Quá trình chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt. Việc tích hợp công nghệ vào quy trình vận hành không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Trong bài viết này, GSOFT sẽ giới thiệu quy trình chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa​, giúp bạn áp dụng hiệu quả vào mô hình kinh doanh của mình.

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình sử dụng công nghệ số để thay đổi các quy trình, hoạt động và mô hình kinh doanh truyền thống. Mục tiêu chính của chuyển đổi số là cải thiện hiệu quả, tăng cường tương tác với khách hàng và tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số điểm quan trọng về chuyển đổi số:

• Số hóa dữ liệu: Chuyển đổi tài liệu, hồ sơ từ dạng giấy sang dạng số để dễ dàng quản lý và truy cập.
• Tự động quy trình hoạt động: Sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình làm việc, giảm thiểu lỗi và tăng hiệu suất.
• Phân tích dữ liệu: Khai thác dữ liệu lớn (Big Data) để đưa ra quyết định thông minh hơn dựa trên dữ liệu.
• Tăng cường trải nghiệm khách hàng: Sử dụng các công nghệ số để cải thiện tương tác và dịch vụ khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Mô hình kinh doanh mới: Áp dụng công nghệ để phát triển các mô hình kinh doanh mới và đa dạng hóa nguồn thu nhập.

Chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa​ là gì?

Chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNVVN) là việc áp dụng các công nghệ số vào các hoạt động kinh doanh hàng ngày để nâng cao hiệu quả, cạnh tranh và phát triển bền vững. DNVVN có thể tận dụng các công nghệ số để:

• Tối ưu hóa quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh để theo dõi doanh thu, chi phí, tồn kho và quản lý nhân sự dễ dàng hơn.
• Tăng cường tiếp thị và bán hàng: Áp dụng các công cụ tiếp thị số như mạng xã hội, email marketing và SEO để tiếp cận khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Sử dụng chatbot, CRM và các công cụ trực tuyến để cải thiện giao tiếp với khách hàng và đáp ứng nhu cầu của họ một cách nhanh chóng.
• Phân tích dữ liệu: Khai thác dữ liệu để hiểu rõ hơn về xu hướng thị trường và hành vi của khách hàng, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh thông minh.
• Tự động hóa quy trình: Sử dụng các công cụ tự động hóa để giảm thiểu công việc thủ công và tăng cường hiệu suất làm việc.
• Tăng cường bảo mật: Áp dụng các biện pháp bảo mật số để bảo vệ dữ liệu và thông tin kinh doanh khỏi các mối đe dọa an ninh mạng.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần áp dụng chuyển đổi số vào mô hình kinh doanh để nâng cao hiệu quả hoạt động

Tại sao doanh nghiệp nhỏ và vừa nên ưu tiên chuyển đổi số?

Chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa​ không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn tăng khả năng thích ứng trước những biến động kinh tế. Dưới đây là những lợi ích thiết thực mà doanh nghiệp có thể đạt được khi ưu tiên chuyển đổi số cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Tối ưu trải nghiệm dịch vụ của khách hàng

Ứng dụng công nghệ trong chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng thông qua việc thu thập, phân tích dữ liệu và cá nhân hóa dịch vụ. Các giải pháp như tự động hóa quy trình, trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu lớn (Big Data) giúp doanh nghiệp tối ưu tương tác, đáp ứng nhu cầu nhanh chóng, từ đó gia tăng sự hài lòng và xây dựng lòng trung thành.

Tối ưu chi phí và cải thiện hiệu suất sản xuất

Việc triển khai chuyển đổi số giúp tinh gọn quy trình, giảm thiểu công việc thủ công và tối ưu nguồn lực. Tự động quy trình không chỉ cắt giảm chi phí vận hành mà còn nâng cao hiệu suất sản xuất, tiết kiệm thời gian và nhân sự. Đồng thời, các giải pháp lưu trữ và quản lý dữ liệu giúp doanh nghiệp giảm chi phí hạ tầng, mở rộng hoạt động linh hoạt và hiệu quả hơn.

