân hàng

Ứng dụng phần mềm trong công tác kiểm kê giúp ngân hàng rút ngắn thời gian kiểm tra, đối chiếu dữ liệu về tài sản để nhanh chóng thực hiện các báo cáo kiểm kê, đảm bảo cho quy trình kiểm kê tài sản được thực hiện nhanh chóng, chính xác, minh bạch. Từ các báo cáo, ngân hàng sẽ thực hiện các kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản phù hợp với tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh tại các chi nhánh, sở giao dịch, phòng giao dịch.

Việc ứng dụng công nghệ 4.0 trong quy trình kiểm kê, quản lý tài sản là giải pháp cho bài toán bất đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban. Công nghệ 4.0 giúp ngân hàng tinh gọn việc quản lý, rút ngắn tối đa thời gian kiểm cũng như hạn chế các rủi ro có thể xảy ra gây thất thoát, thiệt hại.

3.1. Công nghệ định danh tài sản bằng mã vạch

Doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ 4.0 như việc định danh tài sản bằng mã vạch khi thực hiện kiểm kê tài sản. Ứng dụng công nghệ quản lý tài sản bằng mã vạch mang đến nhiều lợi ích cho nhà quản trị, thông tin, dữ liệu về tài sản được lưu trữ nhiều hơn và đều được quản lý chi tiết thông qua một hệ thống phần mềm duy nhất.

Ví dụ: Ứng dụng QR code vào quản lý tài sản giúp cho doanh nghiệp lưu trữ được nhiều dữ liệu về tài sản, hàng tồn kho hơn so với việc lưu trữ bằng Barcode. QR code giúp kiểm soát thông tin, mã hóa dữ liệu tốt, linh hoạt góc độ khi thực hiện quét tài sản để kiểm tra. Kiểm kê tài sản bằng công nghệ mã vạch giúp doanh nghiệp kiểm tra, trích xuất thông tin, dữ liệu về tài sản ngay tức khắc.

Chính vì đó nên thực hiện kiểm kê thông qua phần mềm giúp ngân hàng tiết kiệm 75% thời gian kiểm kê, khi mà thời gian kiểm tra, đối chiếu về thực trạng sử dụng tài sản giữa các phòng ban, chi nhánh được rút ngắn tối đa, mang đến nhiều lợi ích, tiện lợi cho việc vận hành.

Chia sẻ từ một khách hàng đã và đang sử dụng phần mềm quản lý tài sản gAMSPro cho biết: “Ứng dụng công nghệ của GSOFT trong quản lý tài sản giúp cho ngân hàng Sacombank giảm thiểu thời gian kiểm kê tài sản từ 3 tháng xuống còn 3 tuần, không còn xảy ra tình trạng thất thoát tài sản, bất đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận, phòng ban nữa,…”

3.2. Quản lý “toàn bộ vòng đời” của tài sản

Vòng đời của một tài sản tức là kiểm soát hoàn toàn nguồn hình thành, quá trình vận hành của tài sản đó đi qua các đơn vị, phòng ban nào cho đến khi tài sản đó bị thu hồi, thanh lý.

Đối với cách quản lý truyền thống thông thường, doanh nghiệp thường ít quan tâm đến vòng đời của tài sản, dẫn đến thất thoát về mặt “giá trị tài sản”, không đánh giá chính xác tình hình sử dụng, hiệu suất sử dụng tài sản thông qua các chu kỳ kinh doanh.

Ví dụ: Sử dụng phần mềm quản lý tài sản giúp cho ngân hàng biết được quá trình vận hành của tài sản. Tài sản nằm trong kế hoạch mua sắm nào của đợt mua sắm thứ mấy trong năm, được nhập từ đơn vị cung cấp nào, phân phối, điều chuyển qua các phòng ban, chi nhánh nào trong hệ thống. Người dùng kiểm soát được trong quá trình sử dụng thì tài sản có bị gặp vấn đề nào không? Có cần phải nâng cấp, sửa chữa hoặc thanh lý tài sản cho phù hợp với hiện trạng của tài sản hay không.

Thông tin, dữ liệu về tài sản được thống kê, lưu trữ trong phần mềm quản lý tài sản gAMSPro, giúp cho việc nhập liệu, tìm kiếm tài sản theo phương pháp thủ công được giảm tải, doanh nghiệp nắm được thông tin về tình hình sử dụng tài sản ngay lập tức.

3.3. Tính năng nhập mới, cập nhật, điều chỉnh thông tin TSCĐ, CCDC

Sử dụng tài sản phần mềm để lưu trữ, cập nhật thông tin về tài sản, tài sản sẽ được định danh, phân loại thuộc loại tài sản nào ngay từ lúc ban đầu.

Ví dụ: Khi sử dụng phần mềm, tài sản sẽ được định danh thuộc nhóm nào từ lúc ban đầu. Ngân hàng có nhu cầu mua “Màn hình máy tính bàn” cho các chi nhánh hoạt động ở Đồng Nai, với đơn giá trên 100.000.000 triệu đồng/1 sản phẩm, mã tài sản là T.A5KH02000015, tài sản này sẽ thuộc loại tài sản cố định (ngân hàng có thể quy định từng mã tài sản, nhóm tài sản tương ứng với loại tài sản nào để dễ quản lý).

Bên cạnh đó các thông tin liên quan đến tài sản như: thông tin bảo hành và lịch bảo hành, quá trình sử dụng của tài sản (được sử dụng bởi ai, phòng ban/đơn vị nào sử dụng, ngày sử dụng), các thông tin sửa chữa, chi tiết quá trình sửa chữa, khấu hao tài sản đều được lưu trữ, cập nhật bên trong phần mềm.

3.4. Tính năng kiểm kê tài sản

Tính năng kiểm kê tài sản giúp cho ngân hàng xác định được số lượng, giá trị của tài sản qua các đợt kiểm kê. Người có thể lưu trữ, cập nhật danh sách tài sản kiểm kê, tài sản thừa so với sao kê qua các đợt thực hiện kiểm kê, đảm bảo có quá trình sử dụng.

Phần mềm cũng cung cấp nhiều biểu mẫu kiểm kê tài sản phù hợp theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó thì phần mềm quản lý tài sản gAMSPro còn tối ưu trên phiên bản app mobile (IOS/Android) hỗ trợ thực hiện quét tài sản, tra cứu thông tin, dữ liệu tài sản ngay lập tức.

3.5. Trích xuất báo cáo chuyên nghiệp, theo yêu cầu, tính năng phân quyền rõ ràng

Phần mềm cho phép người dùng trích xuất báo cáo nhanh chóng, các mẫu báo cáo đều đạt chuẩn GAAP hoặc là customize theo yêu cầu của khách hàng. Cùng với tính năng phân quyền rõ ràng, người nào được quyền truy cập, chỉnh sửa thông tin, người nào được quyền duyệt các phiếu yêu cầu, người nào chỉ được quyền xem dữ liệu.

4. Kết Luận

Kiểm kê tài sản trong ngân hàng là hoạt động vô cùng thiết yếu, kiểm kê chính xác không những giải quyết bài toán thất thoát về tài sản có thể lên hàng tỷ đồng qua các năm mà còn là tiền đề để đảm bảo cho các kế hoạch đầu tư mua sắm, xây dựng, sửa chữa của ngân hàng.

>> Xem thêm:

• Cách xác định nguyên giá tài sản cố định chính xác cho doanh nghiệp
•  Cách ứng dụng 4.0 trong quy trình kiểm kê tài sản doanh nghiệp