4 lợi ích phần mềm quản lý tài sản mang đến cho doanh nghiệp

21-10-2020

Phần mềm quản lý tài sản mang đến những lợi ích gì? Đó là điều mà doanh nghiệp, tập đoàn lớn nghĩ đến khi mà doanh nghiệp có quá nhiều tài sản cố định, công cụ dụng cụ, việc quản lý nhiều khối tài sản lớn, tránh thất thoát qua hằng năm quả là một bài toán “khó” cho doanh nghiệp.

Làm sao để biết được chính xác về thông tin, hiện trạng của tài sản? Tài sản có được kiểm kê giúp cho việc báo cáo số liệu đúng với thực tế? Tài sản có được thu hồi hoặc luân chuyển đến phòng ban, đơn vị, chi nhánh nào không? Cùng tham khảo thông qua bài viết sau đây.

Phần mềm quản lý tài sản là gì?

Tài sản là tất cả những nguồn lực do doanh nghiệp nắm giữ, quản lý và thu được lợi nhuận trong tương lai từ việc quản lý sử dụng nó, tài sản của doanh nghiệp có thể được thể hiện dưới dạng hình vật chất (các loại tài sản cố định, công cụ dụng cụ) như là kho xưởng, xe, bàn, ghế, máy tính, điện thoại,… Hoặc không thể hiện dưới dạng vật chất như là bằng sáng chế, bản quyền, giá trị thương hiệu.

Phần mềm quản lý tài sản là một hệ thống giúp cho doanh nghiệp kiểm soát hiệu suất của tài sản cố định, công cụ dụng cụ từ đó đề ra các dự đoán và thực hiện chính xác cho việc sửa chữa, nâng cấp hoặc thanh lý tài sản.

Ví dụ: Doanh nghiệp X dự định có kế hoạch xây dựng một chi nhánh mới, việc quản lý tài sản, kế hoạch mua sắm hợp lý sẽ cho biết chính xác doanh nghiệp cần phải bổ sung thêm những tài sản còn thiếu (bàn, ghế, điện thoại,…), tài sản nào cần mua mới (xe, máy tính,…), tài sản nào cần được luân chuyển. Tối ưu được hiệu suất sử dụng tài sản cố định quyết định đến hiệu quả sử dụng đồng vốn của doanh nghiệp và nâng cao chỉ số ROA (Return On Asset) – chỉ số đo lường mức độ hiệu quả việc sử dụng tài sản của doanh nghiệp.

phần mềm quản lý tài sản gAMPro

Giao diện phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản gAMPro của GSOFT

Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản?

Các khối doanh nghiệp tập đoàn lớn như ngân hàng, tài chính, giáo dục, y tế, vận tải, các khu chế xuất khu công nghiệp với khối lượng tài sản lớn, tài sản ở khắp mọi nơi trong nước, nên cần các các giải pháp để quản lý, lưu trữ các dữ liệu về tài sản một cách an toàn, khoa học, tiết kiệm thời gian trong việc điều hành, quản lý.

Bởi vì các doanh nghiệp này có khối lượng tài sản lớn ở nhiều đơn vị, chi nhánh và thường gặp khó khăn trong công tác quản lý. Nhiều doanh nghiệp với việc quản lý chỉ thực hiện ở việc liệt kê thông tin lên excel, mang tính thủ công gây bất tiện trong quá trình quản lý, tra cứu thông tin tài sản. Dẫn đến việc quản lý và thống kê các tài sản gặp khó khăn, tốn nhiều thời gian cho việc kiểm kê tài sản.

Doanh nghiệp có khối tài sản lớn nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản

Doanh nghiệp có khối tài sản lớn nên sử dụng phần mềm để quản lý các vấn đề liên quan đến tài sản

Phần mềm quản lý tài sản mang đến lợi ích gì?

Việc sử dụng phần mềm để quản lý các khối tài sản là giải pháp hiệu quả, tối ưu cho doanh nghiệp vì nó mang đến những lợi ích như:

Quản lý và kiểm kê tài sản trên cùng một hệ thống duy nhất

Sử dụng các phương pháp truyền thống như nhập thông tin, dữ liệu lên excel có thể dẫn đến việc dữ liệu không đồng nhất do có nhiều người, phòng ban khác nhau nhập thông tin về loại tài sản đó. Việc mỗi phòng ban, mỗi người nhập thông tin khác nhau về các loại tài sản dẫn đến việc dữ liệu không đồng bộ, bộ phận hành chính cũng như kế toán sẽ gặp khó khăn trong công tác quản lý, kiểm kê.

Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng thống kê, lưu trữ, quản lý thông tin về tài sản. Vì toàn bộ thông tin, dữ liệu về tài sản đều được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất, thông tin được lưu trữ đồng bộ không có trường hợp mỗi người nhập mỗi khác, dữ liệu nhờ đó việc quản lý cũng như chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, đơn vị cũng sẽ trở nên đơn giản hóa, thuận tiện hơn.

Theo dõi mọi lúc mọi nơi, vận hành thuận tiện

Đa số các phần mềm quản lý tài sản hiện nay đều hoạt động trên các hệ thống trực tuyến, người quản lý và người dùng đều có thể truy cập đồng thời, dễ dàng kiểm tra thông tin mọi lúc mọi nơi, giảm tải việc dựa dẫm thông tin vào một người, một số máy lưu trữ thông tin dữ liệu duy nhất. Từ đó giúp cho quy trình kiểm soát, theo dõi trở nên minh bạch hơn, nhanh chóng.

Nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản

Khi tiến hành bất cứ hoạt động đầu tư kinh doanh nào, doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận. Việc tối đa hóa sử dụng tài sản, thống kê được thời gian sử dụng, mức độ sử dụng, khấu hao của tài sản giúp cho người dùng dễ dàng kiểm soát được thông tin, từ đó đưa ra những phương án cụ thể xử lý phù hợp đối với tài sản (luân chuyển, thu hồi hoặc thanh lý tài sản).

Sử dụng phần mềm quản lý tài sản giúp cho doanh nghiệp tránh được những thất thoát, kiểm soát được hao mòn của tài sản, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cũng như nâng cao việc sử dụng chi phí cho doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm quản lý tài sản giúp tránh thất thoát, kiểm soát hao mòn về tài sản

Sử dụng phần mềm quản lý tài sản giúp tránh thất thoát, kiểm soát hao mòn về tài sản

Bảo mật cao, tính năng phân quyền rõ ràng

Phần mềm quản lý tài sản đều có bảo mật dữ liệu rất là cao, việc phân quyền, truy cập để xem hoặc đề xuất chỉnh sửa dữ liệu vô cùng quan trọng, doanh nghiệp cần đảm bảo những người có liên quan được quyền truy cập và xử lý thông tin, tránh các trường hợp chồng chéo về mặt quản lý dẫn đến thất thoát, không hiệu quả.

Ví dụ: Phần mềm quản lý tài sản phân quyền cho bộ phận mua sắm được quyền lập kế hoạch mua sắm và các phiếu đề xuất yêu cầu. Bộ phận mua sắm lập danh sách các công cụ dụng cụ, tài sản cần mua và làm phiếu yêu cầu, đơn vị phê duyệt sẽ xem xét kế hoạch mua sắm và ra quyết định nên hay không nên duyệt kế hoạch.

Phần mềm không cho phép bộ phận mua sắm vừa được quyền lập và duyệt kế hoạch mua sắm, vì làm vậy thì sẽ dẫn đến tình trạng chồng chéo, bộ phận hoạt động theo kiểu “vừa đá bóng vừa thổi còi”, có thể dẫn đến thất thoát về tài sản, doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả.

Kết lại

Quản lý tài sản hiệu quả mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích nổi bật, triển khai giải pháp quản lý tài sản bằng phần mềm giúp cho doanh nghiệp đồng bộ được về mặt thông tin, dữ liệu, nhanh chóng tối ưu được chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Để tìm được đơn vị triển khai phần mềm quản lý tài sản uy tín, hiệu quả cho doanh nghiệp, liên hệ với GSOFT để được nhân viên tư vấn cụ thể nhiệt tình nhé.

Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu GSOFT

Địa chỉ:

  • Tầng 6 – 7 – 8, 235 Lý Thường Kiệt, Phường 6, Quận Tân Bình, Tp. HCM
  • Tòa nhà GSOFT, 177B Trần Văn Đang, Phường 11, Quận 3, Tp.HCM
  • Tầng 7 tòa nhà Việt Á, Số 9 phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 0913 509 979

Email: contact@gsoft.com.vn

Fanpage: GSOFT – Công ty Phần Mềm Hoàn Cầu

Youtube: GSOFT – Công ty Phần Mềm Hoàn Cầu 

Có thể bạn quan tâm

Sự hài lòng của khách hàng chính là thành công lớn nhất của chúng tôi

Gọi cho chúng tôi