Tăng cường năng lực cạnh tranh và khả năng thích ứng với thị trường

Thực hiện chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa giúp nâng cao năng lực cạnh tranh và khả năng thích ứng với thị trường bằng cách tối ưu quy trình sản xuất, kinh doanh và quản lý. Việc số hóa dữ liệu cùng các giải pháp công nghệ tiên tiến không chỉ cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà còn tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Hiện trạng ứng dụng chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa​ hiện nay

Trong bối cảnh hiện tại, chuyển đổi số đang được doanh nghiệp thúc đẩy thông qua các giải pháp truyền thông, nâng cấp phần mềm và cải thiện hạ tầng kỹ thuật để đảm bảo triển khai hiệu quả. Theo khảo sát của Cục Phát triển doanh nghiệp, 92% doanh nghiệp đã quan tâm và áp dụng công nghệ số, và hơn 50% trong số đó tiếp tục duy trì sau một thời gian thực hiện.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với thách thức về tài chính, nguồn nhân lực và hạ tầng kỹ thuật. Để hỗ trợ quá trình này, Chính phủ đã ban hành các chính sách như Chương trình Chuyển đổi số quốc gia, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và thích ứng tốt hơn với thị trường.

Các yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ đạt được thành công trong chuyển đổi số

Thực hiện chuyển đổi số không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn tạo ra những bước tiến quan trọng trong kinh doanh. Dưới đây là những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số hiệu quả và đạt được thành công bền vững.

Thúc đẩy sự liên kết và hợp tác hiệu quả giữa các bộ phận

Hoạt động phối hợp giữa các phòng ban thường là thách thức đối với nhiều doanh nghiệp, gây lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Việc triển khai chuyển đổi số giúp tăng cường sự liên kết giữa các bộ phận, đảm bảo luồng thông tin được truyền tải liền mạch, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.

Đảm bảo sự tham gia tích cực của mọi cấp độ trong doanh nghiệp

Sự tham gia tích cực từ lãnh đạo đến nhân viên là yếu tố then chốt để đảm bảo chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa diễn ra hiệu quả. Việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp hướng đến đổi mới giúp phổ biến tầm nhìn chiến lược chung, khuyến khích tư duy sáng tạo và loại bỏ những lo ngại về tác động của công nghệ đến việc làm. Khi nhân viên được đào tạo bài bản và chủ động tham gia vào quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn tạo điều kiện để mỗi cá nhân phát triển kỹ năng và đạt được mục tiêu nghề nghiệp.

Khai thác triệt để tiềm năng từ dữ liệu

Việc tận dụng dữ liệu hiệu quả giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác, đáp ứng nhu cầu khách hàng và thị trường một cách nhanh chóng. Trong quá trình chuyển đổi số thì việc xây dựng nền tảng thu thập, phân tích và chia sẻ dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng chiến lược kinh doanh. Nhờ sự phát triển của công nghệ như AI, khả năng xử lý và khai thác dữ liệu ngày càng chính xác, giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành và hỗ trợ nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc.

Tích hợp hệ thống và công nghệ

Việc lựa chọn công nghệ phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành mà không làm phức tạp hệ thống quản lý. Trong quá trình chuyển đổi số, một sai lầm phổ biến là triển khai quá nhiều nền tảng rời rạc, gây khó khăn trong kiểm soát và bảo trì. Để tránh điều này, doanh nghiệp cần xác định lộ trình chuyển đổi hợp lý, ưu tiên các hệ thống thiết yếu, đảm bảo tính mở rộng và tích hợp hiệu quả. Cách tiếp cận này không chỉ chuẩn hóa quy trình mà còn nâng cao hiệu suất làm việc và truyền đạt thông tin mạch lạc hơn.

Quy trình chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa​

Để triển khai hiệu quả, chuyển đổi số cần có lộ trình rõ ràng, đảm bảo từng bước thực hiện phù hợp với mô hình hoạt động. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, với các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Đánh giá hiện trạng của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá toàn diện cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành, hệ thống công nghệ hiện tại và nguồn lực sẵn có. Phân tích chi tiết để xác định điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải thiện, từ đó xây dựng lộ trình chuyển đổi số hiệu quả.

Bước 2: Xác định mục tiêu và lựa chọn chiến lược chuyển đổi số phù hợp

Sau khi đánh giá hiện trạng, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cụ thể cho quá trình chuyển đổi số như tối ưu vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng hay mở rộng thị trường. Dựa trên các mục tiêu đó, chiến lược chuyển đổi số cần nhất quán với định hướng phát triển chung, đảm bảo khả thi và hiệu quả bền vững.

Bước 3: Lập kế hoạch chi tiết

Kế hoạch chuyển đổi số cần được xây dựng chi tiết, bao gồm lộ trình triển khai, phân bổ nguồn lực, thời gian thực hiện và ngân sách dự kiến. Việc xác định rõ từng giai đoạn giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình thực hiện và giảm thiểu rủi ro có thể phát sinh.

Bước 4: Tiến hành số hóa thông tin và quy trình, hướng tới chuyển đổi số hoàn chỉnh

Sau khi đánh giá tổng thể, xác định mục tiêu và lập kế hoạch chi tiết, doanh nghiệp bắt đầu triển khai chuyển đổi số theo lộ trình cụ thể. Quá trình này tập trung vào ba yếu tố cốt lõi giúp số hóa thông tin và tối ưu quy trình:

Số hóa thông tin

Số hóa thông tin là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng giấy sang định dạng điện tử như Excel, PDF và lưu trữ trên nền tảng số. Để công tác chuyển đổi số tài liệu diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần xác định phạm vi tài liệu cần số hóa, phân loại theo danh mục, lựa chọn công nghệ phù hợp và kiểm tra chất lượng dữ liệu sau khi số hóa.

Số hóa quy trình

Số hóa quy trình bao gồm cả quy trình nội bộ và quy trình làm việc với khách hàng. Việc chuyển đổi này giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm chi phí vận hành và tối ưu quy trình tương tác, mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Chuyển đổi số

Chuyển đổi số tác động sâu rộng đến mọi lĩnh vực, từ quy trình kinh doanh, vận hành nội bộ đến quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Đây là một quá trình liên tục và không có điểm dừng cố định. Do đó, doanh nghiệp cần định kỳ đánh giá hiệu quả chuyển đổi số qua năng suất làm việc, doanh thu, phản hồi khách hàng và mức độ tăng trưởng, từ đó điều chỉnh chiến lược để tối ưu kết quả.

Các khó khăn doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đối mặt khi triển khai chuyển đổi số

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn đối mặt với không ít thách thức trong quá trình triển khai. Dưới đây là những khó khăn phổ biến mà doanh nghiệp cần nhận diện trong quá trình chuyển đổi diễn ra.

Tính an ninh và bảo mật thông tin

Trong quá trình chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, an ninh và bảo mật thông tin là thách thức không thể bỏ qua. Việc ứng dụng công nghệ số giúp doanh nghiệp mở rộng cơ hội phát triển nhưng cũng làm gia tăng nguy cơ tấn công mạng, rò rỉ dữ liệu và các mối đe dọa an ninh khác.

Tài chính và nguồn lực

Tài chính và nguồn lực là rào cản lớn trong chuyển đổi số đối với doanh nghiệp, khi quá trình này đòi hỏi đầu tư đáng kể vào công nghệ, hạ tầng và đào tạo nhân sự. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc cân đối ngân sách, đồng thời thiếu đội ngũ nội bộ có chuyên môn để triển khai và quản lý các giải pháp công nghệ. Điều này dẫn đến nhu cầu thuê ngoài hoặc đào tạo lại nhân sự, làm gia tăng áp lực về chi phí và thời gian.

Văn hóa doanh nghiệp

Trong chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, văn hóa doanh nghiệp là yếu tố then chốt quyết định sự thành công. Sự thay đổi trong thói quen làm việc và quy trình vận hành có thể vấp phải sự phản đối từ nhân viên và lãnh đạo, gây khó khăn trong việc tiếp nhận công nghệ mới. Để vượt qua rào cản này, doanh nghiệp cần xây dựng môi trường linh hoạt, khuyến khích đổi mới và tạo động lực để mọi nhân sự sẵn sàng thích nghi với sự thay đổi.

Các giải pháp giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số thành công

Để vượt qua thách thức trong chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, doanh nghiệp cần có chiến lược thực hiện rõ ràng. Dưới đây là những giải pháp quan trọng giúp tối ưu quá trình chuyển đổi

Phát triển nguồn nhân lực cho chuyển đổi số

Trong chuyển đổi số việc phát triển nguồn nhân lực số là yếu tố then chốt giúp quá trình triển khai đạt hiệu quả cao. Doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo kỹ năng công nghệ, tư duy sáng tạo và khả năng thích ứng với môi trường số hóa, đồng thời hợp tác với các tổ chức đào tạo để nâng cao chất lượng nhân sự, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Nguồn tài chính cho đầu tư chuyển đổi số

Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo nguồn tài chính vững chắc cho quá trình chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Việc xây dựng chiến lược tài chính dài hạn, phân bổ ngân sách hợp lý và tận dụng các chương trình hỗ trợ từ chính phủ hoặc tổ chức tài chính sẽ giúp giảm áp lực đầu tư. Các khoản vay ưu đãi hay quỹ hỗ trợ công nghệ có thể tạo điều kiện để doanh nghiệp ứng dụng giải pháp số một cách tốt nhất.

Nâng cao kiến thức về chuyển đổi số

Doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên về công nghệ số, giúp họ sẵn sàng thích ứng với môi trường làm việc mới. Việc tận dụng các nền tảng công nghệ không chỉ cải thiện hiệu suất mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tăng tốc độ ra thị trường, nâng cao vị thế cạnh tranh và mở rộng cơ hội phát triển. Xây dựng chiến lược phát triển nhân lực toàn diện, kết hợp đào tạo kỹ năng công nghệ với hợp tác cùng các tổ chức giáo dục sẽ giúp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đáp ứng yêu cầu của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp.

Ứng dụng công nghệ số phù hợp trong quá trình chuyển đổi

Việc ứng dụng công nghệ số phù hợp giúp doanh nghiệp nâng cao quy trình vận hành của công ty. Các công nghệ như điện toán đám mây (Cloud Computing) hỗ trợ lưu trữ, quản lý dữ liệu linh hoạt với chi phí tối ưu, trong khi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp tự động hóa quy trình và phân tích dữ liệu chuyên sâu. Bên cạnh đó, Internet vạn vật (IoT) cho phép giám sát và tối ưu hóa sản xuất, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Trao quyền sử dụng dữ liệu cho nhân viên

Trao quyền sử dụng dữ liệu cho nhân viên là một giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số thành công. Khi được tiếp cận và khai thác thông tin, nhân viên hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh, khách hàng và đối tác, từ đó nâng cao tính chủ động và trách nhiệm. Điều này cũng thúc đẩy sự liên kết giữa các bộ phận, cải thiện hiệu quả làm việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thiết lập chính sách bảo mật chặt chẽ để đảm bảo an toàn thông tin trong quá trình phân quyền và truy cập dữ liệu.

Xây dựng hệ thống đồng bộ và liền mạch

Xây dựng hệ thống đồng bộ và liền mạch giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, từ sản xuất, quản lý tài chính đến tiếp thị và bán hàng. Sự liên kết chặt chẽ giữa các hệ thống thông tin không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn cải thiện trải nghiệm khách hàng. Để thực hiện điều này, chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa cần tập trung vào đầu tư công nghệ hiện đại, thiết lập cơ sở dữ liệu chung và đồng bộ hóa quy trình giữa các bộ phận, tạo nền tảng phát triển bền vững trong môi trường số hóa.

Một số ví dụ thành công về chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa​

Chuyển đổi số đã trở thành yếu tố then chốt giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa nắm bắt cơ hội và nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên công nghệ số. Dưới đây là một số ví dụ về các doanh nghiệp tại Việt Nam đã triển khai chuyển đổi số thành công:

• Viettel: Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội (Viettel) đã áp dụng mô hình Digital Maturity Model theo chuẩn của ™ Forum và triển khai chuyển đổi số rộng rãi trong các lĩnh vực chiến lược, khách hàng, văn hóa, vận hành, công nghệ và dữ liệu.
• TPBank: Ngân hàng TPBank đã thành công trong việc chuyển đổi số trong ngành tài chính. TPBank đã triển khai các giải pháp số hóa dữ liệu giao dịch, cổng thanh toán trực tuyến và hệ thống đăng ký trực tuyến BIDV Smart Banking.
• Vinamilk: Công ty Vinamilk đã áp dụng mô hình Agile và phát triển phần mềm để đưa sản phẩm đến tay khách hàng. Vinamilk đã thực hiện chuyển đổi số ở hầu hết các hoạt động như quản trị, tài chính, nhân sự và chuỗi cung ứng.

Những trường hợp thành công trên cho thấy rằng khi doanh nghiệp đầu tư hợp lý vào công nghệ và áp dụng chiến lược thích hợp, họ không chỉ vượt qua thách thức mà còn củng cố vị thế trên thị trường. Điều này khẳng định vai trò quan trọng của chuyển đổi số trong thời kỳ kinh tế số hóa. Vì vậy, hãy sử dụng phần mềm gAMSPro 4.0 để góp phần hỗ trợ quản lý tài sản doanh nghiệp của bạn hiệu quả.

Bài viết đã cung cấp cái nhìn tổng quan về chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, từ lợi ích, thách thức đến các giải pháp giúp doanh nghiệp thích ứng và phát triển bền vững. Hiểu được nhu cầu này, GSOFT đã phát triển phần mềm gAMSPro 4.0 nhằm tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và tối ưu chi phí. Để tìm hiểu thêm về giải pháp này, hãy liên hệ ngay với GSOFT để được tư vấn chi tiết.